公司物资采购管理规定[1]

杭州鹰自达塑业有限公司物资采购管理规定第一章总则第一条为保证公司采购物资质量，节约物资采购成本，提高物资采购效率，特制定本规定。第二条本规定适用于杭州鹰自达塑业有限公司物资采购全过程。第二章物资采购供应职责第三条公司的物资采购管理工作由采购部统一负责。采购物资包括公司生产所需原、辅材料、动力设备维护物资、维修物资、技改项目及其它非生产所需物资。第四条所有物资的采购必须在公司发布的《合格供方目录》中选取供货方，特殊类物资除外。第五条采购部实行物资采购全过程各环节相互配合、相互监督、分段管理模式，生产计划与采购、品质管理部与采购等职责分离。第三章物资需求计划编制、审核与提报第六条每月月初计划部物料控制人员根据当月生产计划所需原辅材料，动力设备部管理人员根据当月生产设备维护维修等需要以及其他综合管理根据部门当月办公等需求，编制车间（部门）月物资需求计划，报公司分管副总经理审核。审核后的月物资需求计划报采购部执行。第七条物资需求计划中有专门技术要求的，技术质量部应提出最终技术条件，随物资需求计划一并报采购中心，在物资采购过程中技术质量部负责协同采购中心完成物资技术谈判、物资技术协议的签订和技术评定工作。第四章采购计划编制与审批第八条采购部对审批合格的物资需求计划再次进行库房核查。经查库确系不存在或库存不足的，采购员再分类编写物资采购计划，经部门领导、分管副总经理审核、总经理审批后送交财务部。第九条生产急需物资经总经理批准后，采购中心可先询价采购，物资采购计划报批手续必须在三个工作日内补齐。第五章供应商选择与考核第十条合格供方的考核、评定及控制采购部组织技术研发部、品质管理部、生产部、财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选，建立公司供应商档案和台帐。（一）合格供方的考核、评定过程1.采购部根据公司生产物资现有供方和待开发的供方，在满足合同保证、供货能力、质量能力、资信能力的条件下进行摸底考察，提出初选供方单位。2.采购部组织公司技术研发部、品质管理部、生产部、财务部等部门对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等相关能力等方面做出评价。3.采购部组织评审小组根据综合评价资料或实地调查结果，进行分析、评审，确定合格的供方，报公司总经理或董事长批准。（二）合格供方的控制1.采购部在合格供方目录中选择供货方，并对合格供方的资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。2.采购部每年须组织评审小组进行一次合格供方的评定，对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应予以肯定，继续进入本年的合格供方目录。3.相关部门验证采购产品首次发现不合格品时，通知供方暂停发货，并按不合格品的有关规定处理，合格供方一年内两次出现不合格产品时，取消其合格供方资格。4.合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则，及时供应性价比合理的物资，经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上，取消其合格供方资格。5.合格供方与公司合作过程中，违反相关技术商务合同要求，出现产品质量问题、拖延交货时间影响我公司生产、技改的，应作好相应记录，由于供方的原因造成严重的质量责任事故，取消其合格供方资格。6.每年的合格供方目录经批准后于3～4月公布。7.重新进入合格供方的评定要求同新进入完全相同。（三）合格供方资料管理1.采购部将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。2.所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。第十一条公司其他部门不得指定供应商，因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。第六章采购价格的确定与控制第十二条采购部密切跟踪市场行情，分析研究通用物资的成本构成与市场价格变动趋势，建立价格数据库，作为确定采购价格的依据。第十三条物资采购人员对包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购的总成本进行分析比较，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购的总成本最低原则确定采购价格。第十四条公司审计监察室、财务部对采购价格的确定进行监督。第七章采购合同审批、签订与执行第十五条批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。采购部根据确定的供应商与价格，依照经法律顾问审定的标准采购合同文本拟订采购合同，认真审查产品名称、产地、规格型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款。公司对采购物资有特殊技术要求时，由采购部协同技术质量部对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审查，对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。第十六条财务部合同管理人员对合同审查后，采购部负责人、公司分管副总经理审批，最后送总经理（或董事长）签订正式合同。合同标的金额在30万元以内的由总经理签订，并向董事长说明，其余合同均需由董事长或董事长授权的人员签订。对重大和复杂合同，需报经法律顾问审查，再送公司分管副总经理审批。第十七条财务部负责合同的管理，建立合同台账。第十八条物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同的执行情况，合同执行完毕及时核销。第八章运输及保险第十九条采购部与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运输方式及运输发生途耗、毁损、丢失的相关责任，并根据不同的交货方式确定保险责任。对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。第二十条采购部按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。第九章质检入库第二十一条物资的入库验收须有物资采购人员、技术质量管理人员、库房保管员三方参加，按核准后的采购计划，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。第二十二条所有物资入库前，由采购部组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品，应隔离、标识并做好记录，由采购部按不合格品处理程序进行处理。第二十三条专业技术要求高的机器、设备及备件的入库验收由采购部组织相关采购人员、技术人员对设备的名称、数量、型号规格、随机备品备件、随机资料等逐项进行验收，完全符合合同中的各项要求后方能出具物资到货验收合格单。第二十四条生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合格证的验证，做好物资入库记录，并对库存电子数据及时更新。第二十五条物资的验收票据、合格证、计量单、机器设备随机档案资料等由采购员负责收集管理。全部技术资料由采购员负责交公司综合管理部档案管理人员归档管理。第二十六条物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。第二十七条物资验收质量不合格由采购部负责出具不合格品处置报告，公司分管组总经理批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔等事宜。第二十八条对符合要求的合格产品办理验收入库，限额内的数量损耗由财务部及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。第十章发票的审批第二十九条采购部收到发票后，采购员持票到库房和保管员核对后在发票上经办人处签字，然后将入库单附后，交由物资采购中心负责人审核、公司分管副总经理审批后到财务部办理报销事宜。第三十条财务部认真审核，根据业务内容进行相应的帐务处理。第十一章货款支付、核算记账第三十一条合同约定有付款方式的按合同约定付款；大宗、常用材料，当月供货，当月开票，隔月付款；低值易耗品按月结算付款。第三十二条每月末采购部根据采购合同约定或公司相关的付款规定,编制月度付款计划。月度付款计划经公司分管副总经理根据月度资金会议决定审核批准后报财务部。第三十三条财务部根据经过批准的付款申请支付款项，并进行账务处理。第三十四条财务部应严格执行相关制度和规定，正确核算物资采购成本、库存成本，并进行相应的帐务处理；与仓库部门定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。第十二章经营活动分析第三十五条采购部定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、市场供应供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。第十三章附则第三十六条本规定由市场部负责解释。第三十七条本规定自下发之日起施行。