《北京市实施归档文件整理规则细则》

（19852014)北京市档案局规范性文件汇编北京市档案局关于印发《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》的通知（京档发〔2010〕5号2010年3月25日）各区、县档案局，市属各部、委、办、局、总公司（集团）、高等院校、人民团体档案部门：国家档案局2000年发布《归档文件整理规则》。我局于2001年制发了《北京市归档文件整理标准161第二篇北京市档案局制发的规范性文件（试行）》，近期根据多年工作实践，对原标准进行了修订，现印发给你们，请参照执行。修订后的《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》保留了原标准的主要内容，在归档文件的分类与排列、档案装具等方面进行了一些细化；适应相关规定，将文书档案保管期限调整为永久、定期，请有关单位在执行中加以注意，如有问题，请及时与我局联系。北京市实施《归档文件整理规则》细则(2010年3月25日修订）1.范围本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。2.定义2.1归档文件各立档单位在职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的纸质文件材料。2.2件归档文件的基本整理单位。一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。来文与复文可为一件。报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。2.3归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3.整理原则遵循文件形成规律，保持归档文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.质量要求归档文件应齐全完整并按件装订。归档文件及整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.整理方法与要求5.1装订：归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。文件页数较多时可采取线绳装订。5.2分类：归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，并结合使用。一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。推荐使用“保管期限一一一年度一一一机构（问题）”或“年度一一一机构（问题）一一一保管期限”的分类方法。5.2.1按年度分类将归档文件按其形成年度分类。5.2.2按机构分类将归档文件按其形成或承办机构分类。5.2.3按问题分类将归档文件按其所反映的问题分类。5.2.4按保管期限分类将归档文件按划定的保管期限分类。171（19852014)北京市档案局规范性文件汇编5.2.5“保管期限年度机构（问题）”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其划定的保管期限分类，同一保管期限内的文件再按形成的年度分类，同一年度内的文件按形成或承办机构（问题）分类。5.2.6“年度机构（问题）保管期限”分类法：将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类，同一年度内的文件再按形成或承办机构（问题）分类，同一机构（问题）内的文件按划定的保管期限分类。5.3排列：包括件与件的排列、每份文件内不同稿本的排列。5.3.1件与件的排列：依据分类方案，按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。5.3.2每份文件内不同稿本的排列：文件审批单、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件。5.4编号、盖章。归档文件应依分类、排列次序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、页数、机构（问题）等七项（见图1）。5.4.1全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。5.4.2年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2009。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的全称或标识年限。如：永久、30年、10年。5.4.4件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号：按进馆要求编制。5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称。5.4.6页号：每件归档文件页码。文件中有图文页面为一页。当归档文件有连续页码时，无需重编页号。当归档文件无页码或无连续页码时，每份归档文件需从“1”开始，使用阿拉伯数字顺延编制页号。页号编写位置为文件正页右下角，文件反页左下角。5.5编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件目录设置机构（问题）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等项目（见图2）。5.5.1.1件号：填写室编件号。向各级国家综合档案馆移交的档案，须填写馆编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时应使用全称或规范化简称。5.5.1.3文号：文件的发文字号。填写时应据实抄录。5.5.1.4题名：文件标题。填写时应据实抄录。规范性标题应体现文件责任者、内容、文种三要素。如没有标题或标题不规范，可自拟标题，并加“［］”号。5.5.1.5日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“20090909”。5.5.1.6页数：每件归档文件的总页数。5.5.1.7备注：注释归档文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目（见图3）。其中，全宗名称：即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。170第二篇北京市档案局制发的规范性文件5.6装盒：将归档文件按室编件号顺序装入厚度适宜的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。5.6.1档案盒封面及盒脊5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称（见图4A）。5.6.1.2档案盒项目包括：全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项（见图4B）。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案进馆时按进馆要求编制。5.6.2备考表：在文件整理和管理过程中，如有需要说明的情况，需填写备考表，置于盒内文件之后。包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图5）。5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况和作出情况说明的人员姓名。5.6.2.2整理人：负责整理归档文件人员姓名。5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量人员姓名。5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。5.6.3档案盒规格5.6.3.1档案盒外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm等不同规格（见图4A）。5.6.3.2档案盒应选用PH值为7.5一8.5，250克牛皮无酸纸制作。6.列入进馆范围的单位整理移交档案时，还应符合各级国家综合档案馆接收档案的有关要求。7.本《细则》自制发之日起执行，原《北京市归档文件整理标准》（试行）同时废止。附．图1归档章样式172（19852014)北京市档案局规范性文件汇编图2归档文件目录样式图3归档文件目录封面样式173第二篇北京市档案局制发的规范性文件图4A档案盒样式图4B卷盒脊背样式174（19852014)北京市档案局规范性文件汇编图5备考表样式175