材料设备采购管理办法

—1—附件一：**有限公司材料设备采购管理暂行办法第一条目的为了促进材料设备采购工作的开展，对采购过程加强控制，确保采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求，达到加快进度、提高质量、节约成本的目的，特制定本办法。第二条适用范围适用于公司在建项目的甲供材料设备、乙供材料设备以及按合同约定需甲方核价的管理工作。第三条执行原则和依据（一）“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格的供应商，必须体现公司采购合格产品的质量原则，体现运作效率与权力制衡。（二）公司《招标管理暂行办法》。第四条部门职责按公司“关于下发《招标管理暂行办法》的通知”（**[2013]25号文）第三章第十四条相关内容执行，并对有关部门职责细化如下：（一）研发设计部（或总工）1.负责根据设计图纸、图集、变更等资料整理项目总体—2—材料设备的技术标准、质量等级、品牌等，并组织工程部、设计部、招标采购部、成本部共同讨论确定项目总体材料设备的技术标准、质量等级、品牌等。2.参与编制材料设备采购招标文件或合同文件，尤其是招标文件或合同文件中有关技术要求文件的编制，选用相关的技术文件及规范等。3.参与对供应商进行评审、考核评价、审定投标入围的材料设备供应商。4.参与较大以上设备的进场质量验证的检验、试验、对外送检工作。5.参与处理较大型材料设备使用情况和施工过程中的重大事件。6.参与较大设备安装工程的竣工验收。（二）工程管理部1.负责根据公司年度计划和项目开发计划整理制定施工单位材料设备需求计划。2.与设计研发部共同负责提出需用材料设备的技术标准、质量等级、品牌等。3.参与编制材料设备采购招标文件或合同文件及开标等活动，并对招标文件及合同文件中现场管理条款等进行编制。4.负责组织材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、—3—对外送检工作。5.负责组织材料设备的移交以及监督材料设备的保管、标识工作。6.负责组织和协调设备安装施工以及与供应商的关系。7.负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。8.负责组织设备的竣工报验。9.负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。10.参与公司制订和完善材料设备采购管理制度和流程。11.参与对供应商进行评审、考核评价、审定投标入围的材料设备供应商。12.参与审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。（三）招标采购部1.负责根据工程部提供的项目总体材料设备采购计划和设计部提供的项目总体材料设备的技术标准、质量等级、品牌等指标拟定分期材料设备采购招标文件或合同文件，并分传给工程部、设计部、成本部和财务部共同讨论完善定稿。2.参与项目讨论确定材料设备的技术标准、质量等级、品牌等指标。3.负责组织工程部、设计部、成本部和财务部共同对入围供应商进行评审、考核评价，收集整理各部门的考察评审意见（分传各部门负责人），报总工及分管副总初审后审定—4—投标入围的材料设备供应商。4.收集招标领导小组审查招标文件意见，并逐一进行修改。经公司流程审批会签后，负责向各投标单位发放招标文件。5.跟踪收集各投标单位在规定时间内的回标文件，依据单项招采计划，在规定时间内组织开标、评标及议标等活动，并推荐中标候选单位。6.召集成本部及招标采购部进行采购合同的谈判和洽商，并将谈判成果及时向招标小组及总经理汇报，并依据最新指示意见，进行合同审批及签订工作。7.负责收集市场材料设备信息，建立材料设备和供应商信息库。8.负责建立供应商档案和推荐相应合格供应商名册。9.负责收集整理市场材料设备价格及变化动态。10.负责招标后的材料设备采购计划执行和零星材料设备的采购工作。11.参与材料设备的进场以及质量验证的检验、试验、对外送检工作。12.参与材料设备的移交工作。13.参与协调施工过程中与供应商的关系。14.负责跟踪记录材料设备的使用情况。15.负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。—5—16.参与采购设备的竣工报验。17.负责协调和管理材料设备的保修服务工作。18.参与对供应商进行考核评价。19.参与公司制订和完善材料设备采购管理制度和流程。（四）成本管理部1.负责审定项目总体的材料设备采购计划和数量。2.负责汇总施工单位材料设备价款及工程总造价。3.与招标采购部共同负责审核材料设备采购的计划估价与实际采购价成本。4.参与项目讨论确定材料设备的技术标准、质量等级、品牌等指标。5.参与材料设备招标文件和采购合同的谈判和拟订。6.参与对供应商进行评审、考核评价、审定投标入围的材料设备供应商。7.负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。8.参与较大型材料设备进场质量验证的检验、试验工作。9.参与处理较大型材料设备施工过程中的重大事件。10.参与公司制订和完善材料设备采购管理制度和流程。（五）财务管理部1.参与对供应商的银行信用及财务状况调查。2.参与制订合同的付款条款。—6—3.汇总制订材料设备资金需求计划。第五条对甲供材料设备的采购管理（一）编制材料设备需用计划、申报和审批1.施工单位必须在收到甲方全部施工图30天内编制项目材料、设备总体需求计划报工程部，并按照设计和有关标准、施工进度、采购周期要求提出准确、完善的材料设备需用计划。计划应明确材料设备名称、型号、规格、材质等级、技术要求、厂商、材料类别及使用部位、数量、供货时间等。2.月计划的提出原则上每月一次。由于设计变更以及工期节点变化，允许补充材料设备计划。甲方不受理未按要求申报的材料设备计划，由于报送的数量、规格偏差造成的损失由施工单位负责。造成浪费的费用由施工方承担，并由工程部根据情况进行处罚。3.施工单位根据审批后的材料设备总体计划，按工程时间节点编制每月材料设备计划。月材料设备计划，应在每月25日前报监理和甲方审批。4.在施工图未完善期间，施工单位可根据项目实际情况提出材料设备计划。但计划必须科学合理，保证整个工程建设所需。5.材料设备需用计划由施工单位报监理和甲方工程部专业技术人员审查其真实性、准确性，再由工程部报总工程师（总设计师）签字确认后交公司招标采购部组织采购，确—7—保采购工作具有可操作性。（二）市场调查和商务洽谈1.招标采购部根据材料设备需用计划制定材料设备采购计划。2.招标采购部负责对材料设备供应单位前期考察和评估工作，通过信息收集、市场调查、性价对比等，草拟单项材料设备分析报告推荐供应（分包）单位。3.大宗材料设备采购的商务洽谈，招标采购部应组织工程部、成本部、设计部及财务部进行综合考察，并编写供应商考察报告。（三）材料设备采购供应商的确定1.招标采购部就工程设备材料采购计划向成本管理部提出立项。2.成本部按照公司相关规定审查招标采购部提出的《材料设备计划表》和生产供货商名单，向公司招标小组报告。3.设计部、工程部负责提供相关技术指标，并提前将材料设备供应计划到场时间、技术要求（部分材料设备需要图纸）等向招标采购部提交。经招标采购部审查后拟定招标文件初稿。招标文件应明确质量要求、技术标准、完工时间、供货地点、作业内容、验收办法、土建配合费、税金计取办法等相关内容。4.招标的具体流程依据公司《招标管理暂行办法》执行。—8—5.招标领导小组组织开标工作，评标后将对比价格及综合分析形成文字报告，按合同程序申报，经报公司批准同意后签发中标通知书。同时组织合同文本并按程序报批，报批时应附带合同文本、供应商登记表及其它相关资料。（四）材料设备付款审批1.大宗A、B类材料设备付款审批程序为：材料设备供应（分包）单位申请付款，工程部审核材料设备进场是否属实、材料验收是否合格、工期是否满足合同要求等，成本管理部对材料或设备的数量及供货价款进行审核、并按合同约定的支付条款审核确认应付款项，公司复核及加签进度结算款批核书，财务部准备付款批核书及安排付款。2.零星C类材料设备采购付款审批：由施工方或工程部填写零星材料采购计划表，经公司招标领导小组批准交采购部直接采购，经过验收和领用人员证明和工程部经理签字后报账。库管员与工程部财务会计应做好各类材料设备付款台帐，建立完整的帐务体系，每月核对台帐一次，材料与财务主管据此检查。付款台帐包含：合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、付款日期、付款金额、工程量、增减工程量、增减帐目、各阶段付款金额、结算金额、签发日期等。—9—（五）材料设备现场管理见公司《现场材料设备管理及进场检查验收管理办法》。（六）材料设备合同和档案管理1.材料设备合同（包括装饰材料合同）的签订，应按公司合同管理相关规定执行。2.完成各单项招采工作后，招标采购部将该次招采所有资料均移交给成本部文员进行合同分发及相关资料建立完整的文字档案和电子档案，其中包括：已审查的供应商登记表、评估报告、供应商报价明细、单项对比分析报告、公司内部审查流程表、招标文件、投标文件、合同文本、付款统计等相关资料，以备查询。第六条对乙供甲认质核价材料设备的采购管理（一）乙方应按照设计和有关标准、施工进度要求，按时将工程所需的材料设备组织到位，对所采购的材料设备的质量负完全责任。（二）乙方采购的材料设备必须符合现行有效的国家标准、行业标准、相关规范等。（三）乙供甲认质核价材料设备，乙方必须报甲方认质核价后方可采购。未经甲方认质核价，乙方自行采购，质量—10—和价格甲方有权不予认可。采购价格高于合同价格时价差由乙方自行承担；采购时市场价格低于合同价格时按市场价调整合同价格。（四）乙供材料设备核价工作流程（五）流程时限要求，为确保材料或设备询价、核价工作能快速、高效予以推进，如上询价、核价流程中各个环节均有时间限制要求，各部门必须在时限内完成本部门应做之乙方向甲方工程部报送申报表，申报表中内容必须充分表述清楚材料、设备的规格型号、品牌品名、厂商、材料类别及使用部位、数量、材质等级、技术参数、价格、相关图纸资料经监理审核签章后，由甲方工程部内业签收并分送工程和设计部门。研发设计部对乙方所用材料规格型号、技术参数、颜色、品质要求等进行审核确认，报总工程师（总设计师）签字确认后交采购部。招标采购部会同周煜寿依据合同确认是否属于核价范围等，对材料进行市场招标询价，并填写内部询价表，再送成本部进行审核。成本部核定材料采购数量，对招标采购部所询价格进行审核，制作核价送审单经公司有关部门会签，报公司分管领导审查后再报送总经理。大宗材料设备按公司招标流程办理。签署同意后由成本部分别发施工单位、监理单位、工程管理部、物资采购部、研发设计部及公司档案管理员存档。乙方收到核价单后对材料认价若有异议，应自收到核价单三日内反馈，逾期视同认可。乙方确认乙方报送核价申报表研发设计部进行审查后送招标采购部招标采购部市场询价成本部内部审核公司总经理批准工程部门对乙方所用材料规格型号、使用部位、采购时间进行审核确认后交研发设计部。工程部进行初步审查后送研发设计部—11—工作职责，同时将流程移交至下一部门，直至整个流程结束。若因某部门未在时限内完成流程签审并移交下一部门，由此给公司带来的一切损失均由相应部门及相应责任人承担。工程管理部流程时限为2天（已考虑到合川传送至主城的时间耽误）研发设计部流程时限为1天招标采购部与周煜寿流程时限为6天（招标采购部与周煜寿之间应密切配合，确保在时限内完成）成本管理部流程时限为2天总经理审核流程时限为2天（成本管理部应及时报送、并追踪总经理签审）成本管理部分发各部门时限为1天工程管理部分发各单位时限为1天（六）经甲方认质核价的材料设备不得为压价而降低质量标准，否则甲方在结算时按核定价的85%及以下比例对该材料设备进行结算，对不能满足质量要求的不予结算并追究损失。（七）认质核价部分材料设备乙供材料设备验收：认质核价部分材料设备到货时，乙方应提前24小时通知甲方相关专业人员、项目监理，按照投标文件、合同、认质核价申请表和样品要求，对到货材料设备名称、型号、规格、材质等级、技术要求、数量（包括配件和辅材）、生产厂家及相关技术资料等进行验收。乙方填写现场材料设备验收记录表，相关方签字认可后，作为认质核价部分材料设备结算依据之一。—12—（八）乙供甲认质核价材料设备的结算：认质核价部分乙供材