污水处理厂药品药剂管理制度

XXXXX污水处理厂药品药剂管理制度第一章总则为进一步加强药品药剂管理，规范和完善药剂管理和使用机制。建立污水处理厂生产运行中药品药剂的采购、运输、验货、库存、使用等各个环节的操作，特制定本制度。要求各水务分（子）公司、厂根据本制度和结合厂里实际情况建立本厂药品药剂管理体系，可补充、细化相关内容并实施到生产运行中去。第二章生产药品药剂的计划管理1、药剂计划一般包括：药剂需用量计划、采购计划、配送计划、完成情况跟踪、实际采购量与计划量差异分析和改进等。（1）药剂需用量计划是药剂采购计划的依据。药剂用量计划应由各项目公司每月25日前向水务中心提出《药剂供应计划表》，水务中心每月28日前审批完后，提交给XX公司调度员，XX公司调度员接到《药剂供应计划表》后一个工作日内提交给XX公司负责人审批，XX公司按照时间约定供货到各污水厂。详见《药剂供应计划表》（2）药剂计划的调整在药剂使用过程中，由于变更计划、需增减或更改药剂，由项目公司向水务中心提交《药剂供应计划表》，经水务中心批准后提交给XX公司调度员。由XX公司及时调整采购计划。（3）药剂采购计划由项目公司根据药剂用量计划结合库存情况制订，经项目公司领导审批并报水务中心审核完毕后，提交给XX公司进行配送。（4）XX公司收到《药剂供应计划表》后，应向药剂生产商发出《供货计划表》并及时催促药剂生产商供货，将具体供货信息反馈给-1-项目公司的材料员或收货人员，以便于项目公司了解药剂供应情况。定期对实际采购量与计划采购量进行对比分析总结；2、编制药剂计划的原则和要求（1）各项目公司根据生产任务和进度要求进行编制，由水务中心汇总审批后递送到XX公司。（2）药剂计划必须结合生产计划编制，保证生产建设需要，防止积压浪费。同时应根据生产进度及时调整，组织合理储备，防止停工待料。（3）编制药剂计划时，应按XX公司统一的《药剂供应计划表》填写，在《药剂供应计划表》中应明确药剂名称、药剂型号、原来库存量、最迟到货日期、数量，计量单位、送货地点等指标，力求概念清晰，配送方便。第三章生产药品药剂的供应管理及合同签订1、药剂的供应及调度《药剂供应计划表》由项目公司填写，经项目公司领导审批后，报送到水务中心审批。审批完成后由水务中心递交（以传真的形式）给XX公司。XX公司调度员收到水务中心审批后的《药剂供应计划表》后，一天内进行复核，同时填写《药剂采购表》报XX公司领导审批。《药剂采购表》经XX公司领导审批后，立即提交并通知药剂生产商供货。XX公司收到水务中心递交的《药剂供应计划表》后，按照约定时间供货到现场。并通知项目公司领导和药剂验收人员具体的时间，地点，数量，以方便接收和共同验收。2、XX公司药剂的供应范围包括：集团公司所属项目公司需要的所有药剂。3、供应的药剂原则上必须是进行招标程序中标厂商的产品。4、药剂合同的签订及付款(1)XX公司在每次招标完成后，对部份项目公司直接与药剂厂-2-商签署合同并支付货款的，按照招标文件的规定，在入围的厂商中确定各项目公司的药剂供应商，形成采购合同初稿，并上报集团公司审批，经审批后形成采购合同定稿，再由XX公司交由项目公司与药剂供应商签字盖章，完成后由XX公司分送项目公司与药剂供应商。其余继续由XX公司对药剂厂商签署合同并支付货款的，仍然按照原来的方法管理。（2）对部份项目公司直接与药剂厂商签署合同并支付货款的，药剂款的支付由XX公司经办，付款申请单由XX公司根据项目公司的要求制作，经项目公司库管，财务和负责人审核后，由XX公司报水务中心审批。审批完成后由XX公司送项目公司，项目公司按审批后的金额对外支付。第四章生产药品药剂的现场管理和验收1、药剂验收人员组成药剂验收人员由XX公司材料员、各项目公司指定的药剂验收人员、各项目公司财务负责人或财务人员组成。XX公司没有设置材料员的项目公司，由集团财务中心指定当地项目公司财务负责人或财务人员负责验收。2、药剂验收应同时做好质量证明文件验收和实物验收，实物验收包括质量验收和数量验收。质量证明文件验收无误后方可进行实物验收，质量证明文件包括：出厂合格证原件以及相关检验检报告；每检验批次/车次，凡质量证明文件不合格或不全的，一般不得进行实物验收。特殊情况先行实物验收的，应及时予以补办质量证明文件验收。3、药剂质量验收应做好外在质量验收和内在质量验收，内在质量验收应按规定通过检测机构取样进行必要的试验检测。检查外形是否符合规格、质量要求，检查表面包装有无破损等异状以及数量偏差等缺陷。外观质量检验，通常采用抽验的方法。抽验的药剂要有代表性，并做好抽验检查记录。-3-4、药剂数量验收应采取有效的验收方法，力求验收误差最小化。（1）按重量结算的药剂复核厂家送货重量外，还要称量到场重量，测定出每批的送货重量与收货重量之间的偏差与国标重量进行比较，作为调整结算的依据。（2）计件药剂的验收，要求做到全部清点件数，应做到交接双方人员当场清点数量并记录。（3）在数量验收中，如发现有数量短少或溢增的药剂，要填写记录并及时通知厂家处理。（4）数量验收过程中，厂家必须提供送货单，如过磅单、等计量原始凭证，附在药剂验收交接单后备查。（5）原则上每批药剂必须抽检。（6）项目公司在收到药剂后，要妥善保管，安全使用，严格按照国家颁布的相关药剂安全技术说明书的要求进行储存、使用、厂内运送、处置等。（药剂的安全技术说明书，项目公司在网上下载自己对应的部分，并在现场张贴、公示）。项目公司（包括XX公司）涉及的部分药剂纳入了国家管控范围，要按照国家规定办理相关运输、储存、使用等资质手续，如属危险化学品药剂，要到当地安监部门办理手续，如属易制毒的化学药剂，还要到当地公安部门办理手续，必须严格遵守国家相关法律法规。5、药剂验收签证（1）采用计重验收的药剂，必须过磅提供过磅单，过磅单必须由药剂厂商送货人员、财务中心派驻的材料员与项目公司指定的药剂验收员共同签认。财务中心没有派驻材料员时，由项目公司指定的药剂验收员签认。（2）每批到货药剂经核实纸质文件和实物数量无误后，须由药剂厂商送货人员、XX公司派驻的材料员、项目公司药剂验收员签收留存。验收单一式三份，药剂厂商、XX公司、项目公司各存一份。6、药剂入出库药剂验收完毕后，项目公司应该按照规定办理入、出库手续。-4-第五章生产药品药剂的退货管理1、药剂退货及异议处理（1）药剂质量检查不符合规范或达不到要求时，材料员应通知供货厂商。（2）供货厂商对质量检验有异议时，可派人见证取样检查或送具有相应资质的部门进行检查，并以新的检验结果为准。（3）由于药剂质量问题影响水处理质量或造成安全事故时，应由XX公司按合同约定对药剂供方提出索赔要求。（4）双方对索赔要求协商无效的情况下提出法院仲裁。（5）对药剂出现的质量异议情况及相关处理办法进行会签并备案保存。第六章生产药品药剂的台账管理1、药剂台账包括计划台账、采购台账、现场到货验收台账、出入库台帐、合格证质保书台账；（1）计划台账要求：药剂计划由项目公司提出，XX公司领导审核同意后保存纸质版，并建立电子档计划台账，当遇到变更后及时调整药剂计划。（2）采购台账要求：纸质版必须经XX公司领导审核确认，然后按照时间顺序装订保存,电子版要求按单位分项建账统计。（3）现场到货台账：现场到货台账要以到货的送货单和项目公司交接表为依据，编制到货台账,做到日清月结。（4）出入库台帐：财务中心派驻的材料员必须做好每日药剂消耗情况，每周必须做好纸质《周药剂消耗报表》。（5）药剂合格证质保书台账：每一批货都必须统一编号，按照顺序编制合格证质保书台账，要求确认每一批药剂、每一个厂家，做到每个项目公司使用的药剂具有可追溯性。2、要求每一种台账都有原始依据，做到准确无误，原始依据装-5-订整齐，方便查询。第七章化验室药品药剂采购、出入库制度1、由化验班长提出采购计划，采购员（或者厂里制定人员）负责办理，财务全程参与询价和议价。2、原则上以集中计划办理采购较为有利，使用部门每月底前依据工作计划报下月申购单，明确申购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、使用日期等。采购部门核对库存量后，作出集中采购计划，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，精选三家（独家生产的特殊物资或专利产品除外）以上的供应商进行产品的书面比价，经比价分析后向供货商进行议价，确定优质价廉的供货商。询价、议价程序结束后，经各厂分管、主管领导书面同意方可定价，进入采购程序，否则不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。3、凡使用量较大的材料、药剂等，使用部门应事先确定使用量，依需要提出申购计划。需要签订采购合同的，采购合同签订由各厂指定或授权委派专人负责，否则视为无效。4、凡是最低采购量超过申购量的，采购经办人员在议价程序后，应在采购单中注明，生产材料经运营部长签字确认后上报。5、采购人员接到申购部门联络的紧急采购情况，运营部长应立即安排采购人员先行询价、议价，待接到申购单后，优先办理。特殊情况，可电话请示相关领导同意后优先采购，但必须2个工作日内补办相关手续。6、采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，即向厂商订购，并确定交货(到货)日期。7、若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。8、未经厂分管、主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购责任人必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。-6-9、采购完毕，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，采购员、保管员进行质量验收，验收过程应比较所收物资与采购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收后开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途、签字）。入库单必须通过签字后，随同购货发票或收据才能由分管、主管领导签字，最终到财务部办理报销手续。10、超过采购申请数量的，应经分管和主管领导批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。11、采购完成后，评估供货商能力，选择供货质优价廉的供货商签订协议，如果供货质量和价格稳定，采购过的物资可以不经询价和议价程序直接采购。如有变化，需重新进行询价和议价程序。12、使用单位负责人就所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。13、使用过程中，若发现异常情况，使用部门负责人应立即附异常情况的报告资料，通知采购人员处理。14、凡有意或无意购买假冒伪劣物品在生产上造成损失的，由采购人员承担损失；由此发生安全事故的，包赔一切损失并追究法律责任。第八章药剂档案管理1、项目公司要加强药剂档案管理工作，设专职或兼职人员负责。2、药剂档案的内容。包括：《药剂需用量计划》、《采购计划》、《采购合同》、《合格供方名录》、《药剂（设备）交接表》、《药剂消耗表》、《药剂动态帐》、《药剂合格证书及质量检测报告》及药剂供应商管理考核的各种资料。3、药剂档案的建立。药剂档案应及时，每月收集整理一次，要及时粘贴药剂原始凭证，药剂消耗表，财务对帐单并装订成册。-7-第九章药品药剂安全管理制度1、化验药品、絮凝剂、盐酸、氯酸钠、聚合氯化铝均属于药品药剂，因其具有不同的化学、物理性质在使用中均会引起人身伤亡。2、药品药剂必须按照其性质和储运要求，严格按照相关规定进行存储。3、药品药剂的存储必须统一管理，指派责任心强熟知药品性质和安全防护知识的人员承担。4、装卸人员应按危险品性质，佩戴相应的防护用品，搬运时轻拿轻放，严禁撞击和拖拉、倾倒，所用扳手等工具应为铜、铝合金等。5、盐酸等液体危险品装卸时，要严格执行防静电的有关规定。往储蓄罐输送液体前，必须认真检查输液管道的管路，输送泵和电器是否于正常状态，并按要求启动闭阀门，并随时检查液位，防止遗漏，灌装时要认真负责，灌装完毕桶盖应拧紧，防止跑、冒、滴、漏、洒落地面的物料要及时处理，清理干净，不得留有残液。6、药品药剂存放仓库，必须严格执行出入库发放制度。7、药品药剂包装容器应当牢固、密封、发现破损、残缺、变形和物品变质等情况，应立即进行安全处