行政公文语言

一、公文的语言公文是靠规范得体的语言表达写作意图和主题思想的。撰写公文必须适应公文体裁的特殊要求，熟悉公文的语言规范，掌握公文专门用语的使用要领。上行文的语言，应尊重而不阿谀讨好；下行文的语言，应谦和但又不失度；与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商量，互相尊重；惩戒坏人坏事的通报，语言应言之凿凿，义正辞严；表彰好人好事的决定，语言则应热情、稳实；对上级的情况报告，不必有过多的宣传议论；对下级布置工作的通知，又不可过于原则、空洞，应实实在在，切实可行，有可操作性；有选择地使用模糊词语、委婉用语，有时反使应用文书的语言更得体；语言还应随社会的变化发展而有所变化，与时俱进。从总的方面看，应用文书语言大都比较庄重、通俗，是大众化的书面语言，较少用口头语言和方言。公文语言的特点•（一）实用性•（二）实义性•（三）陈述性•（四）规范性•（一）实用性实用语言与文学语言；现行行政公文语言是一种实用性语言，重在准确地传达发文机关的意图，有效地处理实际公务。给人的感受是准确、庄重、实在、简洁。文学语言：描绘性地表现审美意向和艺术情感•（二）实义性公文语言：必须准确传达公文的实际内容和对象，其词语概念及其内涵能被社会群体共同认可和统一理解，它所指的是实际事物的含义即本义。文学语言：具有引伸义、比喻义、想象义等。•（三）陈述性公文语言：言语朴实、语义明确的陈述性语言，具有“显性”作用。它用概括说明和直述不屈来交代事项。文学语言：描绘性、情感性语言。•（四）规范性公文语言：规范化的书面语言，严格遵循语法规则和组合规则。不用口语、方言、俗语；为使语言简洁，往往使用各种惯用语。文学语言：强调独创的个性化语言。惯用语•称谓用语：我、本，你、该……•经办用语：引述处理的时间及经过情况的词语：经、业经、已经、前经、兹经、拟经•引叙用语：引述来文时的用语：前接、近接、悉、惊悉、查、兹有•期请用语：表示期望或请求的敬辞：敬请、务请、希•征询用语：表示询问上级意见的词语，当否、是否可行、妥否、如无不妥•承转用语：用于承上启下的过渡词语，为此、综上所述、有鉴于此•期复用语：表示请示答复的词语，请批示、请复、请指示、请核准、请批准•收束用语：为荷、为盼、为要，特此通知（通报、通告、函达），此复等•引据用语：引出行文依据的词语，为了、关于、根据、通过1、用词表意要准确。（1）注意同义词、近义词等的区别；（2）使用书面语言，不用口语；（3）使用标准语言，不用方言；（4）仔细区别词的感情色彩；（5）语言具体，言之有物；（6）用词准确，反对使用模糊词语。[例1]：国家工商行政管理局于1985年7月发了一个通知，规定“商品使用注册商标必须在商品和包装上标明企业名称或地址”。[例2]：《石油库管理规定》中有“不能抽烟”、“不准抽烟”、“严禁抽烟”等三个概念。2、句子表述要准确。要合乎语法，合乎逻辑，合乎事理。（1）成份要完整（2）造句要符合逻辑（3）词语搭配要恰当（4）正确使用标点[例]：某饮料的说明书中写道：主要成分：水、糖、山楂、乌梅、人参等10多种天然植物。3、数据引用要准确、清楚、统一、规范农历初一至初7放假。该县企业所得税收入完成95.6万元，比去年增长百分之十三。——同一篇文章中数字体例要统一“21世纪”，“90年代”，“1983年5月23日”，“星期五”——表示公元的世纪、年代、年、月、日、时刻均需使用阿拉伯数字，星期则用汉字。“3、4天”“七、八种”——邻近的两个数字并列表示概数时，应用汉字书写，数字之间不用顿号隔开。正确写法为“三四天”。“二”与“两”的使用相同处：作“度量衡”单位时可以通用。不同处：（1）序数、小数、分数只能用“二”、不能用“两”。（2）概数和一位数的基数用“两”，不能用“二”。定数与约数定数表示肯定的数，如1、20、1/5、5倍等；约数表示不肯定的数，如“80左右”、“20上下”等。书写时，不能把定数和约数杂揉在一起。“增加”和“减少”增加时要把除原数以外的“增加数”和增加后的“和数”表达准确，减少时要把除原数外的“减少数”和减少后的“差数”表达准确。“增加、减少”加“到、至、为”是“增加、减少”后的“和数”，即底数和增加、减少数之和、之差。增加、减少+带“了”或不带“了”是用来说明除原数外的“增加、减少”数，即是净增数、净减数，不包括底数。“以上”和“以下”习惯上“以上”或“以下”等词语已包括前面的本数在内，不能把本数排除在外。★用“不足、不满、不够、不到、小于”等词同“以上”配搭，包括本数；★用“超过、大于、多于、满”等词同“以下”配搭，也包括本数。★把本数单独写出，表示“以上”、“以下”是排除本数的形式。•清末满清政府向德国贷款修筑胶州铁路，德国•提出的先决条件之一是：沿铁路线左右共15•公里的范围内，德国享有地下矿产的开采权。•但在合同文本中却写成“沿铁路线左右15公里。”书写年、月、日时可以使用阿拉伯数字。年份不可简写。书写星期几时，一律用汉字，如星期六。记数与记量，一般应用阿拉伯字。书写时，4位和4位以上的数字，采用国际通行的三位分节法。5位以上的阿拉伯数字，可改写为以万、亿作单位的数。一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义的一位数（一、二……九）可以用汉字。数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语等，书写时应当用汉字。如：十滴水、三叶虫、九三学社。邻近的两个数字（一、二……九）并列连用，表示概数（连用的两个数字之间不得用顿号隔开），书写时，应当用汉字。如：三四斤七八天语言文字不规范语言文字1长篇大论，语言重复。2语法、逻辑错误。3用词不当4语序不当5句子成分残缺6表意不明6表意不明8有错别字语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。有的句子意思表达得不明确，易引起歧义。或是自相矛盾。有的业务部门给上级的报告有七八千字，语言不简练，拖泥带水，前后重复。或者是画蛇添足，浪费笔墨，一篇请示，说明困难，讲清理由，请示问题后，又接着发了一番议论，表了一通决心，这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性，没有新东西。提出的要求比较虚，比较空，缺少具体的目标、要求和措施。语言文字不规范搭配不当关联词不当褒贬不分使用口语搭配不当指句子成分之间搭配不当，主要有主谓搭配不当，动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。如：扎实做好误为非常做好等。常用关联词：“虽然……但是……”（转折），“只有……才……”、“只要……就……”（条件）等等。有些词语带有一定的感情色彩，凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的，称为褒义词，反之，属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。公文的语言要求庄重、平实，应使用规范化的书面语言，尽量不用或少用口语，更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比：不然－－否则，马上－－立即，爸妈－－父母，见面－－面洽，收到－－收悉，打算－－拟，吃饭－－用餐，走路－－步行，给－－给予，偷着－－私自，等等。语言文字不规范7、“备”与“倍”4、“必需”与“必须”9、“权力”与“权利”8、“截止”与“截至”6、“的”、“地”、“得”2、“相”、“象”、“像”5、“做”与“作”3、“长”与“常”1、“分”与“份”从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报“扫得干干净净”。相：主要指相貌、外观、姿态。常用词：照相、相貌、亮相、长相、真相。象：主要指形状、样子、模仿。常用词：现象、景象、气象、印象、象征。像：主要指与原物相似的图像。常用词：雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。尤其是成语，多写成“作”，如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做出贡献、做出成绩、做出榜样等。另外，还有一些固定或约定俗成的词和用法，比如：作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作；做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。截止：到期停止。例如：“到××日截止”。截至：到……为止，相当于“截止到”。例如：“截至9月末”（不能写成“截止9月末”，也不能写成“截至9月份”）“必需”表示一定得有、不可缺少的意思，多用在名词前面作定语，也可以当动词，作谓语用。“必须”表示一定得那样做的意思，通常用在动词前边作状语。如：金融机构经营存款业务，必须缴存存款准备金。“权力”表示政治上的强制力量，也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如：国家的一切权力属于人民。“权利”，指依照法律和章程应当享有的权力和利益，跟“义务”相对。如：每个人都有受教育学文化的权利。二、公文的表达方式（一）叙述（二）说明（三）议论（一）叙述叙述是记载和陈述人物的经历和事件发展变化过程的一种表达方式。起草公文时，要用叙述方式反映人物事迹或事件的来龙去脉。如撰写通报、报告等，均离不开叙述的表达方式。公文中叙述的基本要求：1.要素完备2.概述为主3.顺叙为主（二）说明说明是指对人物、事项进行介绍、解说的一种表达方式。命令、决定、通知、通告等文种中的政策规定、具体措施、工作方法、步骤实施等内容，主要靠说明方式完成。公文中常用的说明方法：1.举例说明；2.定义说明；3.分类说明；4.引用说明；5.比较说明。无论采用何种说明方法，都要求做到表述简明清晰、语言朴实无华，切勿使用晦涩难懂的词语或艰深的专业术语。（三）议论公文中议论的主要特点：1.重在就事论理2.切忌主观臆断公文中常用的议论方法：1.举例论证2.对比论证3.因果论证•三、公文语言的基本要求拟写公文的过程，实际就是语言运用的过程。公文语言基本要求：（一）准确严密（二）简练明了（一）准确严密1.准确反映发文意图和客观实际2.严格遵循逻辑要求3.恰当使用修辞手法4.合理组织公文语言1.准确反映发文意图和客观实际要准确表达公文的政策法律依据和事实依据；准确传达工作中需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、周知的事项；准确体现领导意图和发文单位的政策主张。2.严格遵循逻辑要求——公文的表达在概念、判断、推理等方面要讲究逻辑性（1）概念要做到内涵准确无误，外延限定适当，例如：“伏法”与“服法”；“集体婚礼”与“集体结婚”；“学生会要支持学生的要求”（2）作出判断要符合实际，例如：“只要全校上下统一认识，振奋精神，今年我校高考重点院校升学率一定能够突破90％的目标。”（3）论证过程中不能出现自相矛盾，事实与结论之间要有内在联系。3.恰当使用修辞手法（1）以消极修辞方法为主：以说明事物使人理解为目的，以实现语言表达的准确、缜密、明了、畅达、简洁为标准，一般不追求形象的描述和感情的抒发，它是概念的、抽象的、理性的表达方式。即把整篇文章的撰写过程作为修辞的贯穿过程，通过对语言、词汇、语法和逻辑乃至标点符号等因素的调动，以求语言完美的一种修辞手法，如词语的锤炼、句式的选择等。（2）适当运用积极修辞：以表达人们的生活体验、感情而令人感同身受为目的的修辞，它是形象的、具体的、感性的表达方式。公文中使用较多的辞格为引用、比喻、借代、排比、层递