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办公室主任培训目录角色定位及素质要求1公文写作2会议组织32内部管理54公务接待一、办公室主任的岗位职责二、办公室主任的素质要求三、如何做好办公室主任第一讲：角色定位及素质要求（一）办公室的职能：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、事务协调中心、来人接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表企业的形象。职能定位：行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。岗位职责（二）办公室工作内容与特点•工作内容：按性质分：程序性工作、智囊性工作、临时性工作。按内容分：办文、办会、办事。（简称“三办”）•工作特点：综合性、服务性、程序性、被动性、机要性。岗位职责岗位职责工作繁杂：运转枢纽、协调沟通，上传下达计划之外：临时处理，紧急解决。时间不受控：临时事务忙忙碌碌人少，工作量大会务多，团结协作。不以事小而不为；不以事杂而乱为；不以事急而盲为；不以事难而怕为。挑战机会机会很多，只要抓住机会1、思想素养热爱本职。干一行、爱一行、专一行。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼、能自律、严保密。责任心强。将自己的工作职责与公司的发展、企业利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。踏实肯干，舍得为工作投入。素质要求具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。调研能力。善于通过调研掌握大量情况。思维能力。善于思考问题，抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。素质要求2、业务素养3、心理素养心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。调控力(控制情绪的能力)。意志力。素质要求4、角色意识做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识全局意识责任意识创新意识奉献意识信息意识程序意识学习意识素质要求如何做好办公室主任思想观念、精神状态、工作作风、工作思路、工作能力、体制机制等在创新的基础上提高认识，强化服务理念，在找准定位的基础上，明确重点，当好参谋助手；在不断总结中掌握技巧，增强协调配合；在努力学习基础上提高能力，提高管理效能。（一）强化服务理念为适应新形势、新任务的新要求，必须树立办公室就是服务部，办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务，为企业服务、为员工服务的新理念（二）、做三有主任1、有责任意识•办公室工作无小事，如果哪一个环节出差错，就会牵一发而动全身，影响全局工作•作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、细致严谨的作风、认真对待和切实抓好每一项工作，实现零距离服务和零差错服务，保证企业整体工作正常运转2、有真诚情感•对外要热忱，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象。•对内要真诚，大家在一起共事，是事业的需要，也是一种难得的缘分，要互相关心、互相爱护、互相帮助、互相理解、互相尊重3、有效率观念•要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作过夜、日事日毕。•要切实推行首问责任制和限时办结制，立说立行、急事急办、特事特办、要事快办、按时按量、保质保效完成各项任务。•要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。办公室是参谋部、“智囊团”，是信息中心，是领导的左右手。定位：当好领导的参谋和助手，履行好参谋承办管理协调职能。需要做好三方面工作：1.勤于调查研究，注重总结分析2.善于管好事务，发挥协调作用3.敢于抓好督查，推动工作落实要找准一个定位，当好领导的参谋和助手1、勤于调查研究，注重总结分析要找准一个定位，当好领导的参谋和助手要学会在繁忙紧张的工作中调查研究，勤于资料积累，善于总结分析。把握领导的工作思路和思维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务，做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性地调查研究，及时、准确、全面地为领导提供有效信息，为领导正确决策提供科学的参考依据。2、善于管好事务，发挥协调作用办公室主任要始终站在全局的高度，坚定地贯彻董事会和有关会议精神，协助领导做好协调工作。一是服务不添乱,二是解难不添忧,三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发，学会“弹钢琴”，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理的规范化、制度化，切实做到忙而不乱、繁而有序、大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相扣。3、敢于抓好督查，推动工作落实督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作，主要应做到以下几点：一是要突出重点。二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实到实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有反馈。针对工作落实中存在的问题，提出解决办法。当好办公室主任，做好办公室工作，关键在于自身的综合素质，这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提：1.要加强理论学习，努力提高自身素质；2.要强化奉献意识，搞好后勤服务；3.要加强廉洁自律，树立良好形象。要强化综合素质，充分发挥办公室的整体功效1.要加强理论学习，努力提高自身素质首先要勤学。把“要我学”的被动消极行为转变为“我要学”的自觉主动行为。要系统地学习法律法规，学习方针政策，学习市场经济知识，学习现代科技知识。通过学习，拓展视野，更新知识，不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚持理论联系实际，学用结合，勤学多思，不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力，锻造高尚的人格，具有丰富的知识，掌握高超的协调艺术，这是当好办公室主任的基本要求。2.要强化奉献意识，搞好后勤服务办公室工作不仅琐碎忙乱，而且处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面领导的善意批评，又有来自下面同志的埋怨，众口难调。为此，办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么；先干什么，后干什么；要有所为，有所不为；要把握分寸，适时适度。从而达到协调关系、促进团结，增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。3.要加强廉洁自律，树立良好形象。要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行修养。淡化“岗位”带来的光环，强化“岗位”赋予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候，不后退、不畏缩，始终保持乐观的心态。要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界，要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失，吃得起苦、吃得起亏，心态平和、宽容大度。简单结语：总之，要当好办公室主任，必须适应形势和任务的要求，内强素质，外树形象，出色地履行基本职能，以坚定的信念激励人、以高尚的人格感染人、以良好的作风凝聚人、以模范的行为带动人，把班带好、把人用活、把事办实、把家管好。第二讲：公文写作基本规则一、认识公文写作的特点公文写作的根本特点：规范性强受领导之命，代企业立言。“以文辅政”•目的：为处理公务服务，排斥个性化写作；•内容：真实地反映事实，排斥文学手法；•格式：具有规范体式，符合公文格式标准；•表达：采用应用文体，恰当运用公文术语；•时限：在领导规定的时间内完成任务。公文写作二、公文写作基本步骤与方法（一）做好准备工作思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行文目的？主题？文种？材料准备：围绕主题收集材料。方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方式，拟制提纲，确定各部分的基本框架。公文写作三、公文写作基本步骤与方法（二）正式起草阶段（操作要领）拟写规范标题；设计好开头和结尾；安排主体结构；确定表达方式。注意事项：（1）接受任务后抓紧办理。（2）根据提纲有条理地写作。（3）联合发文做好会签工作。（4）处理好材料和观点的关系。（5）遵循公文格式规范。（6）符合文字表达规范。公文写作四、公文写作的基本要求（一）目的明确，行文有据，主旨单一。1、明确“为了……”；2、明确“根据……”；3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？（二）内容合法、务实、符合领导意图。1、符合法律法规、上级规定、本企业规章制度，这是制定决策和发文的根据。2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）公文写作（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）得体（文体要求、书面语言、术语规范）（四）合理组织语言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；语序得当。公文写作五、把握公文写作的基本规律（二）找好角色定位与行文角度总原则：受领导之命，代企业立言。•代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；•对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；•区别文稿应用范围，内外、上下有别。公文写作（一）应用范围1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本企业情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、指示与认可。2、请求批准企业组织架构、人员聘用、经费预算以及对人员或事故的处理。3、请求协调解决本企业无法解决的问题。4、根据规定必须履行审批手续的事项。请示报告案例公文写作－请示请示的起草报告的起草（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：报告与请示的联系与区别。（二）报告的分类•按照内容划分：综合报告；专题报告。•按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。公文写作－报告（三）工作报告正文的写作方法开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。•主体：•重点回顾工作进展情况和主要成绩；•提炼工作中取得的经验和体会；•找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；•提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。公文写作－报告（一）熟悉用途用于转发政府有关部门和布置各项工作（会议、活动、任免人员等）的公文。（二）把握特点1.内容单纯，行文灵活简便；2.表述具体，可操作性强；3.时效性强，需要及时周知或执行。公文写作－通知通知的起草通知分类1.指示性通知；2.规定性通知；3.事务性通知；4.批转、转发、公布性通知；5.任免性通知。公文写作－通知总结的起草（一）含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。•目的：摸索企业的生产、经营、管理经验，做好今后工作。•实质：对企业的生产、经营、管理的再认识。（二）功能1.有助于推广先进经验，提高管理水平；2.有助于找出差距，制定针对性的改进措施；3.有助于政府有关部门对本企业生产经营、项目实施的针对性指导。公文写作－总结1.调查研究，收集资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习文件，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。公文写作－总结做好写前准备写好总结的注意事项1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结企业年度生产经营和单项(活动、项目实施)工作。3、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的亮点和不足，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识。总结案例公文写作－总结纪要的起草（一）会议纪要的用途与类型用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行和督办的依据。类型：按照会议纪要性质分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、专题性纪要；4、消息