合同管理规范

合同管理规范1目的规范公司合同管理工作，确保公司签订的合同合法、有效，降低或避免因合同风险带来的经济损失。2适用范围本规范适用于广东XX科技有限公司所签订的各类合同（劳动合同除外）。3定义3.1本规范中所称的“合同”：指以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的法律文件（含债权合同和物权性质合同，不含劳动合同），形式包括但不限于协议、合约、契约、订单、确认书等。3.2本规范中所称的“合同文件”：是指与合同的签订、履行、变更、解除及纠纷处理相关的法律性文件。4内容4.1总则：4.1.1公司各部门不得以自己的名义对外签订合同。4.1.2合同应当采用书面形式确认。4.1.3凡国家或本公司有标准文本或示范文本的，应当优先适用，并应按照标准文本或示范文本的要求填写。4.1.4如无国家或公司标准示范合同文本的，合同的起草工作应争取由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确，条款齐全、权利义务清楚。4.1.5合同正式文本应当打印或印刷制成。合同文本原则上应使用中文，涉外合同诸如技术转让、服务、销售代理、年度长期合同等应优先考虑适用中国法律，但涉及至对外贸易时可按国际通行规则订立英文合同。合同存在两个或两个以上版本的，应在合同中约定以其中一个版本为准。4.2合同管理：4.2.1人事行政部为公司合同的管理单位。4.2.2合同审核实行分类专项管理，财务部负责合同的财务审核，相关业务部门负责合同的业务审核工作。4.2.3公司的业务、财务、法务人员（公司未设专职法务人员时由公司法律顾问承担相关职责）有权依据各自职责对合同进行审核监督，相关部门应给予支持和配合。4.2.4公司合同管理实行承办人责任制，相关部门的承办人应对其职务行为负责。4.3合同的订立：4.3.1合同签订前，合同承办部门须确定一位具体负责的承办人。重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员会同经济、技术等专业人员组成谈判小组参加，必要时外聘法律顾问参与合同谈判。4.3.2合同签订前，合同承办部门承办人应对合同另一方当事人的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品、服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。4.3.3合同的审批程序：合同承办人准备好合同草案及合同有关资料→填写《合同审批表》→合同承办部门负责人审核→财务部负责人审核→（法务人员审核）→人事行政部审核→根据签批权限呈总经理、董事长、董事会审批。4.3.4合同的签具权：4.3.4.1公司的法定代表人具有合同的签具权。4.3.4.2公司法定代表人因客观原因无法行使合同签具权时，可签署书面授权委托书由其指定的授权代表代为行使。授权委托书应载明授权代表姓名、授权权限、授权期限，并由公司法定代表人签字方可生效。在无明确书面授权的情况下，任何人不得擅自对外签署合同。4.3.4.3授权代表应按照授权人的意图和公司相关制度的规定行使合同签具权，法定代表人须对授权代表的签具行为负责。4.3.5合同审核人员对出具的意见负责。审核的意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对合同审核。4.3.6合同承办部门负责人、财务人员、法务人员在审核合同草案时，可根据需要要求承办人提供与合同相关的补充证明材料，承办人应予以配合。4.3.7对各审核部门审核意见不齐备的合同草案，签具人或授权代表应拒绝签署。4.3.8合同承办部门负责人对合同审核的内容包括：4.3.8.1合同的经济性：（1）市场供应、需求情况经调研属实；（2）市场供应、需求价格预测可靠、合理；（3）应予考虑的其他经济因素。4.3.8.2合同的技术性：（1）技术依据真实、可靠；（2）技术措施完备、可行；（3）技术标准和参数科学、真实、可行。4.3.8.3合同的可行性：（1）整体项目技术具有可靠性；（2）经济效益或社会效益具有真实性；（3）合同履行具有可操作性。4.3.8.4合同的安全性：（1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；（2）无损公司商誉、商业秘密及其他利益；（3）合同承办部门认为必须审核的其他内容。4.3.9财务部对合同审核的内容包括：4.3.9.1合同涉及资金的使用符合公司统一的资金调度计划。4.3.9.2资金、资产的合法性：（1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；（3）资金、资产的用途及使用方式合法。4.3.9.3价款、酬金和结算的合理、合法性：（1）价款、酬金的确定正确、合理、合法；（2）资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；（3）资产、资金使用效果的财务可行性；（4）与资金、资产等有关的其他事项。4.3.9.4财务部门认为需要审核的其他内容，如发票开具条款等。4.3.10法务人员对合同的审核内容包括：4.3.10.1合规合法性：（1）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；（2）内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及公司经营策略与计划，无规避法律行为，无显失公平内容；无明显属于采取欺诈、胁迫等手段订立合同的情况；（3）形式合法，订立合同的形式符合法律规定要求；（4）签约程序合法，订约等有关程序应符合有关法律、政策的规定。4.3.10.2严密性：（1）合同条款完整、齐备；（2）文字清楚准确，不致产生歧义；（3）设定的权利和义务具体、确切；（4）相应手续完备；（5）相关附件完备；（6）附加条件适当、合法。4.3.11人事行政部对合同的审核内容包括：4.3.11.1合同承办形式审核：（1）承办人无误；（2）符合公司规定程序；（3）各审核部门审核建议书齐备；（4）合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。4.3.12合同审批完成后，由法定代表人或授权代表签署。4.3.13合同承办人向有关部门提交合同草案时，应预留至少2个工作日供其审核，同时审核人、审批人必须在接到合同草案后2个工作日内回复意见。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，向合同承办人说明情况后可以适当延长，但延长后累计审核时间最长不得超过10个工作日。涉外、重大合同的审核时限累计最长不应超过20个工作日。4.3.14各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件资料退还承办人。合同承办人修改之后应将修改后版本连同原版本一起重新提请审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。4.3.15合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供有效的担保。其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体或个人，并应对担保人进行必要的审查。4.3.16法定代表人或授权代表签署合同后，由公章管理人员将合同文本加盖公章或合同专用章。4.3.17合同必须呈报上级主管部门登记、批准或报工商管理部门鉴证、公证处公证的，应办理有关手续。4.4合同的履行：4.4.1合同依法成立，即具有法律约束力。履行合同的部门必须严格履行合同所规定的义务，积极行使合同赋予的权利。4.4.2合同履行涉及公司多个部门的，合同承办人应当及时、准确地向有关部门告知合同履行时需要协助的内容，有关部门应予以积极配合。4.4.3合同依法签订生效后，合同承办人员应及时检查、了解履行情况。发生问题及时处理，并向合同承办部门负责人汇报。4.4.4公司员工发现对方不履行或不完全履行合同时，应立即通知承办人。承办人应在法定、约定或合理期限内以法定、约定或没有此种规定时以书面方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，合同承办人亦应在法定、约定或合理期限内以法定、约定方式或以书面方式予以答复。4.4.5向对方提出异议的文件和对对方提出异议的答复文件须经法务人员审核，并报人事行政部备案。4.4.6签订合同后，应当积极、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承办人应减少损失，并由合同承办人于3个工作日内通知对方。4.4.7遇有不可抗力等影响经济合同履行的因素时，应当及时将有关情况向所在部门、人事行政部、法务人员及公司领导报告，并由承办人于不可抗力事件发生3日内以书面形式通知对方，并收集有关证据。4.4.8合同订立后，不得因合同承办人的变动而影响合同履行。在合同履行过程中，合同承办人变更时，应办理交接手续。4.5合同的变更和解除：4.5.1合同在履行过程中，需要进行变更或解除时，应与对方协商一致进行变更或解除。法律有特别规定或合同有特别约定的，依据法律规定或合同约定。4.5.2变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。4.5.3变更、解除合同时，应在法律规定、合同约定或合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告并限期答复。4.5.4合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请所在部门、人事行政部、法务人员处理。变更、解除合同应当采用书面形式。4.5.5合同变更、解除应注意以下事项：4.5.5.1主体变更、解除应征得合同各方同意。4.5.5.2有担保条款的合同变更，应征求原担保单位或个人的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章或签字。4.5.5.3经登记、批准、鉴证、见证、公证的合同，变更协议应重新登记、批准、鉴证、见证、公证。4.5.5.4合同中订有保密条款或附有保密协议的，合同解除后，其效力并不受影响。合同变更时，如果涉及到双方当事人的变更或合同内容的变更，应变更保密条款或保密协议。4.5.5.5联营、承包经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。4.5.6变更、解除合同的协议在达成之前，根据实际情况，应采取继续履行、补救或中止履行等措施。4.6合同纠纷的处理：4.6.1合同在履行过程中发生纠纷的，应按《合同法》、《民事诉讼法》等有关法律、法规和本办法处理。4.6.2处理合同纠纷的原则：4.6.2.1及时处理。4.6.2.2双方协商解决。4.6.2.3维护公司合法权益。4.6.3纠纷发生后，承办人应及时向所在部门、人事行政部、法务人员和公司领导递交合同纠纷说明，同时应迅速收集下列有关证据(原件或复印件)：4.6.3.1合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等)。4.6.3.2送货、提货、收货、托运、验收、发票等有关票证票据。4.6.3.3货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目。4.6.3.4作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等。4.6.3.5证人证言。4.6.3.6其他证据材料。4.6.4法务人员根据情况，在5个工作日内提出处理意见，提交公司领导审批。4.6.5合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖公司公章。4.6.6对经协商无法解决的纠纷，如属对方过错或违约，经总经理同意，法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉；若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉，法务人员应积极参加仲裁或应诉，并应当在5个工作日内提出参加仲裁或应诉意见，提交总经理审批。4.6.7纠纷处理完毕后，由法务人员负责向总经理报告。重大合同的纠纷处理，应随时向总经理及董事长报告进展情况。4.6.8处理合同纠纷，应特别注意下列问题：4.6.8.1证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时向法院申请采取证据保全措施。4.6.8.2发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，及时向法院申请采取财产保全措施。4.6.8.3做好合同纠纷实况记录，存档备查。4.6.8.4凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责令其提出补救措施。4.6.9双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书及法院的调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交法务人员、合同承办部门、人事行政部收执，督促该文书的履行。4.6.10对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的，合同承办人应及时通知法务人员、人事行政部。4.6.11对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书，公司