搜索
一、工程资料（一）、工程施工资料工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设工程管理并与工程建设同步。资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。为了便于各个管理环节的衔接，项目部档案资料室配备专职资料员；资料员负责收集、整理施工过程中的管理资料、控制资料及技术资料。1、资料员要收集工程前期出现的管理资料，如：招标文件、施工合同补充协议、公司资质、开工报告、项目经理任命书、项目部管理人员名单、证件与联系方式以及各种工程使用仪器的复检报告等。2、施工组织设计及专项方案，必须由项目专业技术人员编写，总工程师审核、项目经理批准，内审完成盖项目部章后报监理处审批，经总监理工程师审核同意后方可实施。施工组织设计（方案）的审批程序要符合规定。3、控制资料：如材料进场报验、原材复试等要及时报验及送检；施工过程中的实验如砼的标养、同养等要做好送检台帐，每天检查是否有到期需送检的，做到送检实验的真实性；4、技术资料：如检验批、施工记录等工程资料，每天由资料员收集一次；监理签过字的及时复印并盖章，分放整齐，做到当天的工作当天完成；相关的隐蔽工程、影像资料编辑好时间、部位后，由资料员自行在电脑中归整存档，以便于出现问题时有据可查。5、如果遇到质监站、建设单位、监理检查等大型检查，施工现场资料员提前1天通知技术主管、项目经理及公司资料主管等，将资料完成到检查前一天。（二）、经营资料：经营资料是总承包单位与建设、监理单位及各分包单位在工程施工过程中对存在疑问及需要确认的事件以文字形式出现的工程依据，包括设计变更、工作联系单、监理工程师通知单、各种会议纪要、认质认价单、工程签证等。1、设计变更：设计变更是指设计单位依据建设单位要求调整，或对原设计内容进行修改、完善、优化；设计变更应以图纸或设计变更通知单的形式发出。项目部资料员在签收后将设计变更原件保存在统一的档案盒内，将复印件以发文形式及时交与项目经理及技术总工、相关负责人等阅读，以便相关人员及时知道新的工程事宜等；再复印一份交予工程预算员，以作为工程申报进度及竣工结算的依据；原件留于工程竣工结算时使用。2、工作联系单：对于建筑工程工作来说工作联系单是建设、监理及施工单位之间工作问题往来的一种单据，很多时候情况用于告知某件事或确认某件事，它往往涉及施工当中设计变更、施工内容变更等，一般都会伴随着相应的现场签证单（经济技术签证），因此工作联系单在很多时候是和最后的竣工结算密切相关，是竣工结算的依据。（1）监理下发工作联系单：项目部资料员在签收后将监理下发工作联系单原件保存在统一的档案盒内，将复印件以项目部发文形式及时交与项目经理及技术总工等人员阅读，以便及时领会新的工程事宜等。（2）项目部发给监理及建设单位的工作联系单：项目部资料员在给监理发出工作联系单时需要做5份（一般做4份，监理也只签收4份，但资料员应向监理给予解释，每个公司都有自己的规章制度，请求监理给予谅解），其中联系单到监理处时在监理签字盖章过后，资料员应保存一份留底，然后其余4份交与监理反馈给建设单位；等待建设单位批阅过后返回给项目部时只有一份原件，资料员应将发出返回的联系单存放在统一的档案盒内，再将复印件以项目部发文形式及时交与项目经理及技术总工等人员阅读，以便及时领会新的工程事宜等。（3）以上两类工作联系单，如遇到涉及设计变更、施工内容变更等问题，直接影响工程预决算的联系单，资料员应将这些变更的原件存放在一起保存，以便后期预决算时应用；再复印一份交予工程预算人员，便于工程预算人员及时了解工程情况及申报施工进度的使用。3、会议纪要：（1）监理例会会议纪要：监理例会纪要通常是指在正常情况下，每周由监理组织，建设单位、总承包单位及各分包单位负责人参加的会议，会议中将上周施工任务给予总结及遗留问题的解决，再将本周的施工计划及需要建设及监理单位解决的事情予以说明并解决的过程。《监理例会会议纪要》是在每周监理例会结束后的一两天之内，项目部资料员都会在监理处领到本周的《监理例会会议纪》，在收到会议纪要并通读之后，将原件存放于统一的档案盒内保存，再将复印件以项目部发文形式及时交与项目经理及技术总工等人员阅读，以便及提醒项目经理及技术总工注意某些事宜。如会议纪要中遇到涉及工程部位做法变动、施工工艺改变等，直接影响工程预决算的条款，应用红笔勾勒出来，询问项目经理及技术总工，是否需要办理工作联系单确认，以便于日后办理签证，如需要办理，流程同第2条（2）。（2）项目部会议纪要：项目部会议适时召开，召开过程中资料员应将每个人讲的话予以记录且语意正确，会后及时将会议纪要予以整理，整理后交由项目经理、技术总工、施工员及参加会议的各班组负责人予以确认，在没有异议后，打印成稿后留一份原件保存在统一的档案盒内，其余以发文形式下发各参会人员手中，以便于提醒各人员注意工程施工中的问题。如遇涉及与班组之间的经济问题，资料员应该用红笔勾勒出来，再请涉及班组负责人签字确认，同时发一份给工程预算员，以便后期与班组结算时应用，避免产生扯皮事件发生。4、监理工程师通知单：监理工程师通知单是施工单位在施工的过程中施工质量、施工工艺或建筑材料安全等出现问题时，由监理工程师发出的整改通知。在收到通知单之后，资料员应将原件保存在统一的档案盒内，然后将复印件及时发给项目经理及相关管理人员予以阅读，再由相关人员做出整改计划，整改完成之后回复给监理工程师。监理工程师在确定施工单位整改实施并完成回复之后签字确认并盖章，资料员应再保存回复后的通知单原件，与原有下发的通知单相对应存放在一起，以便于查阅。5、工程签证：工程签证是由于施工单位收到监理下发的工程设计变更、工作联系单（包括施工单位发出的工作联系单）等中涉及经济方面的问题而产生的，可作为结算的依据。因此在办理工程签证中出现的现场草签确认单、草图确认单、收方确认单等，资料员应及时向项目部技术负责人或相关责任人索要这些原件并统一保存起来，再将复印件交由工程预算员按照建设单位的规定做出正规合格的工程签证内容，原件留于工程竣工结算时使用。6、认质认价单：材料认质认价单是甲乙双方对招标文件中工程使用材料品牌价位的暂时估计进行单价确定或重新认价的结果，一般是由施工单位发给监理及建设单位。施工单位资料员在收到监理返回的认质认价单后，将有监理及甲方签字、盖章确认的原件存放于统一的档案盒内，并及时将确认后的价格汇报给项目经理及采购人员，以便他们对工程成本的控制；再将复印件交与工程预算员，以作为工程申报进度及结算的依据，原件留于工程竣工结算时使用。（三）、安全资料1、工地安全管理资料的搜集、整理与建档的管理工作，应由项目部专职安全员和资料员共同负责。搜集资料与现场检查评分的工作主要由安全员负责；资料整理分类与建档管理的工作，主要由资料员负责。2、施工现场的安全员、资料员都应具备基本的安全管理知识，熟悉安全管理资料内容，并结合现场实际情况，按照规定如实地记载、整理和积累相关安全管理资料，做到及时、准确、完善；并做到与施工进度同步相结合，与施工现场实况相结合，与规范标准要求相结合。3、资料员与现场专职安全管理人员按照现场施工安全管理分类，将各种安全管理资料及安全检查记录资料分门别类的整理在统一的档案盒内，以便于自己查阅及相关单位前来检查。4、只有把安全管理资料整理得全面、细致、严谨、可行、具有针对性并使之标准化、规范化、制度化，切实运用于施工过程之中，才能有效地指导安全施工，及时发现问题和采取有效措施，排除施工现场的不安全因素，达到预防为主，防患于未然的目的。二、资料管理程序及制度为更好的管理好档案资料，公司配备了一名资料主管统一对各项目部的施工过程资料进行不定期的检查及监督，以便于更好的掌控各个项目的资料完整情况。为确保工程资料的齐全、完整、准确，确保后期移交档案案卷合格率，使工程资料达到《建设工程文件归档整理规范》的标准及公司规定要求，特制定本制度。（一）、资料主管的管理权限1、资料主管配合协助公司人力资源部门进行各项目部资料人员的公开招聘，对应聘人员的专业知识及专业素养进行全面考查、择优录取，为公司选择优秀人才。2、近年来工程成本日益增加，为有效控制各项目部对资料方面支出费用，也为降低工程资料方面的成本，我公司对招聘录用资料员的方式如下：（1）可以选择学习房建工程专业即毕业的大学生，询问其在校的学习情况，择优录取；在其日后的工作中资料主管会经常加以培训及指导，使其尽快成为一名合格的资料人员。（2）对工程施工进度及任务较重的项目部，公司应考虑选择工作经验在1~2年之间的资料员，这样有利于工程资料同步及收集整理归档。（3）项目部资料员的工资待遇由公司人力资源部门及资料主管根据上岗人员的能力而定。（4）对于相对可以独立工作的资料员，公司规定5万平方米配备一名资料员，其余可适情况而安排项目部资料员。3、资料主管负责合理分配各项目部的资料上岗人员；对于工作能力及经验相对较强的资料员，公司会予以重任；对于在工作方面有突出表现的人员，资料主管有权向公司申请对其予以奖励。（二）、资料主管管理项目资料方式1、根据施工现场的实际情况，资料主管人员保证一星期到施工现场检查指导项目资料员工作一次；检查资料的是否同步、分类是否正确，督促资料的及时性。现场施工记录整理应真实、完整、无涂改，同时与工程形象进度保持同步。2、资料主管根据现场实际施工资料情况向公司申请资料主管自行使用的资料柜，对已经成形的资料原件自行归档整理，已保证各个部门来检查资料时做到心中有数。3、对涉及工程经济的变更、工作联系单、签证等将原件带回到公司保存，以便于工程预算人员在工程竣工结算时使用。4、资料主管应经常去各个项目部查看资料完成情况，对资料滞后的予以督促，使其资料及时跟进；对有疑问或者工作有困难的人员进行指导培训，使其所在项目资料尽快跟进，必要时资料主管应主动补齐缺失资料。（三）、学习与总结1、公司要求各项目部资料员严格遵守管理规章制度，履行以上规章制度中关于工程部资料管理方面的条目。经常总结工作中的得失，不断提高自身的业务水平。公司每月组织技术人员对施工资料进行检查点评；对做的比较好的资料在各个项目部推广学习，以提高大家的工作水平。2、公司每月定期组织技术人员进行技术交流活动；在交流活动上，大家可以提出自己在现场遇到的问题、以及解决的思路、想法；也可以跟大家分享自己在工作中的心得；让每位工作人员在快乐、向上的工作环境中成长和生活。