如何提高工作效率资料

第一章：树立高效意识一、如何正确评估自身效率状况评估准备工作相当重要，它影响着评估过程的顺利进行和评估结果的有效性，准备阶段的主要目的是使所有相关人员，包括所有评估得与受评者，以及所有可能接触或利用评估结果的管理人员，正确理解实施360度评估的目的和作用，进而建立起对该评估方法的信任。二、如何树立效率观注重工作节奏改进工作方法及时完成工作将效率观念融入日常工作中提醒您效率的提高不意味着效益的提高，如果方向错误，效率越高，损失越大。提醒您在经理人的实际工作中，也会遇到要提前完成的工作，此外，对于需要他人配合完成的事情，最好也不要使用及时完成的原则。因为即使您能充分掌握自己的时间，到时如果别人不能充分配合（而这是非常有可能的事情，）很可能就无法及时完成。三、如何掌握帕累托原则活用ABC分类法确定工作顺序合理的目标规划合理利用时间提醒您根据规划执行，我们即可主动地利用计划，使资源有在控制之中，而不只是被动地反应，工作效率自然提高。四、如何正确运用效率管理理论制定效率标准分析当前管理状况进行效率对比及时反馈第二章：确定有效的工作目标一、如何确定工作职责避免职责交叉避免职责重叠明确自身能力正的工作方式提醒您职责交叉的工作由于没有明确各岗位的职责权限，必将导致工作中岗位职责不清、多头领导、互要推诿，并因而降低工作的效率提醒您“一岗一份描述书”指的是对每一岗位的说明和规定细则都应形成一份书面文件，确保每位任职者持有一份。二、如何设定个人工作目标具体化（Specific）可衡量（Measurable）与整体目标一致（Aligned）具有相关性（Relevant）明确截止期限（Time-based）提醒您每个人都不会只有一个工作目标，设定目标时，应给予每项目标一个目标指数，来决定目标的优先级，所有目标指数的总和必须是100%。三、如何制定工作计划分析工作研究工作细分工作提醒您假如您发现要拖延的理由比较多，把这件工作丢掉，去找别的工作。假如您一直在做一件工作，而它会使您忧虑，有挫折感，而又使您想继续做下去。若不是真有一个好理由让您继续做它，那就别做这件事了，重新开始一项新工作吧！提醒您细分您的工作，对那些不太令人愉快的工作尤其有效。即使是不喜欢做的工作，每个人也都能做上短短的一些时间。因此，把困难的工作分解成细小的工作，然后把它们安排在您喜欢的工作空档之中，这样您就可以利用零碎的时间完成它。如何进行目标管理提高整体效能统一目标和责、权、利的关系及时反馈体现考核的效果提醒您目标管理在实践中往往被曲解运用。管理者为下属设立目标，如果他完成了目标，就会获得奖赏；如果失败，就会被解雇，管理者只看结果。人们在这种情况下工作，压力巨大，最后导致整个体系的崩溃。目标管理的精髓是需要共同的责任感，它依靠团队合作。管理者要问自己，是否就任务选配了最适合的人选，是否成功引导，帮助、鼓励和发展他的下属去理解和实现组织的目标。第三章：合理安排任务如何开出任务清单列举出所要做的所有事情分类清单上的每一项任务给出清单上任务的优先权确定任务清单提醒您任务的分类主要为经理人支配资源（下属、资金、人事关系等）提供依据，合理的任务分类，将极大地发挥可支配资源的效力，从而大大提高经理人的工作效率。二、如何确定工作顺序列出清单画图进行分类定位每项任务确定工作顺序提醒您涉及关系到组织发展的工作必须要同上司或公司顾问探讨，这样做的一大好处是避免南辕北辙，同时也会增强您完成工作的信心。三、如何为工作任务安排适当的时间设定重点设定优先顺序巧用ABC分析法四、如何撰写工作任务进度和所花时间记录甘特图里程碑图提醒您根据整个方案分解的多个活动项是否同步无关紧要。五、如何合理分配精力做“最重要”与“最迫切”的事做自己该做的事头天做好计划集中精力抓关键提醒您有的管理者特别爱管闲事，爱打听闲事，不是自己职权范围内的事也要到处打听、伸手去管，自己的本职工作搞不好，反而到处为别人操心。这将浪费大量的精力，并且这样的精力浪费往往是低效率的，虽然许多管理者甚至认为这是自身价值的一种体现。第四章：加强时间管理一、如何记录时间记录要真实准确不要仅凭记忆估计预先分配好时间选择好自己的记录方法记录要真实准确要有正确的时间观念，要爱惜所拥有的时间。要有详细的工作计划，这是提供时间使用信息的基础。一定要持之以恒，不能半途而废，因为记录时间是改变不良习惯的第一步，也是进行时间管理的基础，坚持下来，您就会发现，真实的时间记录对您工作效率的提高会有极大的帮助。要做到客观地衡量时间的消耗，根据工作计划和工作安排的顺序进行。提醒您时间分析单，就是根据设定的记录时间段，列出这段时间内您的各项活动，看看时间都花费在哪些方面，作为改进时间利用方法的分析依据。二、如何合理支配时间确定每天的目标最充分地利用您最显效率的时间集中精力不要做完人利用间歇时间掌握办公室工作艺术三、如何合理诊断使用的时间时间消耗的诊断制定完善的工作计划砍掉浪费时间的活动。时间消耗的诊断1、哪些事情根本不必做？在记录中占多少时间？不必做的工作是指无助于目标和成果的工作，做了就是浪费时间。2、哪些事情可以授权他人去做。或他人去做效果更好？有效果的管理是通过各级的分层管理和工作，达到完成任务的目的。3、哪些事情既浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间？我们常讲的“文山会海”就是这类事例的典型。4、有哪些工作错误在过去出现过？占多少时间？错误的重复出现，说明反馈系统出了毛病，需要检查调整。四、如何节约会议时间明确召开会议的必要性合理安排和组织会议评估会议效果合理安排和组织会议1、会议召开的当天，主持者应提前到达会议室，检查会场布置，如果需要的话可进行必要改动。2、会议应按时召开。3、在信息传达型会议中，信息的表述应当简明扼要、容易理解。4、在决策性会议上，推动与会人员解决问题以及作出决策的过程是关键的。提醒您备忘录作为企业内的资料，用于向未到场者和有兴趣者传达信息，它还可以作为以后召开会议时的工作基础。五、如何杜绝做事拖延发展联合系统各个击破平衡表法改变思维方式避免过分追求尽善尽美发展联合系统1、查出受话者的电话号码并写下来。2、决定何时打电话3、翻查有关资料并检查全面情况4、决定到底在电话中应怎么说。5、拨电话。避免过分追求尽善尽美1、决策环境本身若具有风险性，即是具有不确定性，那么想获得完备的决策资料是不可能的。2、管理者若能及早进行决策，则当决策显示错误的迹象时，他才有时间采取补救或善后措施。六、如何加强个人时间的管理谨防时间陷阱学会从事务性工作中摆脱出来注意时间的集中使用有效地计划与安排自己的时间有效地计划与安排自己的时间1、“日之末”拟订明日要达到的目标和主要活动提纲，使次日醒时就有明确的行动计划。2、“周之末”总结本周工作，拟出下周各项主要工作的提纲，要求细到每天要达到的一项或多项目标。3、“月之末”总结本月重大事件，拟订下月达到的主要目标，要求细到每周完成的事情4、“季之末”同季度目标比较，检查本季的成果，确定需要采取的补救措施或计划中需要改进的地方。5、岁之末”检查本年度的主要事件，分析成功与失败之外，列出下年度七、如何培养善始善终的习惯调整生活的步调扩展安适区扩展安适区1、了解您有哪些习惯存在，也就是寻找浪费时间的习惯，最直接的方式就是请教上司或同事，他们会给您中肯的建议。2、要向自己挑战，爱默生说：“做您所害怕的事，您的害怕将因而被征服。”3、找出问题所在后，要制定详细的计划来强迫自己改善它们。提醒您管理者应当明白，不是工作来配合自己，而是自己的生活步调要跟上工作的节奏。第五章：建立有效沟通系统一、如何与同事良好合作对不同的人使用不同的语言积极倾听员工的发言恰当地使用肢体语言保持理性，避免情绪化行为减少沟通的层级让员工对沟通行为及时做出反馈提醒您在单独倾听同事意见时要做好以下几点：安排一个好的环境鼓励对方说话，保持适当沉默，表示同感说自己内心的感受，反映事实，表示了解二、如何与上司打交道自信，但不自傲尊重，但不卑下服从，但不盲从决断，但不可擅权亲近，但不亲密多听，但并不等于闭嘴功高不自居，有过不推诿要勇于表现自己，但不可一意孤行要齐心协力，更要风雨同舟要心底无私，更要顾全大局提醒您请您记住：上司永远是上司，下属永远是下属，在任何公众场合对上司都不可有无礼的评议和行为。提醒您这里所说的适当的时机指的是在上司有空闲时间时；适当的场合，指在无其他人在场的情况下；适当的方式，指语气必须委婉，能够让人接受，比如以这样的语句“对这个问题，我有个人人观点……”作开场白会让上司内心舒坦，从而为接下来的沟通创造好的氛围。如果不具备这三个适当，千万不可造次，否则必须适得其反。三、如何进行正确的人际关系沟通改善个人人际交往素质提高管理工作水平提醒您人际关系平衡是动态的，需要不断针对新情况，新问题加以改善，才能保持人际关系的协调。如何建立有效的交流沟通系统健全组织沟通渠道注重改善组织沟通环境建立统一的企业文化提醒您目前，大多数企业的组织沟通还是停留在指示，汇报和会议这些传统的沟通方式上。它们不能顺应社会经济的发展、组织成员心理结构以及需求层次的变化，从而使得组织成员的精神需要不有得到充分满足，譬如：他们自我价值的实现和对组织的归属感，集体荣誉感和参与感的满足等。而采用因人制宜、因时制宜的有效沟通方式，则可以满足这些方面的精神需求。第六章：创建高效团队一、如何确定部属的适合岗位组织目标原则责权对等原则责权清晰原则一个上级原则权变原则提醒您当权责对等时，组织才能发挥最佳效果，否则将会影响工作效率，严重时出现管理混乱，最终导致团队的解散。二、如何提高员工效率善用马太效应善用鲶鱼效应实施员工价值管理三、如何进行有效授权明确授权范围掌握授权重点适当的控制适时的激励提醒您其实，管理者把该授权的工作授权给下属，既可以节约自己的时间和精力，也有利于调动下属的积极性。这类授权的风险能常也最低，即使出现某些失误，也不会影响单位工作的大局四、如何建立有效的组织结构设定可行目标合理分工统一指挥适当的管理制度责权相符效能精简提醒您有效的管理组织中，必须是责权相互制衡。有权无责，就会滥用职权，责大于权，则肯定有些责任难以实现；权大于责，有可能节外生枝。因此，必须实现责权的对等和统一。五、如何塑造团队精神形成团队成员间的高度信任感设定明确团队目标形成统一价值规范提醒您作为管理者，您要善于表现自己的才能。表现出您的技术和专业才能以及良好的商业意识，这样才能引起别人的仰慕和尊敬。还应该特别注意培养和表现您的沟通团队建设和其他人际交往技能。这也是建立信任关系的“催化剂”。六、如何保持团队成员的创新性培养提出问题的能力培养独立自主解决问题的能力多思路解决问题七、如何使团队高效运行强化团队精神培养，提高团队向心力强化共同理想，提高团队凝聚力强化沟通信任氛围，提高团队亲和力强化团队激励机制，提高团队战斗力强化学习型组织创建，提高团队生命力提醒您在日常管理过程中，要注意培养每个成员的参与意识，一般性业务，大胆放权让团队成员直接处理，成员感觉到管理者对他们的倚重，也会“士为知己者死”，自加压力，精益求精提醒您将对人的管理转变为对智力、对技术的管理，实现管理模式的变革。这是提高团队生命力的有效措施。第七章：克服主观的低效因素一、如何避免时间观念淡薄避免浪费时间学会节约时间恰当安排时间树立追求时效的时间观提醒您人们虽然不能创造时间，但可以利用先进办公设备和高科技工具相对地延长可以利用的时间。二、如何避免工作中的厌倦情绪目标要可行培养职业兴趣学会照顾自己避免工作单调工作强度要适当提醒您兴趣是成功的先导，热爱自己的工作是取得成绩的保障如何减轻工