拓步ERP平台邮件管理系统产品说明书

拓步ERP平台邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司SHENZHENTOBSOFTTECHNOLOGYCO.,LTD拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第2页共24页平台--邮件管理系统是一个专业的电子邮件客户端软件，支持全部的Internet电子邮件功能。电子邮件客户端软件一般都比WebMail系统（网页邮件系统）提供更为全面的功能。使用客户端软件收发邮件，登陆时不用下载网站页面内容，速度更快；使用客户端软收到的和曾经发送过的邮件都保存在公司的业务数据库中，不用上网就可以对旧邮件进行阅读和管理，同时可以设置权限，让有权限的用户可以查看自己的邮件，如公司领导可以查看所有用户的邮件。拓步ERP平台--邮件管理系统以其设计优秀、体贴用户、使用方便，提供全面而强大的邮件处理功能，具有很高的运行效率等特点。邮件管理系统是一套专业的电子邮件客户端软件，提供基于Internet标准的电子邮件收发功能。功能非常强大，集合了时下流行的电子邮件客户端软件的功能，如：FoxMAIL、OutLook等，主要包括邮件帐户管理、地址簿、帐户权限设置、邮件收发与编写，同时拓步ERP平台--邮件管理系统完全与拓步软件系列无缝链接，整合在一起，邮件管理系统不仅可以收取指定邮件帐户的邮件，同时还可以将收取的邮件分配指定的业务员或客户或供应商。拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第4页共24页、支持POP3、SMTP收发邮件；2、支持HTML格式邮件；3、支持插入图片、超级链接、表格等功能；4、支持设置字体、字型等页面设置；5、支持自动匹配客户、供应商与业务员分类；6、支持多个邮件帐户；7、支持公司公共邮件帐户；8、支持邮件权限控制，可以控制用户不能彻底删除邮件；9、支持公司层级方式管理邮件，如经理可以查看下属的邮件等等；10、支持邮件群发功能；11、支持地址薄设置功能；12、支持邮件标签设置功能；13、支持邮件审核功能；14、支持多个附件发送功能；15、支持与业务系统进行关联，可以在业务单据与报表界面直接调用邮件系统进行发送与查看；16、支持邮件抄送与暗送功能；17、支持邮件转发、邮件复制、邮件转移、邮件所属用户设置功能；18、支持按帐户、客户、供应商、业务员、单据类型进行邮件分类显示功能。功能介绍帐户管理u帐户管理：可以集中管理公司所有用户的POP3邮件帐户，包括新增帐户、修改账户、删除账户以及设置账户权限，同时可以将账户导出到EXCEL等文件，如下图：拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第5页共24页新增帐户：主要用于设置当前用户的POP3邮件帐户，如下图：u修改帐户：可以修改当前用户邮件服务器地址与密码，如下图：拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第6页共24页删除帐户：删除当前指定的邮件帐户，删除帐户后，需要重新设定邮件帐户，系统默认不从数据库进行邮件的物理删除，以便下次恢复帐户时，也可以恢复旧的邮件记录。u帐户属性：查看当前邮件帐户的相关设置，如服务器名称等。u帐户权限：用户可以在设定好帐户以后，可以根据业务实际需要，设置公司其它人员查看或编辑自己的邮件，系统提供三种权限设置，包括帐户设置权限、邮件编辑权限、邮件删除权限。如下图：拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第7页共24页地址簿：系统提供专业的个人邮件地址簿管理，用户可以新增、修改或删除地址簿，同时也支持从邮件将收件人的地址读取地址簿。支持向地址簿中的联系人进行群发邮件，支持从客户联系人、供应商联系人档案中导入邮件地址到地址簿。如下图：新增地址簿界面：u帐户参数：帐户参数只能由系统管理员进行维护，通过参数设定，可以设置邮件收发参数，系统支持三种方式设置邮件帐户：1、使用统一的邮箱收发邮件：所有公司人员都使用同一个邮箱进行公司业务邮件的收拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第8页共24页发，收取邮件后，由系统管理员将邮件分配给不同的用户；2、使用各自的分邮箱收发邮件：每一个用户可以设置自己的邮箱，不需要系统管理员进行邮件分配；3、使用统一邮箱与分邮箱同时收发邮件同时可以设置用户是否可以彻底删除邮件，如果不允许用户彻底删除邮件，用户就只能将邮件删除到废件箱。收取邮件系统会自动与客户/供应商档案、客户/供应商联系人、个人地址簿的联系邮件地址进行匹配，可以进行精确匹配，也可以模糊匹配，如@toberp.com的后缀全部拓步软件等，如下图：邮件收发u收取邮件/收取所有帐户邮件：根据用户设定好的参数，通过Internet从指定邮件服务器上读取邮件保存到收件箱，同时根据权限设定是否收取其它用户的帐户的邮件。如下图：拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第9页共24页发送邮件/发送所有帐户邮件：根据用户设定好的参数，将保存发件箱的草稿邮件通过Internet将邮件发送到指定的邮件地址，同时根据权限设定是否发送其它用户的帐户的邮件。如下图：拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第10页共24页邮件归档系统提供五种分类显示邮件的功能：1、按帐户分类显示邮件；2、按客户分类显示邮件；3、按供应商分类显示邮件；4、按联系人分类显示邮件；5、按单据类型分类显示邮件u设置为客户邮件：在收取或发送邮件后，可以将当前设置为客户的邮件，在编辑邮件时也可以即时选择客户，在设置好客户可以根据客户进行分类显示邮件。如下图：u设置为供应商邮件：在收取或发送邮件后，可以将当前设置为供应商的邮件，在编辑邮件时也可以即时选择供应商，在设置好后供应商后可以根据供应商进行分类显示邮件。如下图：可以设置客户、供应商或业务员类别邮件，进行归档拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第11页共24页取消客户/供应商标签设置：取消客户标签或供应商标签设为正常。u按帐户分类显示邮件：系统默认的一种邮件显示方式，根据邮件帐户进行邮件的显示与编辑。如下图：按右键或选择窗口菜单中“按帐户分类显示邮件”，系统将当前用户的帐户与有权限查看的邮件的帐户以树形显示在左边u按客户分类显示邮件：根据权限设置将有权限的客户进行客户分类邮件的显示与编辑。如下图：拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第12页共24页按右键或选择窗口菜单中“按客户分类显示邮件”图2将有权限的客户以树形显示在左边，选择不同的客户会显示当前客户的邮件，同时系统也将未分类的邮件单独在一个“未分类”项目中拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第13页共24页按供应商分类显示邮件：根据权限设置将有权限的供应商进行供应商分类邮件的显示与编辑。如下图：图1按右键或选择窗口菜单中“按供应商分类显示邮件”图2将有权限的供应商以树形显示在左边，选择不同的供应商会显示当前供应商的邮件，同时系统也将未分类的邮件单独在一个“未分类”项目中拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第14页共24页按联系人分类显示邮件：根据地址簿中联系人进行联系人分类邮件的显示与编辑。如下图：图1按右键或选择窗口菜单中“按联系人分类显示邮件”图2将地址簿以树形显示在左边，选择不同的联系人会显示当前联系人的邮件，同时系统也将未分类的邮件单独在一个“未分类”项目中拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第15页共24页按单据类型分类显示邮件：根据邮件系统中单据类型进行单据类型分类邮件的显示与编辑。如下图：图1按右键或选择窗口菜单中“按单据类型分类显示邮件”图2将单据类型以树形显示在左边，选择不同的单据类型会显示当前单据类型的邮件，同时系统也将未分类的邮件单独在一个“未分类”项目中拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第16页共24页查看客户/供应商信息：在设置好邮件的客户/供应商标签后可实时的查看当前客户/供应商的详细资料，如下图：图1按右键或选择邮件菜单中“查看客户/供应商信息”会弹出如下图：图2如是客户邮件则显示客户信息，供应商邮件显示供应商信息拓步ERP平台--邮件管理系统产品说明书深圳市拓步软件技术有限公司第17页共24页