人事档案管理实施细则

人事档案管理实施细则一、总则1.目的第一条为了提高档案管理水平，建立和完善科学、规范的公司人事档案管理，理顺劳动关系的变动转移程序，做好个人档案的收集、整理工作，有效地保护和使用档案，特制定本实施细则。2.原则第二条人事档案管理按照“一人一号、一人一档、专人负责、规范标准。”的原则，由人事行政部门负责人事档案的归集和管理，以保证档案完整与安全。人事档案属永久性保存档案，任何部门或个人不得销毁或丢失档案。3.适用范围第三条本实施细则适用于公司全部职员。二、分则（一）人事档案的建立第四条凡是公司的职工，人事行政部门应为其建立个人档案编号和档案卷宗，并按公司档案规范进行分类管理。第五条为了方便人事档案的归档和查询，本着“简便、有效”的原则，对公司人事档案进行统一编号。编号由两部分组成：第一部分为公司代码，即公司名称中“雪峰”的大写拼音字母：XF；第二部分为个人编码。例：张三个人编号为0001，则张三的人事档案编号为XF0001。第六条人事档案是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料，主要包括入职档案、履职档案、离职档案等，具体如下：（1）入职档案：员工编号：序号名称内容摘要备注（页码、有无）1应聘简历2应聘资质身份证、户口簿、学历证书、专业技术证件等3健康证明4面试通知书5应聘登记表6面试评价表7录用通知书8入职登记表9劳动关系解除或终止证明与上一家供职单位解除或终止劳动关系的证明10入职手续交接单包括新员工报到手续表、物品领用单、交接单等11劳动合同书包括劳动合同、特别约定、保密和竞业限制协议12职位说明书13规章制度包括员工手册、规章制度等14培训服务期协议15担保书16声明书（2）履职档案：员工编号：序号名称内容摘要备注1转正申请书2转正同意书3技术资质在职期间是否获得相应专业技术或职称等4请假条5基本考核情况6绩效考核情况7培训情况8岗位变动9工作地点变动10薪酬变动11年度工资发放表12奖励、处罚13年度体检14年度社保缴费表15劳动合同续约书（3）离职档案：员工编号：序号名称内容摘要备注1辞职申请书2辞职批准书3开除、解除、终止劳动合同通知书4离职交接表5停缴社会保险同意书6保密与竞业限制确认书7离职评价表8910第七条在制作上述人事档案资料时，应当按照序号和名称放入相应档案内，并在备注中注明页码，存有资料的一栏在备注中画“√”，无相应资料的留空不填。装卷应按档案分类统一装入“档案袋”中，在档案袋上写明员工姓名、档案编号，并按档案类别顺序存放在相应的档案柜中。第八条人事行政部按档案编号、姓名为每位职员建立“人事管理信息表”，并将员工个人基本信息录入表中，具体包括编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证、入职声明、入职前经历、劳动合同签订时间、社会保险购买期间、员工考核、竞职、奖励、处罚等信息。第九条员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。有关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末，对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。（二）人事档案的管理第十条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。第十一条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案保管应保持清洁，整齐和适宜的温湿度，做好防火、防潮、防盗的保护措施。第十二条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。第十三条职工本人有正当理由需要查阅档案的，须填写《人事档案查阅申请表》（附后），经过部门负责人和人事部门负责人同意的，能查阅本人的人事档案，任何他人的档案概不查阅。人事档案查阅申请表档案号姓名查阅时间查询原因：查阅□（）复印□（）其它□（）查阅人签字查询情况：部门负责人人事行政部负责人第十四条经理及以上人员可直接借阅所管部门员工档案，跨部门借阅员工档案需附总经理审批同意的签字，具体见《人事档案借阅表》附后）。借阅需在“档案借阅登记本”上登记，不得私自复印员工档案，确因工作原因复印的须经人事部经理批准后由人事部操作复印。人事档案借阅申请表借阅人部门借阅时间借阅原因：□（）□（）□（）借阅期限借阅人签字借阅情况：是否复印：人事行政部负责人总经理第十五条借阅档案者应在规定借阅期内按时归还完整的档案，逾期者按每天20元进行处罚；如将借出的档案丢失者，必须承担因档案丢失的全部损失（包括但不限于资料本身、因丢失资料导致劳动争议的赔偿等）。第十六条人事行政部档案管理人员应严守档案机密，不得擅自泄漏或传播员工个人资料信息，人事行政部遗失档案的，除相应处罚外，必须承担因档案丢失的全部损失（包括但不限于资料本身、因丢失资料导致劳动争议的赔偿等）。第十七条本实施细则由人事行政部负责解释，经公司职工代表大会审议通过经公司总经理签字之日起生效。四川****有限公司2014年月日