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应用文体的基本知识、分类和公文的格式第一讲应用文体，是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、学习和生活中，为办理公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。法定公文党的机关公文行政机关公文决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党公文处理条例》）命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（2000年8月24日国务院《国家行政机关公文处理办法》）事务文书计划类：计划、规划、设想、方案、安排、纲要等报告类：总结、述职报告、调查报告等会议类：开幕词、主持词、闭幕词、讲话稿、欢迎词、祝酒词、会议记录等书信类：感谢信、慰问信、贺信倡议书、公开信、求职信等信息类：简报、启事、大事记等规章类：章程、办法、规则、规程、制度、公约、守则等行政机关公文：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”行政公文的特点一、公文的特点(一)法定性公文的作者，必须是依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、组织（团体、企事业单位等）。机关领导人也可以以个人名义制发公文。中华人民共和国最高人民法院公告《最高人民法院关于如何处理农村五保对象遗产问题的批复》已于2000年6月30日由最高人民法院审判委员会第121次会议通过。现予公告，自2000年8月3日起施行。中华人民共和国最高人民法院二○○○年七月二十五日中华人民共和国主席令第一号根据中华人民共和国第十届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理中华人民共和国主席胡锦涛二00三年三月十六日(二)权威性公文传达的是制发机关的决策和意图，体现制发机关的意志和权力，在法定的时间和空间范围内，具有极强的权威性和约束力。成文下达后，有关单位和个人必须遵照执行。(三)程序性公文的发文办理程序：拟稿—审核—签发—复核—缮印—用印—登记—分发拟稿要做到：主题明确、符合政策、情况确需、注重实效、结构严谨、表述准确、标点正确、直述不曲。公文送领导人签发之前，应由办公厅(室)做好审核工作。审核的重点是：是否确需行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的要求、公文格式是否符合有关规定。签发：属两个以上机关联合行文，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。文件签发人要签署自己的意见、姓名和时间。文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可据此印制文件正本。公文的收文办理程序：签收—登记—审核—拟办—批办—承办—催办等签收：在文件投递单上签名或盖章。（明确双方文件交接的责任）登记：将收文的相关情况在文件登记本上加以登记，便于文件的查阅、统计、检查和催办。审核：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定等。拟办：由文秘部门向主管领导提出的初步办理文件的意见。批办：领导人对有关文件如何实施的意见。承办：承办部门对文件所要求的事项加以落实。催办：催促公文的办理。(四)规范性公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》（简称“办法”）和《国家行政机关公文格式》（简称“格式”）规定的体式，即规范体式。二、应用文书的作用(一)领导和指导作用公文传达的是党和国家的方针政策、法律法规、决定决策等，对下级机关的工作产生领导和指导作用。如《**市农业委员会关于发展我市观光旅游农业的意见》(二)行为规范作用相当一部分公文体现了机关和组织对人们行为的要求，要求人们坚决执行。如《关于深化学校治安综合治理工作的通知》(三)宣传和教育作用传达贯彻党和国家的方针政策是应用文书、行政公文担负的重要任务。如《广东省人民政府关于加强水污染防范工作的通知》(四)协调知照作用许多工作要通过公文进行联系、协调而得到及时处理。有许多信息资料通过公文往来获得。知照性公文，主要是告知对方有关事项，起知照作用。如《关于商请派车运送民工的函》关于商请派车运送民工的函××省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的各省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运输能力有限，车辆不够，不能满足民工的需求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否？请尽快函复。广东省交通厅××××年×月×日(五)依据和凭证作用公文反映制发机关的意图，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。如《国务院关于实行公民身份证制度的决定》有些公文，如会议纪要等，则具有凭证作用。公文不仅传达了发文机关的意图，同时是证实这一意图的最好凭证“一字入公文，九牛拽不出”公文的以上作用是相互联系的。一种公文可同时兼有各种作用。行政公文的分类行文关系上行文下行文泛行文平行文上行文下级机关向所属上级机关的行文，如报告、请示等。向同级机关或不相隶属的机关的行文，如函等。上级机关向所属下级机关的行文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。从处理要求上分，公文又可作多种划分：处理要求时间处理要求保密处理要求特急件急件平件机密件普通件国家行政机关公文格式××××××文件0000001机密★×年×××关于××××××××××××××的通知各市人民政府、省直属机关各单位：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××府字〔2008〕3号特急××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1、×××××××2、×××××××××省人民政府二OO八年三月二日（××××××）主题词：××××××××抄送：×××.××省人民政府办公厅2008年×月×日印发.(共印120份）联合行文印章公文格式要素：眉首、主体、版记一、眉首（文头）部分公文的文头，包括：份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项内容。（一）份数序号份数序号，又称份号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。（二）秘密等级和保密期限秘密等级（密级）是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如“机密★5年”（三）紧急程度紧急程度（急度）是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（四）发文机关标识（文件名称）发文机关标识（文件名称），由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。（五）发文字号发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。◎发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。◎发文字号的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内制发的第14号文件。年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。◎发文字号的作用：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。指出下列各发文字号的毛病，并予以改正：×府办字[2006]十四号×府办字（2006）14号×府办字[06]14号×府办字[二00六]14号[2006]×府办字第14号×府办字[2006]14（六）签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。二、主体题注附注附件签署成文日期印章发文机关正文主送机关标题主文二、主体部分：包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识（印章）、附注等。1、标题三要素：发文机关名称＋发文事由＋公文种类例：A、完整式：《国家税务局关于加强批发扣税工作的请示》（三要素全具备）B、省略式：《关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知》（事由＋文种）C、特殊式：《梅州市交通局通告》（发文机关＋文种）《通知》（文种）“中共中央关于经济体制改革的决定”关于拨款帮助我镇在建交通路段的请示嘉应学院关于表彰××同学的决定发文机关事由文种关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知《国家行政机关公文处理办法》：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”勘误：国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定关于举行一二九运动纪念活动的通知×××人民政府关于批转《全省落实林业生产责任制工作座谈会纪要》的通知转发市人民政府实施同一屠宰定点的若干规定的通知2、、主送机关——公文的主要受理机关◎如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。◎普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，如“市府直属各单位”、“各系、室，各部门”。◎上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。◎一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。3、正文：公文正文基本内容模块及结构模式开头（是由）＋事项＋结尾4、附件——公文正文附属材料的顺序和名称的标注。◎附件必须写明所附内容的标题或名称。◎附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。◎附件名称后不加标点符号。◎“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。5、成文日期◎一般文件，以领导人签发的日期为准；◎联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；◎会议通过的公文，以通过日期为准；◎要用小写汉字，将年、月、日标全；◎“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。如：二O一二年二月六日指出下列成文时间写法的毛病，并予以改正：1、2006年10月13日2、2006年十月十三日3、二零零六年拾月13日6、公文生效标识◎除会议纪要和以电报形式发出的公文外，都应加盖印章。◎盖章要端正规范。上不压正文，下要压成文时间（骑年盖月）。◎联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。发文机关——是公文的作者或发出单位。◎发文机关要写全称或规范化简称。◎若是联合行文，主办机关排列在前。7、附注三、版记（文尾）部分文尾部分主题词抄送机关印发机关印发日期页码（三）文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。1、主题词——是指标识公文主题、文件类别的经过规范化处理的名词或名词性词组。（1）要掌握选词原则。◎要选用最能反映公文主题内容的词语。◎一份文件的主题词，一般不超过5个。◎其标引顺序是先标类别词，再标类属词。◎在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。◎各主题词之间空1格，不写标点符号。◎如:《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。（2）要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》(1997年12月修订),由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次:第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。2、抄送机关——指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。3、印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数