科学技术档案案卷构成的一般要求

中华人民共和国国家标准（GB/T11822-2008）科学技术档案案卷构成的一般要求提纲：一、术语和定义二、科技档案的特点三、科技档案的归档要求四、科技档案的整理五、与2000版的对比六、竣工图的编制要求及图纸的整理一、术语和定义（一）科学技术文件材料（简称科技文件）记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件材料的总称。（二）科学技术档案（简称科技档案）国家机抅、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。（三）案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。(四)卷内文件目录（简称卷内目录）登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。（五）卷内备考表卷内文件状况的记录单。（六）案卷目录登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。（七）档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。字符形式包括代字、代号二种形式。代字的形式有二种表示方法：一是以汉语拼音字母中的声母分别充当不同的种类。例如：以J（或JS）代表建设项目、以S（或SB）代表设备、以K（或KY）代表科研、以C（或CP）代表产品。二是以英文字母的自然排列顺序分别代表不同的种类。例如：以A代表党群工作类、以B代表行政管理类……代号的形式是用阿拉伯数字充当。例如：以0代表党群工作类、以1代表行政管理类……科技档案档号编制一般采用的基本模式为：档号=全宗号-分类号（项目代号或目录号）-案卷号档号中左边为上位码，右边为下位码，连写时上、下位代码之间用“—”（短横），分类号的不同层次间用“·”（圆点）隔开。混合编号制大类代字与属类第一层（用代号）之间可以不用“·”符合相隔。科技档案不向档案馆移交的单位，可不写全宗号，档号直接填写分类号和案卷号。总体来说，科技档案档号的表现形式主要有二种：一是单纯的号码结构形式，全部以阿拉伯数字进行档案编号。（如：6·1·4·2-2）一是混合结构形式，用代字和代号混合进行档案编号。（如：J1·4·2-2）注意：1、无论代字还是代号，都必须赋予其确定的含义，在一个单位中，一个代字不能既代表此类，又代表彼类。2、除大类代字外，其它层次的阿拉伯数字也要有固定含义。3、案卷号，在同一项目、产品、设备、科研课题下编号，不能两个不同产品之间连号。二、科技档案的特点专业技术性、多样性、通用性、标准性、成套性。（一）专业技术性、多样性、通性性、标准性特点主要体现在形成方面。由于科技文件基本是在技术部门中按国家相关标准编制而成，自有其规范性要求，是其内在特点，因而档案人员只需了解即可。成套性特点，既是科技档案形成的要求，也是档案部门管理的重要依据，需档案人员重点掌握。（二）成套性，是指围绕一项独立的科技活动所形成的一整套科技档案，是一个具有内在联系的，密不可分的整体。如，一个科研课题的研究、一项基建工程的建设、一种型号产品的研制和生产、一台设备的管理和使用等。这些科技活动产后的文件材料构成了该项活动的材料整体。从形成到以后的管理、使用，这些材料都必须集中在一起，而不能分散存放。成套性特点，对于科技档案的实体管理起着重要的理论指导作用，如归档的完整率、科技档案的分类整理、移交或进馆，以及鉴定、保管、统计和开发利用，都需要考虑科技档案的成套性特点。三、科技文件的归档科技文件的归档是以归档制度为依据而进行的，内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。（一）归档范围1、要掌握本单位的基本职能活动，将本单位基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体；2、要研究和分析本单位科技活动的范围，掌握本单位在科技活动中形成的科技文件的种类和成份；3、正确划清科技文件与文书材料、科技资料的界限，以保证归档材料内容体系的完整性，不要把应归档的科技文件归入文书档案、科技资料中。归档范围与保管期限是一个共同体，在编制归档范围的同时，应标明每一种归档文件的保管期限。（例子）（二）归档时间指业务部门向档案室移交科技文件的时间。一般分为随时归档和定期归档。具本情况有以下几种情况。1、科技活动结束后归档。形成周期不太长的科研、生产、建设活动的科技文件宜采用这种方式。2、按阶段归档。周期过长的科技活动可采用这种方法。3、按项目的子项完成时间归档。4、按年度归档。主要是科技档案的管理性文件，如建设项目的批准文件。5、随时归档。科技文件的复制部门同档案部门合一的单位，科技文件随时设计、随时归档、随时复制发放；机密性较强的科技文件，随时产生，随时归档；外来材料，如设备开箱随机文件，随时归档，然后再提供利用。（三）归档份数1、满足日常查找利用需要；2、保护档案原件的需要；3、报送专业档案馆的需要。掌握的原则：1、一般情况下，科技文件材料归档1份，重要的或使用频繁的可以增加归档份数，专供日常借阅利用；2、科研、产品档案，永久保存且特别重要的科技文件可归档2份；3、建设项目档案，需要移交城建档案馆的，要归档2份以上，一份要自存备用。（四）归档要求1、归档科技文件符合系统性、成套性的要求，必须收集齐全、完整；2、归档科技文件内在质量要高，文件的线条、字迹清晰，纸质优良，签署完毕；3、归档科技文件应由归档单位技术负责人或主管领导审核签字；4、几个单位协作完成的科技项目，主办单位应保存一套完整的科技档案，协作单位保存自已承担任务部分的科技档案，并将复制本送主办单位保存。5、归档科技文件应经过系统整理和编目，材料分类科学，封面填写清楚，标题确切，文件材料排列有规律。（五）归档手续科技文件归档时，必面履行交接手续。1、归档部门对归档材料基本情况做简要说明，编制归档说明书；2、必须办理必要的交接手续。归档的科技文件，必须编制移交目录或清单一式两份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各存一份，以备查考。四、科技档案整理（一）科技档案整理的含义按照一要的原则和方法，遵循国家档案业务标准，对科技档案进行系统整理和科学编目，按一定的分类集中、排列组成案卷，以便更好地保管科技档案。（二）科技档案整理的原则遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案文件材料之间的有机联系，充分利用原有整理的基础，便于科技档案的保管与利用。（三）科技档案整理的步聚分类—组卷—案卷内文件排列—拟写案卷题名—案卷编目—装订—案卷排列—编制检索工具—装盒第一步：分类根据对象的共同点和差异点，将对象区分为不同种类的逻辑方法。是科技档案整理的核心内容。（一）科技档案分类方案的编制规则1、分类方案类目体系的可包容性，有足够的容量，可以随着科技档案的增长而不断扩容。2、分类方案类目体系的严整性，纵向关系开展和横向类目排列符合分类规则。3、分类方案类目体系的相对稳定性。（二）科技档案分类方案的编制步骤1、划分大类，确定类别；2、划分属类，形成类系；3、确定类列排序；4、明确代字代号；5、制成文件或图表；6、撰写分类方案的编制说明。注意：档案分类大纲编制完成后，必须通过代字和代号来固定分类的层次和顺序。注意：科技档案分类方案（或称分类大纲、分类规则）是单位科技档案整理、编号、上架、保管等的重要依据，是单位必不可少的。根据国家档案工作的基本原则，现阶段档案工作实行了各类档案的集中统一管理，因此，一般一个单位的档案分类，是针对本单位所有档案进行分类。科技档案的分类只是其中一部分。（分类方案例子）1、机关档案分类表，主要适用于机关、事业单位如图已故人员档案文书档案业务档案声像档案基建档案会计档案设备档案实物档案DFCHGEBA综合楼教学楼办公楼......1234报表帐薄凭证其他年报月季报纵向为类系横向为类列一级类目、大类二级类目、属类12341234照片录音带录像带光盘奖状奖杯奖牌锦旗123412341234上位类下位类2、一般工业企业档案分类表（非国有大型工业企业可以采用）如图：科研档案企业管理档案会计档案声像档案基建档案产品档案设备档案实物档案DFCHGEBA综合楼教学楼办公楼......1234产品1产品2产品3产品412341234照片录音带录像带光盘奖状奖杯奖牌锦旗123412341234I企业职工档案5凭证帐薄其他报表年报月季报课题2课题4课题3课题1......科技档案属类分类方法（一）设备仪器类档案分类方法设备仪器类档案分类的基本方法是：型号分类法。具体的分类形式有二种：一是性质——型号分类法二是工序——型号分类法1、性质——型号分类法。这种分类方法是按照设备仪器的使用性质结合设备仪器的型号对设备仪器档案进行分类。具体操作步骤：首先，按照设备仪器的性质归类。然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别。例如：某机械厂设备仪器档案采用性质——型号分类法分类，图示：设备仪器类使用性质(二级类目)型号(三级类目)金属切削设备锻压设备起重设备C618---车床M6014---磨床X624---铣床---冲床---剪床---吊车2、工序——型号分类法这种分类方法是以生产工艺和生产程序为基础，结合设备仪器的型号对设备仪器档案进行分类。具体操作步骤：首先，按照生产工艺和生产程序的性质归类。然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别。例如：某综合毛纺厂绒线生产线的设备档案采用工序——型号分类法分类图示：设备仪器类工艺（二级类目）工序（三级类目）型号（四级类目）Y原毛设备1开毛2洗毛3烘毛K216X135H262M毛条设备1梳毛2针梳3精梳（略）实际中应注意的问题：一般单位设备种类、数量不多的情况下，可在设备档案大类下直接设置属类，将设备按照型号或种类排列在二级类目位置上，有多少种（台）设备就按顺序排多少个。机关设备档案很少甚至没有；科技事业单位（如医疗机构、科研院所、学校）相对较多，但都可采用以上方法设置属类。如：S1-1或S·M163（设备型号）-1（二）产品类档案分类方法产品类档案分类的基本方法是：型号分类法。该分类法的特点是：以一个型号产品的档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分，便于成套地利用产品档案。产品类档案分类方法与设备仪器类档案分类方法大体一致。但由于产品涉及的范围和行业很广泛，因此，可根据本企业产品的实际情况进行分类，采取不同的组合，如“性质+型号”、“种类+型号”、“品种+型号”，“系列+品种”等等。1、机械产品，采用“性质+型号”分类，参见设备档案第一种类型。适用于各种行业的机械产品生产企业。2、电子、家电产品，采用“系列+型号”分类法。3、轻工产品，采用“系列+品种”。4、纺织产品，采用“系列+品种”或“品种+系列”。例如：江西中烟工业公司产品档案分类图示：产品档案庐山系列金圣系列赣烟系列月兔系列软普通金圣硬普通金圣吉品金圣贡品金圣…（三）建设项目类档案分类方法建设项目类档案分类的基本方法是：工程项目分类法。即以工程项目为单元进行分类。这种方法适用于建设单位对建设项目档案的分类，工程设计单位对工程设计档案的分类，城建档案馆对建设项目档案的分类。注意：各个单位（项目建设单位、法人）要结合实际制定本单位建设项目档案管理办法（例子）和分类办法（例子）。3.1建设工程项目经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。例：一所学校、一个工厂等。3.2单项工程具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。例：一所学校的教学楼、实验楼、图书馆等。3.3单位工程具有独立的设计文件，可独立组织施工，但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。例：土建、电器照明、给水排水等。3.4分部工程按照工程部位、设备种类和型号、使用材料的不同划分，是单位工程的组成部分。是建筑工程和安装工程的各个组成部分，按建筑工程的主要部位或工种工程及安装工程的种类划分。如土方工程、地基与基础工程、砌体工程、地面工程、装饰工程，管道工程、通风工程，通用设备安装工程、容器工程、自动化仪表安装工程、工业炉砌筑工程等