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行政机关公文格式万源市人民政府办公室二○一一年四月第一节公文概述一、什么是公文公文（包括电报）是党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中使用的，具有法定效力和规范体式的文字书面材料。它是各机关单位依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文的种类（一）按行文关系分类按行文关系分，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。1．上行文。指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告等。2．下行文。即自上而下的行文，指机关单位对其下属单位的发文。如批复、通知、决定、意见等。3．平行文。指平行机关或不相隶属机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如函。（二）按文件作用分类根据文件所起的作用不同，还可以分为规范性文件、指挥性文件、报请性文件、公布性文件、记录性文件等。1．规范性文件，如党务公文中的条例、规定。2．指挥性文件，如命令、指示、决定等。3．报请性文件，如请示、报告、议案等。4．记录性文件，如会议纪要。（三）按制发机关分类根据公文制发机关的性质和使用范围，可分为党务公文、行政公文和军用公文。根据中共中央办公厅1996年颁发的《中国共产党机关公文处理条例》，党务公文有14种；根据国务院办公厅2000年颁发《国家行政机关公文处理办法》，行政公文有13种；根据中央军委办公厅2006年颁发的《中国人民解放军机关公文处理条例》，军用公文有12种。三、行政公文文种介绍（一）命令（令）。国家机关公布性文种的一种，适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。如《中华人民共和国主席令》、《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。（二）决定。下行文的一种，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务院关于体制改革的决定》。（三）公告。公布性文种，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《浙江省人民政府关于打击走私活动的公告》。（四）通告。公布性文种，适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。如《北京市人民政府关于查处违法建设的通告》。（五）通知。下行文，用途广泛。可用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，也可用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。如《贵州省人民政府关于加强水土保持工作的通知》。（六）通报。下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《大庆市人民政府办公室关于2005年度全市政府系统公文检查情况的通报》。（七）议案。平行文，专用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。（八）报告。上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《××县财政局关于2006年上半年工作情况的报告》。（九）请示。上行文，适用于向上级机关请求指示、批准，一文一事。如《××区人民政府关于申请改建扩建海洋博物馆的请示》。（十）批复。下行文，适用于答复下级机关请示事项。它是根据下级机关的请示而制发的。如《××县物价局关于小区普通住宅商品房价格的批复》。（十一）意见。既可以是上行文，也可以作为下行文发文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行文具有参谋性质；出自上级机关的“意见”，虽叫“意见”，但具有指挥性质。如《××县人民政府关于进一步加强和规范农村集体资产管理的意见》。（十二）函。平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时用。如国家税务局写给对外经济贸易部的《关于经援项目税收问题的函》。（十三）会议纪要。既可作下行文，用于传达会议精神，要求与会单位遵守执行，也可作为上行文，报送给上级单位，向上级反映情况。还可作为平行文，发给平级单位，相互沟通情况用。如《全国农村工作会议纪要》。第二节公文格式概述一、公文格式的含义公文的格式，主要是指公文构成要素的书面表现形式，即文面格式。公文格式在文面上的排列有严格规定。因此，公文格式具有很强的规范性，确保公文的严肃性、权威性。这些规范性主要包括对文面的规格尺寸、文面的区域划分、公文的各构成要素的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等等。在公文撰写和印制过程中，公文格式的各个组成部分的标注编排均要遵循一定的规范性要求。同时，在工作中要注意对公文格式进行保密。二、制作公文的相关准备工作（一）编辑软件目前常用的文件编辑软件主要有二大系列：1．MicrosoftOffice系列：Word2000Word972．WPSOffice系列：WPS2003WPS2010（二）公文字体行政公文中，汉字使用方正字库当中相应的字体，英文、阿拉伯数字使用TimesNewRoman字体。（四）公文用纸幅面及版面尺寸基本数值A4型纸幅面：210mm×297mm版心尺寸：156mm×225mm天头(上白边)：距版心37mm地脚(下白边)：距版心35mm订口(左白边)：距版心28mm翻口(右白边)：距版心26mm（三）页码设置用4号半角阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下1行，数字左右各空1字符后再放置一条4号“一字线”。空白页不标识页码。公文用纸幅面幅面尺寸：210mm×297mm版心尺寸：156mm×225mm（注：版心内不含页码）公文版面尺寸天头(上白边)：距版心37mm地脚(下白边)：距版心35mm订口(左白边)：距版心28mm翻口(右白边)：距版心26mm四、公文格式的内容中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）将组成公文的各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。（一）眉首。置于公文首页红色反线（含反线）以上的各要素统称眉首;（二）主体。置于红色反线至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体;（三）版记。置于主题词以下的各要素统称版记。第三节公文的眉首公文的眉首部分又称文头或版头，主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。从文面来看，公文首页上的红线叫作“反线”，一般又称“武线”，反线以上部分的内容，就是眉首部分。一、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如果需要标识公文份数序号，就用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。说明：编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作硬性规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但是至少应该不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“1”，会使人不知其意，以为是误印上去的。同时，除电报之外，凡是机密等级以上的公文都要编上公文份数序号。二、秘密等级和保密期限（一）秘密等级按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。说明：公文如需标识秘密等级，用3号方正黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号方正黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。（二）保密期限保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如果公文制发机关能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。具体标识方法，例如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。三、紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求。公文按照紧急程度的不同，可分为紧急公文和普通公文。紧急文件又可分为“特急”和“急件”两种。说明：紧急程度的标识位置居于版心右上角顶格第l行。如需同时标识秘密等级、保密期限与紧急程度时，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。凡“电报”都应按规定在指定的位置，分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种紧急程度。注意：以上所介绍的公文份数序号、秘密等级、紧急程度的标识方法不适用信函式的公文。四、发文机关标识发文机关标识除明电外，均用红色标识，即人们通常所称的“红头”，又称公文版头。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“万源市人民政府文件”。对于“文件”形式的发文机关标识，有三种情况要注意：第一，上行文与下行文、平行文的标识位置不同。凡是上报的公文（即上行文），为了方便上级机关领导批示，规定发文机关标识距上页边距离为117mm;而用于平行文或下行文的公文，其发文机关标识距上页边距离为62mm。武文线文武线不编页码第二，两个及两个以上单位联合行文时，主办机关排列在前，“文件”两字居于发文机关名称右侧，上下居中。第三，不管联合行文的单位有多少，第一页必须标注发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。五、发文字号发文字号简称文号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份、发文序号组成，用3号方正仿宋字。发文字号尽量以简化为好。如：万府发〔2011〕12号其中：“万府发”指发文机关代字，“〔2011〕”指年份，“12号”指发文序号。注意：年份应用六角符号“〔〕”，不能用中括号“［］”、小括号“（）”等代替。如果是联合行文，只标主办机关的发文字号。发文字号的位置一般置于发文标识下空两行的地方，根据不同公文的特点，有居左“请示”、“报告”，居中“通知”、“意见”，居右“函”、“批复”、“议案”等三种特点。六、签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，用3号方正仿宋字；签发人姓名居右空l字，用3号方正仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。如果联合上报的公文有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。注意：一是签发人一定要标识机关主要领导的名字；二是党务公文中的发文字号和签发人用4号字，字体不变。第四节公文的主体公文的主体部分又称行文部分，主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、发文机关印章、附注等要素。从文面来看，主体部分在红色反线以下，主题词（不含主题词）以上。一、公文标题完整的公文标题一般由发文机关名称、事由和公文种类组成，用2号方正小标宋。它们又称为公文标题的三要素。另外，通过介词结构“关于……的”将发文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。例如：国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知注意：单一机关行文的必须标识发文机关名称，有利于文件的权威、严肃，也有利于宣传自己。公文标题中除引用的法规、规章或批转、转发的文件标题名称加书名号之外，不使用标点符号。例如：国家税务总局关于印发《钻石交易增值税征收管理办法》的通知转发上级机关的公文，不能引用上级机关公文的发文字号代替标题内容，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。例如：万源市人民政府办公室转发四川省财政厅关于开展2010年政策性农业保险工作的通知联合发文，发文机关比较多，应该遵行主办机关排列在前的基本规定，如果发文机关过多导致不便于排版，可舍弃发文机关（发文机关标识有发文机关）。公文标题排列要讲究形式美，标题上要距离反线两行的宽度，下要距离主送机关一行的宽度，称之为“亮行”。此时，要保持标题的重心。注意：公文标题要做到排列对称、美观，并且在回行时不能把有完整词意的词拆开。二、主送机关主送机关指公文主要受理机关，是负有公文处理责任的受文机关，专指性要强，同时要逐级行文。公文一般应当标明主送机关。书写时在标题下面空1行，左侧顶格，使用主送机关全称或规范化简称、同类型机关的统称，用3号方正仿宋字。某些不具特指性，而具有广泛的公告性、知照性公文，如“公告”、“通告”，也可不写主送机关。注意：1．主送机关较多时，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应