第3章ERP系统初始化

62第3章ERP系统初始化内容提要ERP系统初始化是企业使用ERP软件系统进行日常经营管理的基础，是一个将物质世界的实际企业转化为ERP系统中的数字化企业的过程。本章实验涉及两个模块：系统管理与基础信息设置、基础数据设置与系统开账。系统管理在系统中设置企业名称和对应的数据库账套，基础信息设置构建企业的经营模式和原则，各种基础数据设置勾画出数字企业运营蓝图，最后通过系统期初开账，完成整个系统初始化的全过程。本章重点‹掌握ERP系统初始化的目的与方法；‹掌握系统管理的设置方法；‹掌握基础信息设置的基本方法；‹掌握基础数据设置的基本方法；‹了解基础设置与企业日常业务的相互关系。3.1系统管理及基础信息设置本实验通过系统管理，完成公司数据库账套创建、本公司用户信息的录入及相应用户的权限授予，完成数字化企业搭建的第一步——建立数字公司名称、数据库账套及录入员工；通过基本信息管理子系统，针对企业的共用的基本信息和公共信息，将企业现行管理的特性、经营模式和组织原则等信息输入本系统中，完成数字化企业搭建的第二步——设置公司共用信息。通过此实验，目的在于：z了解数字化企业构建过程；z了解ERP系统的集成思想和方法；z理解系统管理的主要目的、设置方法；z理解基础信息含义与作用；z理解基础信息设置的主要目的，掌握基础信息设置的基本方法。633.1.1系统管理【实验要求】完成系统使用前期的登录控制，数据控制，完成对于系统操作组与实际组织架构权限的控制与设置。主要包括：录入公司信息、录入用户信息、录入组信息、授予用户权限。【实验资料】2007-01-01光华家具公司开始实施ERP，在软硬件环境搭建完成后，开始使用系统创建数据库。公司组织结构主要包含采购部，销售部，库存部，财务部，生管部，信息部。从系统角度设置一个操作组“办公椅家具组”，该操作组包含以下操作人员及操作权限：表3-1系统操作人员及权限表登录者编号登录者名称可登入公司别模块权限有效码001蔡春cd01销售模组、存货模组Y002李文cd01采购模组、存货模组Y003刘争cd01存货模组Y004秦国庆cd01销售模组、应收模组Y005李丽cd01采购模组、应付模组、总账Y006杨科丰cd01全模块(超级用户)Y007焦永涛cd01生产管理(工单、主生产排程、物料需求、产品结构、工艺)、存货YDS系统管理者超级管理员Y【实验环境】时点：2007-01-01操作人员：DS（安装系统时默认的系统管理员，相当于企业实施组主要负责人）【实验步骤】第1步：录入多公司信息。（1）登录易飞ERP系统。在操作员登录界面上录入“账号”：DS（系统管理员），“公司”：任选系统中某一公司，本实验选择，确认后进入系统主界面，如图2.2所示。（2）在系统主界面中选择“系统设置”→“管理维护子系统”，进入“管理维护子系统”界面，单击“录入多公司信息”模块，进入“录入多公司信息”界面，单击“新增”按钮，按如图3.1所示内容操作，完成后保存并关闭该界面。64图3.1录入多公司信息界面提示：z“公司编号”、“数据库名称”要求使用字母或数字自行编码；z可通过“查询”功能对输入信息作查询。说明：z本操作为该公司在ERP系统中建立一个账套；z“公司编号”是ERP系统的标识；z“公司名称”是用户的标识，在进入系统登录界面时，需要选择该公司名称；z此公司信息为具有独立法人的企业实体，集团性质企业则需要根据组织结构建立多个分公司信息（本书实验是独立法人的企业）；z“数据库名称”设定后要记住该名称，该名称将在数据库中显示。在本书实验中，所有恢复数据需要在数据库中恢复此账套数据；z本实验“公司编号”与“数据库名称”设置相同名称，目的在于便于记忆和查找。第2步：录入用户信息。以DS账号、选择“光华家具”公司，重新登录系统。在“管理维护子系统”中单击“录入用户信息”模块，进入“录入用户信息”界面，单击“新增”按钮，依照表3-1所示内容依次录入并保存，如图3.2所示。录入完成后关闭该界面。图3.2录入用户信息界面提示：z如果待录入数据项后面有选择按钮，可以单击该按钮或使用“F2”功能键可打65开待录入数据项的选择窗口；z考虑对系统操作人员维护便利，其中DS可选择登录全部公司。“可登入公司别”项目为空，表示可登录全部公司。说明：z“用户编号”是操作员唯一标识，用户登录系统时，在登录界面需要输入“用户编号”；z“口令”是操作员进入系统的密码，只有系统管理员或操作员本人具有修改密码权限；z新增、删除用户只有系统管理员有权限操作；z建立公司账套之后，需要重新登录到本公司，继续创建其他信息。第3步：录入组信息。在“管理维护子系统”中单击“录入组信息”模块，进入“录入组信息”界面，单击“新增”按钮，如图3.3所示进行录入。录入完成单击“保存”按钮，并关闭该界面。图3.3录入组信息界面说明：“组”是用来录入本系统所有用户的组关系，用以作为权限控制的信息来源。第4步：权限授予。（1）权限授予（除“杨科丰”）。在“管理维护子系统”中单击“按子系统自动生成用户权限”模块，打开“按子系统自动生成用户权限”作业，按表3-1中信息及图3.4所示顺序依次设置每一操作员权限，其他信息采取系统默认方式。每完成一个操作员权限设置，单击“直接处理”按钮，继续下一操作员权限设置。设置完成，关闭该界面。图3.4按子系统生成用户权限界面66提示：z录入权限时请注意选择“从未设权限者”；z选择“从未设权限者”，需要输入组编号；z选择“已有权限信息者”，不需要输入组编号。（2）“杨科丰”权限授予。在“管理维护子系统”中单击“录入用户权限”模块，进入“录入用户权限”界面，单击“新增”按钮。按如图3.5所示内容操作，保存后关闭该界面。图3.5录入用户权限界面提示：勾选“超级用户”权限来完成。说明：z操作员的其他权限设置采取默认；z“录入用户权限”的方法多种多样，此操作也可以在“管理维护子系统”中的“录入用户权限”模块中进行操作；z使用“按子系统自动生成用户权限”可以将相关模块权限批次授予某用户，然后再到“录入用户权限”中进行查询并调整；z使用“录入用户权限”是对用户针对每个“程序编号”逐笔分配权限。【实验解析】本实验通过系统管理，在“管理维护子系统”中建立公司账套及录入用户信息，并授予不同的权限。建立公司账套、录入用户信息并赋予权限是系统初始化的开始。建立账套之后，需要将公司的组织原则、各种信息和数据设置到本账套中，完成数字化企业的构建。接下来将设置公共参数，参数设置对未来的实际业务有重要影响，是企业业务运营的规则与基础。3.1.2设置公共参数【实验要求】完成公司运行的共用参数设置，主要包括：基本参数设置、进销存参数设置、财务参数设置以及设置启用系统。67【实验资料】2007-01-05光华家具公司开始确定公司的参数。采用人民币做本位币，税率17%，采用单一单位制来核算产品，确定现行年月为2007-01。初始化完成后于2007-02正式使用本系统。具体参数设置下面操作中详细介绍。【实验环境】时点：2007-01-05操作人员：DS公司：光华家具【实验步骤】登录易飞ERP系统，在系统主界面（如图2.2所示）中，选择“系统设置”→“基本信息子系统”，进入“基本信息子系统”界面，单击“设置共用参数”模块，进入“设置共用参数”界面，如图3.6所示。第1步：设置基本参数。在“设置基本参数”页签中，按如图3.6所示内容操作，完成后保存。图3.6基本参数设置界面说明：z启用“一品号对应多条码”，表示启用一个品号可以有多个条码的设置，否则68表示一个品号对应一个条码的设置；z数量表达方式是设置仓库中物料的使用单位，数量表达方式有三种：单一单位、大小单位和存货双单位。“单一单位”指该物料在库存管理时只有一个单位；“大小单位”指该物料在库存管理时需指定大小两个计量单位的换算比率，适用于流通业；“存货双单位”指该物料在库存管理时使用两个计量单位，不是必须遵循换算比率，适用于制造业。第2步：设置进销存参数。在“设置基本参数”页签中，单击“设置进销存参数”页签，采取默认设置，完成后保存。本实验不启用“库位管理”。如图3.7所示。图3.7进销存参数设置界面说明：z“商品分类方式”是品号信息按照四个角度进行详细分类管理的方式；主要作为本产品相关报表(库存明细表,进耗存统计表)统计汇总的类别,或信息筛选的条件。如在“录入品号信息”中需要选择该物料的“商品分类方式”；z“出货通知管理”的启用与否影响销售管理子系统的出货流程，如果该项启用则需要在出货之前“录入出货通知单”，否则直接办理出货。本实验未启用此项管理；z“库位管理”的启用与否影响库存管理的层面，如果该项被启用则库存数量和交易均要统计到库位层面，否则库存管理只到仓库层面。本实验未启用此项管理；z“库位管理”和“成本计价方式”建议一旦设置不要随意更改，否则影响后续69作业和数据的正确与完整；z“库存关账年月”：企业年底结账后，经过审计确认后的日期为关账年月。一般设置为会计年度的年底。如需更改账务，需在次年度进行调整；z“库存现行年月”：企业当前处理库存账务的年月，不可小于库存关账年月。此处在日常操作中，系统自动根据每月的结账操作将该年月加1；z“账务冻结日期”：库存盘点和结账时，避免其他用户进行交易信息的增加与修改，造成查账的困扰，所以将该期间在此项进行设置。本实验设置为系统默认日期；z采购/委外单价取价顺序：指采购/委外业务单据上单价的默认采集顺序。第3步：设置财务参数。在“设置基本参数”页签中，单击“设置财务参数”页签，按如图3.8所示设置其中各项信息，完成后保存。图3.8财务参数设置界面说明：此处的“会计现行年月”、“会计现行关账年度”等与“库存参数设置”中的相关参数含义类似。第4步：设置启用系统。在“设置基本参数”页签中，单击“启用系统”页签，按如图3.9所示设置启用系统，完成后保存并关闭该界面。包括存货、销售、采购、应收/应付、产品结构、主生产排程、物料需求计划、批次需求计划、工单/委外、工艺管理。70图3.9启用系统设置界面提示：启用系统的设置，关系到业务模块的录入控制等，所以需仔细核对启用系统。说明：启用系统用于设置系统运行中应用的模块，由于系统的集成性，未启用模块的相关信息在启用模块中将被自动隐藏。【实验解析】本实验完成共用参数设置，即完成了企业业务运营规则的设置。公共信息设置中除了设置企业业务运营规则等公共参数，还要设置公司一些公共的基本信息。按照参数的要求，确定企业运行必须具备的基础数据。3.1.3基本信息设置【实验要求】依次录入公司的各种基本信息数据，主要包括录入公司信息、录入工厂及仓库信息、录入部门信息、录入工作中心、录入员工姓名及职务类别、录入金融信息、录入付款条件、设置编码原则、录入假日表、录入交易对象分类、录入凭证附属信息以及录入工艺信息。【实验资料】2007-01-05光华家具公司参数确定后。开始录入公司的基本信息，具体基本信息资料下面操作中详细介绍。【实验环境】71时点：2007-01-05操作人员：DS公司：光华家具【实验步骤】登录易飞ERP系统，在系统主界面（如图2.2所示）中选择“系统设置”→“基本信息子系统”，进入“基本信息子系统”界面，如图3.10所示。在此界面设置各种基本信息。图3.10基本信息子系统界面第1步：录入公司信息。在“基本信息子系统”中，单击“录入公司信息”模块，进入“录入公司信息”界面，点击“查询”按钮，查询本公司信息，如图3.11所示进行相应录入，完成后，保存并关闭该界面。图3.11录入公司信息界面说明：该项信息在系统管理中，建立公司账套时已经初步设置，这里主要是进一步维护公司详细信息。第2步：录入工厂及仓库信息。表3-2工厂及仓库信息表72工厂编号工厂名称BGJJGC办公家具工厂仓库编号仓库名称工厂编号仓库性质纳入可用量计算库存不足准许出库BGYC办公椅仓BGJJGC存货仓√不打√YCLC原材料仓BGJJGC存货仓√不打√DBYC大班椅仓BGJJGC存货仓√不打√（1）在“基本信息子系统”中单击“录