4、公司费用报销管理制度

公司费用报销管理制度签发人：一、目的为完善财务管理，明确费用借支、报销手续，合理控制费用开支，提高资金安全性和使用效率。二、适用范围公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。三、借款制度（一）因公借款（支票），必须填制借款单，写明借款事由；（二）借款额度的审批根据实际需要额度合理批示；（三）部门经理(按照审批权限)审核后，财务审核签字，出纳方可支款；（四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款；（五）严格执行“前账不清，后账不借”制度；（六）员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除；（七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款；（八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。四、报销制度（一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证；（二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类粘贴好后，由部门经理签审（部门设有总监的，要由部门总监签批），在规定时间交由各公司财务办理审核，经财务审批后，财务制作报销凭证，出纳核对支款；（三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足；（四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。五、报销票据注意事项（一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改；（二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改；（三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销；（四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账；（五）所有的费用必须有正规发票，不得以白条、收据代替；费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“小型单据粘贴单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。六、报销时间：（一）每周三上午12点前，报销人将粘贴整理好的票据交财务会计处；（二）财务部在周五通知报销人报销。七、费用项目列支或报销规定（一）工资1、人事考勤负责的人每月1日编制上月考勤表，提交各部门核对签字后提交财务抽薪计算员2、财务部根据考勤和工资标准编制工资明细表，报副总经理审核，最终由总经理审批后，财务部统一发放并作帐务处理；（二）福利费指公司为员工提供的工作餐、医药费、员工活动费用及节假日的福利性支出等。（三）劳动保险费1、各项劳动保险费的申报计算由财务薪酬计算人员负责；2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴；（四）办公费办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费1、办公用品费：指行政部门每月按预算标准购买的日常办公用品及为新员工购买的小件办公品，以及传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等；消耗用品费：指行政部门购咖啡、茶叶、纸杯、纯净水、矿泉水、纸巾以及洗手间用的洗手液、消毒液、手纸等；2、办公用品及行政消耗用品应由行政部统一购买，按每月各部门所报办公用品使用计划及人均额度每月采购一次。并建立购入领用台账；3、报销办公费时，须附购买明细表、入库单及发票；4、上述费用由行政部管理控制，并建立各部门使用明细台账。（五）物料消耗指购买硬盘、光盘、软盘、维修配件以及插座等零件的费用，报销时请附入库及出库单，在出库单上注明具体使用部门和使用人员。（六）电话费报销时应提供管理部门或运营部门电话费明细表，并注明此费用发生的具体期间。（七）邮寄费指公司管理部门信函、包裹、发票、宣传册等的邮寄费，在清单上列出具体归属于哪些部门的邮寄费。（八）物管水电费是指水费、电费、暖气费、煤气费、卫生费等物业管理费。在报销时请详细注明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间。（九）网络费是指公司租用线路，使用互连网的费用。报销时，注明使用期限。（十）交通费及餐费1、市区内因公外出的交通费（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；2、如下业务项目可报销出租车票（1）因与董事长或公司其他高层领导临时沟通工作，需要在较短时间内会见的；（2）因无法提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司的；（3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的；（4）因临时处理有时间限制的紧急业务的；（5）符合规定的加班车费；2、加班交通费按照以下规定报销加班交通费一般不报销，如晚上加班超过21：00点且又路程较远的可以报销出租车费用；3、员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过15元，实际花费不足15元的，按实际消费金额报销，不得虚报；（十一）税金指公司书立、领受、使用税法所列举凭证时缴纳的印花税；公司按年向税务局缴纳的车船使用税。（十二）业务招待费包括用于支付业务关系的餐费、礼品、旅游等支出；报销时须注明招待对象及支出明细，礼品报销应注明项目。具体报销办法根据管理权限另行下发。（十三）会务费会务费是指公司因经营管理、宣传、庆典、研讨等发生的会议费用，会务费依照会议计划或预算在会后按会议项目集中报销。报销会议费用时，应提供会议通知、会议日程、会议内容、参会人员等各相关事项说明。（十四）广告费1、广告费是指与电视台、电台、报社等媒体因宣传、启事、通知等事项发生的费用；2、财务依据批示后的广告付款申请单安排资金支付。经办人提供广告发布方即收款人的全称、账号、开户行、电话、地址等信息，连同广告合同交财务办理支款手续；3、款项支出后，由经办人索要广告费发票交财务报账；4、不得故意、恶意拖欠广告费；不得无批示或未经授权擅自发布广告；5、由媒介部提供每月广告排期及每月实际播出情况，当月所付广告费金额应为已扣除上月少播出时段金额后的实际金额。具体见《有关广告支出的相关规定》。（十五）租赁费1、指公司租用办公室、库房、车辆、物品等设施而发生的租赁费；2、租赁必须签订租赁协议，租赁协议经主管领导批示后，行政管理部门经办人负责办理付款业务，并将租赁协议或合同呈交给财务部备案，财务依照协议办理付款手续。（十六）劳务费1、是指短期雇用人员的劳务报酬；2、当次雇用，当次结算；3、劳务费的发放必须真实，必须由本人领款签字，并附个人身份证复印证,原则上不得代领、冒领。（十七）车辆使用费1、停车费、过路费、洗车费等日常费用应及时报销，如无出差等特殊情况应每周报销一次。停车费、过路费报销时应注明费用发生的日期与出车单对应一致后方可报销，报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销。2、车辆维修保养需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单。3、车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；4、车辆的交通违章罚款一律不予报销；5、汽油费统一购买、集中报销；6、行政主管应按车辆及费用项目登记车辆使用台帐；（十八）维修费维修费用报销时需要附修理明细表。（十九）招聘费因招聘而发生的人才市场费用、展位费、在媒体上发布的招聘广告费。（二十）装修费经公司领导审批同意后，办公大楼的装修或装潢发生的费用，报销时请附明细单及合同。（二十一）印刷费、包装物印刷公司的单据（如产品验收单及出入库单）、宣传册及对外的票据等发生的费用，报销时应附入库单。（二十二）运杂费因公司购买货物或者是销售货物，而发生的运输费用。（二十三）低值易耗品1、标准单位价值在2000元以下，使用年限在1年以内的，包括一般电器、电子产品、图书、音像资料、磁带存储器、文件柜、保险柜、移动硬盘、优盘、办公桌椅及价值较大的办公用品等。2、低值易耗品报销：需附批示的资产申购单、入库单；（二十四）差旅费1、差旅费是指因业务需要去外地出差所发生的费用及各类补助。（1）旅途费用：飞机票、火车票、汽车票、轮船票等；（2）各类补助：住宿补助、伙食补助、交通补助等。2、旅途费用的规定（1）连续乘车8小时以上，公司负责报销硬卧车票。如没有乘坐卧铺，除可以报销硬坐票外，另外补助硬坐票价的65%；（2）连续乘车在8小时以内（包括8小时），按硬坐票面额报销；3、出差人员乘坐火车动车组参照乘坐软席火车规定执行。其中：副总以上人员可以乘坐火车动车组一等座；副总以下人员可以乘坐火车动车组二等座。4、员工如乘飞机、软卧必须经总经理批准、签字。否则财务按1）或2）标准报销，超支部分自负；5、报销差旅费时，除副总级外均应需附总经理批示的出差申请单，否则财务不予报销；出差申请单年月日编号：出差人姓名所属部门出差期限出差事由：乘车方式预计招待费招待对象总经理（主管副总）部门负责人：出差人：备注：招待对象仅限于公司业务关系可以预计应酬申报的仅限公司C级以上员工5、各类补助的规定（1）实行“按职级划线，定额包干，超支自负”的原则；（2）补助计算以当日零点为界。出差当日晚于16：00点（按票面时间）出发的，当日按半日计算补助，出差回来超过零点而早于8：00点（按旅途行程）到工作所在地的，当天按半日计算补助。超出上述时间的，按全天计算补助；（3）以机票、车票、汽车票、船票为依据计算实际出差天数；（4）乘车途中执行伙食、交通费两项补助；（5）以目的地城市类别计算补助；报销补助时提供出差地发票；（6）员工报销住宿费时，必须取得正规的住宿发票。会计根据发票上记载的实际住宿天数在标准范围内实报实销，超过标准的公司不予支付；（7）员工报销伙食补助时，根据实际出差天数按补助标准，计算伙食补助；（8）员工报销交通补助时，根据实际出差天数按补助标准，计算交通补助；（9）司机开车出差，享受每天15元的出车补助。同时按职级以下员工给予差旅费补助（交通费补助不计），同领导同住的不享受住宿补助；6、城市划分一类：（按国家分类）直辖市及特殊地区：北京、上海、天津、重庆、杭州、宁波、厦门、广州、深圳、珠海二类：其他各省、自治区首府；其他地级市（按国家分类）三类：县级城市四类：乡镇7、补助标准（后附）八、本制度自下发之日起执行。2010年5月16日附员工出差住宿、伙食、交通费补助标准级类别A级(副总以上)B级（总监级）C级（经理级）D-E级（主管级）F—G级(员工级)住食交合住食交合住食交合住食交合住食交合一类38040604803304060430280404036018040302501204010170二类2603030320230303029020030202501203015165803010120三类15025201951202525165100251514080251011550251085四类801520115701520105601515905015107540151065