《物资采购管理办法》

物[2009]41号中冶集团华冶资源开发有限责任公司青岛分公司关于印发《项目物资采购管理办法》的通知分公司各科室、项目部：为适应分公司新形势下的经营活动，加强工程项目物资的采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高经济效益，依据华冶资源公司《设备物资采购管理办法》及其它有关规定，结合分公司实际，制定《项目物资采购管理办法》。现将本办法印发给你们，请认真贯彻实施。附：项目物资采购管理办法二OO九年五月四日主题词：采购管理办法通知中冶集团华冶资源开发有限责任公司青岛分公司2009年5月4日印打印：李燕校对：王守林共印30份-2-中冶集团华冶资源开发有限责任公司青岛分公司项目物资采购管理办法第一条为满足分公司经营活动需要，加强项目物资采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高经济效益，根据资源公司《设备物资采购管理办法》及其它有关规定，结合分公司实际，制定本办法。第二条物资采购范围（一）项目物资的范围包括：项目部公用设施、设备、周转材料、低值易耗品、安全文明标准化工地用料和工程材料等。（二）项目物资采购活动包括：公用设施、设备、周转材料的购置或租赁，以及低值易耗品、安全文明工地用料和工程材料的采购(以下简称物资的采购)。第三条职责分工分公司物资采购工作采用“集中与分级管理相结合”的模式，由物资设备科和项目部分别实施。具体分工如下：（一）物资设备科采购范围1、关键性工程材料的采购、调配，如钢材、商品砼等（特殊情况下由分公司临时通告）；2、所有新增设备，如电脑、打印机、监控设备、车辆等；3、低值易耗品的采购，执行分公司行[2009]029号文件《低值易耗品管理实施细则》。-3-（二）项目部采购范围1、物资设备科采购范围以外的各种工程材料；2、安全文明标准化工地用料、临时设施用料；3、项目部办公用品等。（三）物资设备科与项目部之间需进行相互委托采购时，经双方协商认可后，由委托方签发《采购委托书》，被委托方实施采购（项目施工合同中约定由业主供料或分包方自行采购的材料除外）。第四条物资需用计划编制流程：一、工程物资需用计划编制1、材料使用单位提出物资需用计划。钢材、商品砼的需用计划上报物资设备科。2、项目技术负责人审核规格、型号、材质等；3、项目预算员审核物资数量、使用部位等；4、项目经理审批并签字。二、安全文明标准化用料、施工用料需用计划编制1、项目部提出需用计划；2、分公司主管经理审批（一万元以内）；3、分公司经理审批（一万元以上）；第五条合格供应商的评价和确定：1、分公司“材料采购招标小组”作为分公司“合格供应商评定小组”；项目部须成立“项目部材料采购招标小组”和“项目部合格供应商评定小组”，组员应包括：项目经理、项目总工、项目材料员、-4-项目安全员、项目预算员、项目会计员，并报物资设备科备案。2、分公司和项目部分别对相关供应商进行评价、选择，将确定的合格供应商统一报物资设备科备案。3、工程材料的采购必须在合格供应商范围内进行。第六条物资招标采购流程1、编制物资需用计划（附件一）；2、编制招标文件（附件二）；3、市场询价（项目、物资设备科各提供至少三家报价）；4、选定合格投标单位；5、组织招标，并确定中标单位，同时填写《设备物资招标采购评审表》；（附件三）6、对中标结果进行公示；7、签定供货合同（附件五）。所有物资招标采购均要按照上述程序实施。项目物资根据其所属范围由物资设备科、项目部分别招标采购，物资设备科和项目部需派人员交叉参与招标采购全过程，并在物资招标采购评审表上签字确认。其中，由业主供料或由我方供料的材料，必须提供经过审批的物资需用计划，严禁超计划领、供料，严禁分包队伍直接到业主方领料。特殊情况下需超计划供料时，须经分公司经理批准后方可供料第七条物资合同的签订-5-（一）物资设备科签定合同流程：1、物资设备科起草合同；2、项目部审核；3、分公司主管领导审批；4、批准后盖分公司合同章，同时，物资设备科科长、项目经理在合同上签字。5、合同原件由项目部、物资设备科、财务科各存一份。（二）项目部签定合同流程：1、项目部起草合同；2、物资设备科审核；3、分公司主管领导审批；4、批准后盖分公司合同章，同时，项目经理、物资设备科长在合同上签字。5、合同原件由项目部、物资设备科、财务科各存一份。（三）在签定业主指定材料供应商或由业主代付材料款的采购合同时，必须由业主作为丙方加盖印章，以承担工程材料的质量、数量、期限、接收价格、付款等责任风险。第八条物资的验收及出、入库管理1、物资到场验收工作由项目部负责。项目材料员必须亲自到场验收，并填写《物资到货验收分类台账》、《材质证明转移记录》。根据验收结果，由项目材料员持《物资需用计划》、货物发票、出库单、合同、业主批复的认价单到物资设备科会计处办理入库手续，并挂-6-账待结算。货物发票要经过项目材料员、项目经理、物资设备科长、分公司主管领导的审核，方可办理入库手续。审核不完备的，不得办理入库。2、根据工程进度，同步办理材料入库、出库手续。禁止材料已经进场使用，出库手续迟迟不办。3、每月对分包队伍领用材料总量、总金额（应与入库总量、总金额一致）进行汇总。工程竣工时，对整个工程的材料领用总量、总金额进行汇总。分包队伍材料员、分包项目经理要在汇总表上签字并加盖印章，项目材料员、物资设备科会计签字确认。报项目预算员和物资设备科。第九条物资的认价施工合同中约定需认价的材料，由项目材料员负责业主方的认价工作。其中，分包队伍的认价工作按下列程序进行控制：1、分包队伍申报材料购买价格表；2、项目材料员审核；3、项目预算员审核；4、项目经理审批。第十条物资的付款各类物资的付款统一由分公司审批并支付。物资设备科、项目部须在每月22日前编制《物资付款计划表》（附件六），报分公司经理审批。-7-第十一条设备租赁的招标1、施工合同中约定需我方提供塔吊、人工电梯等施工设备的项目，由项目部负责组织按项目物资招标采购程序进行设备租赁招标，物资设备科、安全管理科参与。签订租赁合同时，项目经理、物资设备科长在合同上签字并加盖分公司合同章。2、塔吊、人工电梯等施工设备的安拆由项目部组织。要选择有安装资质的在建管局备案的安拆单位进行安拆工作。物资设备科、安全管理科参与监督、检查。签订安拆合同时，项目经理在合同上签字加盖分公司合同章。第十二条其它规定（一）物资设备科和项目部根据物资需用计划分别招标采购。项目部招标采购结束后所形成的全部资料应及时整理并报物资设备科备案，其中包括：物资需用计划、设备物资招标采购评审表（或类别物资比价表）、供货合同等。（二）项目材料员要熟悉本项目所有采购、租赁合同各项条款的内容，在工作中熟练掌握、规避风险。项目材料员还要做好材料采购、租赁过程中各种经济纠纷的维权工作。（三）项目材料员须在工程开工前向分包单位索要“分包材料员授权委托书”。委托书上要注明授权范围，加盖分包单位公章，要附有委托材料员本人身份证复印件，并留有材料员联系方式、本人手写签名笔迹等内容。项目材料员负责本项目部物资的建帐、管理工作，要对物资管-8-理相关资料及时整理、归档，确保整合型管理体系在项目部的有效运行。工程竣工后，项目部要对办公设施、设备、安全文明标准化工地用料提前进行维修、保养，以确保下个项目能够正常使用。第十三条本办法自下发之日起实施，由分公司物资设备科负责解释。分公司原印发的物[2008]021号文件《关于印发项目物资采购管理办法的通知》同时废止。附件一：物资需用计划表附件二：招标文件（样本）附件三：物资（设备）招标采购评审表附件四：类别物资比价表附件五：工业品买卖合同（样本）附件六：项目部物资付款计划表附件七：分包队伍材料价格确认表-9-中冶集团华冶资源开发有限责任公司青岛分公司物资采购(需用)计划表部门/单位：年月日序号物资名称规格型号(材质)单位计划数量审核数量单价金额到货时限到货地点备注1234567891011121314151617181920项目经理：项目预算员：项目技术负责人：制表：附件一：-10-建设工程材料招标文件项目名称：招标单位：日期：附件二：-11-一、综合说明1、工程概况：工程名称：工程地点：工程规模：2、招标范围：招标材料名称：招标数量：供货地点：3、招标说明：发标时间：年月日答疑时间：年月日投标截止时间：年月日时开标时间：年月日时开标地点：联系电话：二、招标要求1、投标人必须具有独立法人资格。2、投标人所提供的有关证明文件必须是原件真实可靠。3、投标中标后未经招标人同意，不得以任何形式和理由进行合同转让。三、投标须知1、投标文件应加盖企业公章及法定代表人或委托代理人印鉴，投标文件中的修改应加盖投标单位公章。投标时交1000元投标保证金，未中标者于开标后当时退款。2、标书形式：标书统一使用A4纸、一式二份。3、标书主要内容：3.1投标函、法人授权委托书；3.2材料数量清单；3.3投标报价（单价、总价）；3.5企业简介及供应承诺（供货期限、服务承诺、质量保证）-12-3.6资格、资质证明文件：营业执照、建设工程材料备案证、产品质量证明书、厂家质量体系、环保体系、安全体系认证等。4、下列情况之一者视为废标：4.1违反有关法律、法规、规章规定的。4.3提供虚假资料的。4.4投标截止时间后报送标书的。4.5书未加盖企业和法人印鉴的、标书未按标准密封。5、错误的修正5.1数字表示的数据与文字表示的数额不一致时，以文字表示的数额为准。5.2大写金额和小写金额不一致时，以大写金额为准；总价金额与单价金额不一致时，以单价金额为准，但单价金额小数点有明显错误的除外。四、投标报价报价范围：价格中包含材料费、运输费、卸车费等，为现场落地价。本批量总供货期约为年月日至年月日，在此期间，无论市场材料价格如何调整，中标后价格不做任何调整。五、合同主要条款1、质量与检验：质量符合国家标准。材料进场，随车附带产品出厂检验报告、质量证明书等，由业主、监理、施工三方共同检验，2、经复检合格后才能使用。3、违约索赔质量必须达到国标要求，由于供货方所供材料不合格等原因给招标人造成损失的，中标人除赔偿招标人损失外，并支付合同总价款的5%的违约金。4、付款方式：注明：参考和业主签定施工合同支付货款、考虑项目实际情况而定六、评标办法本次招标采用二次报价评标法，根据投标人二次报价、服务承诺、市场信誉等综合考虑评定中标人。中冶集团华冶青岛分公司（）项目部年月日-13-中冶集团华冶资源开发有限责任公司青岛分公司物资（设备）招标采购评审表项目名称：年月日招标编号：标的物名称材质/等级规格型号数量报价情况(元)投标单位开标报价议标报价备注中标单位记录人中标情况说明评标人员签字招标小组组长签字附件三：-14-中冶集团华冶资源开发有限责任公司青岛分公司类别物资比价表物资类别：单价、金额：元物资名称规格型号单位数量1、2、3、4、品牌单价金额品牌单价金额品牌单价金额品牌单价金额合计比价说明：评标人员：年月日招标小组组长：年月日注:1、2、3、4空格处填供应商,可用简称。附件四：-15-GF-2000-0101工业品买卖合同出卖人：合同编号：签订地点：买受人：签订时间：第一条：标的、数量、价款及交（提）货时间：标的名称规格型号计量单位数量单价金额交(提)货时间及数量以实际收到数量为准合计第二条：质量标准：第三条：出卖人对质量负责的条件及期限：第四条：包装标准、包装物的供应与回收：第五条：随机的必备品、配件、工具数量及供应办法：第六条：合理损耗标准及计算方法：第七条：标的物所有权自时起转移，但买受人未履行支付价款义务的，附件五：-16-标的物属于所有。第八条：交（提）货方式、地点：第九条：运输方式及到达站（港）和费用负担：第十条：检验标准、方法、地点及期限：第十一条：成套设备的安装与调试：第十二条：结算方式、时间及地点：第十三条：违约责任：第十四条：合同争议的解决方式：本合同在履行过程中发生的争议，由双方当事人协商解决；也可由当地工商行政管理部门调解；协商或调解不成的，按下列第种方式解决：（一）提交仲裁委员会仲裁；（二）依法向人民法院起诉。第十