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第六讲会议沟通学习目的•1.明确会议的目的和类型•2.了解组织会议的基本步骤•3.认识会议中的角色及其职责•4.明确影响会议的因素•5.掌握有效会议的策略•为什么会议如此重要?•为什么会议会失败?•如何在会前作充分的准备?•如何计划会议•影响会议成效的因素有哪些？•什么是有效会议沟通的策略？经常困惑人们的会议沟通问题6.1会议的目的和类型1.会议的定义和含义•通常人们把会议简称为会。严格说来，聚而不议（不讨论、不交换意见或看法）者谓之会，聚而又议（讨论、协商、交换意见或看法）者称之为会议。会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。会议的定义根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递的方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交流思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会之机听取下属或员工的意见和建议。会议的含义•第一，会议是人类社会发展的产物；•第二，会议是人类社会的一种集体活动形式；•第三，会议是有目的、有组织的集体活动；通常是为了解决一个或多个问题；•第四，会议是短时间聚集的集体活动形式。2.会议的基本特征•普遍性（时间、空间、每一个人）；•目的性；•组织性；•集体性（多人参与的，不是一个人单独活动，也不是两个人的活动。交流信息:政策和指示传达给下属,反馈信息；给予指导:培训；解决问题:澄清误会，解决问题；作出决策:参与讨论、决策3.会议的目的•谈判：目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。•通知：目的是为了传播信息，采取单向的方式，一般没有讨论。•解决问题：目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们都会为探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。•决策：目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。•交流：目的在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以讲自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。4.会议的种类中国会议的现状•“人多的会议不重要，重要的会议人不多；•解决小问题开大会，解决大问题开小会；•解决关键问题不开会，不能解决问题老开会。”“小事开大会，大事开小会，重要事情不开会。”6.2会议的组织•会前准备•会议过程控制•会后工作1.会前准备•（1）明确会议的必要性（不开会的原则和开会的原则【下页〗）不开会的原则•如果已经有每周的例会；•如果会议的成本过高；•如果还有比开会更好的方法；•如果没什么特别重要的事；•如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人。•如果必须把信息同时传达给很多人；•如果需要当众表扬或批评一些人；•如果要让多些人参与决策的问题；•如果需要听取部门汇报工作；•如果要给小组委派任务。开会的原则1.会前准备•（2）确定会议的目标：如达成协议、通过策划方案•（3）拟定会议议程：通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。•（4）准备会议文件•（5）分发预阅资料1.会前准备•（6）确定会议主持人：会议的成败在很大程度上取决于会议的主持人。作为优秀的会议主持人，不仅仅主持会议，而且要以政治家、鼓动者、调解人或仲裁人的角色参与会议。作为主持人，他应具有敏捷的思维能力，沉着自信，表达能力强、富有幽默感，并且具有较强的领导能力。1.会前准备•(7)确定与会人员：•①首要原则是少而精；•②信息型会议，应该通知所有需要了解该信息的人都参加；•③决策型会议，需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威，以及能对执行决策做出承诺的人参加；•④需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。（8）预定会议场所•①会议室一般比较方便且费用低廉，是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。（8）预定会议场所•②应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和通风设备应和会议的规模和安排的活动相适应（8）预定会议场所•③根据沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。（8）预定会议场所•④确定视听器材如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等都是否准备就绪。（8）预定会议场所•⑤会场布置应根据会议的目的、会议性质及与会人数而定，常见的有六种类型（下图）：会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型会场布置课堂式V型会场布置应根据会议的目的、会议的性质及与会者人数而确定。（9）补充最新信息：在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有新信息，可以在会上向大家简要地通报一下。会议吟（顺口溜）----一个办公室主任感怀这个主任实难当，文山会海烦断肠，名目繁多会连会，身心无闲昼夜忙，无病呻吟编报告，“同志们”下几十张，优胜先进要奖励，早备旗匾和证状，“经验”选材合主题，圈点杠插套框框，大会若签责任状，数字先进目标“墙”。会未开场我登场，内外安排莫乱档，名签茶具排座次，会标居中前上方，装点环境造氛围，群花斗艳满场香，登记发文礼仪姐，定点到位须周详，调试麦克“喂喂喂”，会议期间保通响，茶水质量先品尝，保温不热也不凉。2.会议过程控制会议能否顺利进行，在很大程度上取决于会议主持人对会议的节凑和方向的把握。具体说来，可按以下步骤来控制会议进程：•宣布会议的主题和目的；•根据会议议程顺序提出议题，然后征求与会者的意见；•给予每个人阐述观点的机会；•控制讨论进程：如果发生与议题无关或深入到不必要的细节时，应该及时引导到议题本身；•遵守预定时间，不要拖延；•在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策；•在会议结束时，对已取得的结果进行概括；对于部分问题如确有必要作进一步讨论，可以安排在下一次会议进行讨论；•确定下次会议议题和时间。3.会后工作•（1）为了贯彻会议精神，执行会议决议，应下发会议记录或会议简报：•①会议记录应该准确无误•②决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准•（2）对执行工作进行监督和检查会议开始我更忙，组织人员查会场，扫描与会专心度，秩序井然需护防，倾听台上领导讲，台下注目观风向，覆盖全场无死角，心中无二守好岗，无论报告长和短，我写我听我欣赏，领导祈使我捧场，带响场内一片掌。散会未及松口气，伏了此场起彼场！二〇一〇年四月二十八日6.3会议议程会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。•会议议程的设计原则•会议议程的设计步骤1.会议议程的设计原则•表明议题：会议议程应该明确需要讨论的议题及这些议题的排列顺序；•确定主次：例行公事的内容放在议程一开始，然后再安排新的问题；当议程中包括一些比较简短或紧迫的内容时，先安排这些内容，余下的时间专注于比较费时的事项；•注重实效；•适时调整：会议主持者应根据具体情况对议程做出适当的调整；•提供背景资料：会议议程还应包括在会前提供给与会者所需的背景资料，以便与会者做好充分准备。2.会议议程的设计步骤•突出问题：即根据根据实际情况列出重要的问题；•提出新议题：即通过预期目前发展和与会议成员的联系，提出管理活动或工作中的新议题；•选择重要议题：即针对诸多需要考虑的议题，确定最为主要和紧迫的事项；•分清主次顺序：即将例行项目放在开始，按逻辑关系或难度系数排列关键议题；•确定时间：根据可用时间和与会者情况安排项目；•表明顺序：议程中的每个议题应用数字排序；•结束议程：即要求提出下次会议的细节，并在议程结尾处明确下次会议的议程。会议议程实例生物燃烧发电项目组会议议程会议时间：上午10：30-11：30，会议地点：第一会议室1.进度安排与决定（20分钟）讨论：各自项目组工作近况介绍；着重通报项目进展中存在的问题措施：2.向电网送电日期（15分钟）讨论：并入电网期间各部门相互协同预案措施：3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟）讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案（2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算措施：4.下次会议时间安排（5分钟）日期：——————时间：——————地点：——————6.4会议记录•会议记录的内容•会议记录的注意要点1.会议记录的内容会议记录对会后执行会议决议、检查会议效果，甚至对下次会议的召开起着至关重要的作用。完整的会议记录包括如下内容：•会议名称；•地点、日期；•起止时间；•主办者；•出席人员；•缺席人员；•会议主席致开幕词并宣布会议议程；•会议过程；•会议决议；•下次会议的时间及地点。2.会议记录的注意要点•充分了解会议主题、目的及议程；•可以采用多种记录方式：笔记、电脑直接录入，或同时采用录音、照相或摄影方式记录；•记录时紧跟会议进程；•及时确认要点，澄清含糊不清的观点；•避免夹杂自己的主观意识；•会后应校对记录并及时打印。6.5会议中的角色正式会议中的角色包括：•会议主持人；•会议秘书或记录员；•其他与会者。1.会议主持人•主持人的素质•主持人的作用•主持人的主要职责（1）主持人的素质思维清晰敏锐；善于言词表达；良好的沟通能力；积极倾听的能力；较强的应变能力；很好的分析能力；公正公开；幽默。（2）主持人的作用•其一，引导；•其二，激励；•其三，控制。（3）主持人的主要职责•会前：明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间和地点以及准备分发的材料；•会议期间：营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、作出决策、确认行动和职责以及宣布会议结束；•会后：重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果；•总之，主持人的主要职责是做好会前的准备、宣布会议准时开始、提出会议的议题、控制会议进程、总结会议过程、追踪会议的结果等；•其中营造一种适宜的、开放的、宽松的氛围对主持人来说是非常重要的。2.会议秘书会议秘书的职责会前：应详细检查会议的日期、时间、通知与会人员以及分发必要的背景资料；会议期间：记录会议时间、参加人数、会议内容以及报告人和会议结束的日期；会后：撰写会议备忘录、核对必要的事实和数据，与主持人协商以及分发会议备忘录；总之，会议秘书的职责主要是准确记录会议要点、发放会议纪要、确认执行人、完成时间以及所需资源。一般地，会议秘书在会议主持人右手落座。3.其他与会者其他与会者的职责：会前：了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认在会议讨论中有哪些项目与自己有关，并对这些相关内容有所考虑，应该持什么观点，用什么材料作论据来支持这些观点；另外，还要明确会议时间和地点；会议期间：注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并且对所讨论的问题充满兴趣；对涉及自己工作的决策、行动计划，应做好详细记录；会后：全力贯彻会议精神，完成会议期间所分配的任务。总之，其他与会者的职责无外乎是：明确会议目的；了解会议内容；作好发言准备；遵守会议制度。6.6有效会议的组织•影响会议成效的因素•组织有效会议的策略•会议沟通的技巧1.影响会议成效的因素•会议目的不明确，与会者不清楚会议议题，致使讨论漫无边际；•会议持续太久，本该开一小时的会，却花两个小时，致使与会者过于疲劳；•简单问题复杂化：简单的问题，三言两语就可解决，却要与会者反复讨论，不仅花费大量时间，而且使问题复杂化，引出许多不必要的矛盾；•发言者过于健谈：一些发言者一有机会就滔滔不绝，致使与会者生厌；•会议时间不当（下页）•繁忙的周一OR周五下午；•会议时间冲突；•已经有约在先；•准备不充分或根本来不及准备。会议时间不当2.有效会议的策略•不搞形式主义：只有在需要多方协商或有较多信息需要在一定范围内迅速传达的情况下才召开会议，例会制不一定好；•明确会议的目的和目标：用书面的形式将会议的目的和目标记录下来。多数情况下，会议的目的包括：“讨论”或“以备评估”等；目标的范围就比较具体，如“购买品牌A或品牌B”或“是否需支出10万元进行装修等”；•提前分发会议备忘录：在会议召开之前，应以备忘录的形式提前通知与会者，以便使他们