采购成本控制

采购成本控制一、分析采购成本构成采购成本在各类企业总成本中都占有较大的比重，是企业成本控制的重要环节。准确分析采购成本构成没事采购成本控制的首要一环。1.采购总成本构成分析分析采购总成本构成关键时要分清狭义和广义的采购成本，并把握其中的主要因素。（1）狭采购成本（2)广义采购成本狭义采购成本包括采购过程中发生的订购成本（包括取得商品、物料的费用，订购业务费用等）以及因采购带来的库存维持成本和采购不及时带来的缺料成本，狭义采购成本不包括商品、物料的价格。1、订购成本是为了实现采购活动，而与供应商达成采购契约并向其发出订单过程中发生的各种费用。这些费用中，一部分与订购次数或量没有直接的关系，如常设采购机构（或办事处）的开支，称为订购的固定成本，另一部分则随订购次数或者数量的变化而变动，如差旅、邮资和通信等费用，称为订购的变动成本。2.维持成本通常占采购成本的较大比重，其确定需要从管理上作出判断，估算平均商品存货水平，评估与商品存货有关的各种费用，甚至需要直接进行测量，一般可根据每一个存货单位（SKU）或配送地点的平均存货价值评估出来的。年度维持成本占采购成本的比重往往变化较大，可在9%~50%范围变化，超市一般在20%左右。这主要取决于超市的存货政策。3、缺货（料）成本，即因供应中断而造成的损失，如待产、停工、延迟发货、丧失销售机会和失去客户等广义采购成本广义采购成本即整体采购成本，又称为战略采购成本，是指企业产品整个生产周期中在所发生的与商品、物料（如原材料、零部件）采购相关的全部成本。包括采购市场调研费用、自制或采购决策成本、产品预开发与开发中供应商参与的成本，以及供应商交货、库存、生产、出货测试、售后服务各阶段因供应商的参与或提供的产品(或产品)所导致的成本或损失，还包括供应商的参与或提供的产品或（服务）没有达到最好水平而造成的二次成本损失。从采购管理的角度分析采购成本主要是分析整体采购成本，采购成本控制的最终目的也是要努力降低整体采购成本。按照功能来划分，整体采购成本在开发过程采购过程企划过程质量过程服务过程中1.开发过程中，因选择供应商或供应商的介入可能发生的成本。主要包括：原材料或者零部件影响产品的规格与技术水平而增加的成本对供货商技术水平的审核产生的费用原材料或零部件的认可过程产生的费用原材料或零部件的开发周期影响本公司产品的开发周期贰带来的损失或费用原材料或零部件及其工装（如模具）等不合格影响本公司产品开发而带来的损失或费用等2、采购过程中可能发生的成本主要包括：商品、原材料或零部件采购费用或单价市场调研与供应商考察、审核费用下单、跟单等行政费用文件处理费用付款条件所导致的汇率、利息等费用原材料运输、保险费用等3、生产和运营过程中可能发生的采购成本主要包括：收货、发货（至生产使用点）费用安全库存仓储费用、库存利息不合格来料滞仓、退货、包装、运输带来的费用交货不及时对仓管等工作的影响造成的损失生产工程中的原材料或零部件库存费用企划与生产过程中涉及原材料或零部件的行政费用等4、质量控制过程中可能发生的采购成本主要包括：供应商质量体系审核及质量水平确认产生的费用检验成本因原材料或零部件不合格导致的对本公司在生产、交货方面造成的损失不合格产品本身的返工或退货成本生产过程中不合格导致本公司产品不合格而造成的损失处理不合格产品带来的费用等5、售后服务过程中发生的采购成本主要包括：零部件失效产生的维修成本零部件服务点不及时造成的损失因零部件问题严重而影响本公司产品的销售造成的损失因零部件问题导致本公司的产品理赔造成的费用等显然，按照广义采购成本概念，采购价格仅仅是活得商品、物料或享有服务的成本的一部分。进行采购成本控制，就必须全面把握整体采购成本要素，从而揭示每一种要素成本的降低或者避免其发生的机会，而不是仅仅分析或者比较采购价格。二、供应价格分析从整体采购成本角度讲，供应价格分析是采购成本控制的重要一环。供应价格分析实际上就是商品价格构成分析或者成本估计。（1）、商品价格构成分析的两项基本工作商品价格构成一般包括两个方面A.会计核算，验证供应商提供资料的真实性，必要时可审核供应商的账册。B.进行技术分析，即根据供应商提供的资料，从生产、工艺和其他技术的角度评估商品的“质”。供应商品的成本估计要注意制造工艺、所需特殊设备（工具）、材质、人工成本、制造费和外包费、管理费、税金和毛利等项目。（2）影响供应价格的因素分析影响供应价格的因素多种多样，核心因素可归为成本构成和市场结构两类。其中市场结构因素直接表现为特定市场供求关系的影响，涉及社会与政治因素、竞争状况因素、供需关系因素、供应商关系因素和交易条件因素等。二、制定采购成本控制方案采购人员最终的目的是降低整体采购成本，在对整体采购成本进行分析后，要制定可行的采购成本控制方案。1、制定采购成本控制方案的步骤（1）分析影响采购成本形成和变化的内、外因素首先要按照狭义采购成本，分析影响订购成本、维持成本和缺货成本的因素，然后，进行缜密的供应价格分析（2）制定采购成本标准成本标准是成本控制的准绳，在成本计划中一般变现为各项指标，采购成本控制也是如此，按照整体采购成本概念，不同企业需要根据自身实际，规定一系列具体的标准。确定这些标准的方法有三种计划指标分析法预算法定额法（3）制定采购成本规范，监督采购成本的形成。（4）及时纠正偏差提出课题讨论和决策确定方案实施的方法步骤及负责执行的部门和人员贯彻执行确定的方案2、采购成本的关键因素以制造企业为例，物料采购的控制、入库与存储的控制和对采购部门的考核，是采购成本的关键因素。1、对物料采购的控制生产所需的采购品、外协件、元器件等物资一般实行集中采购，统一供给，目的在于实现批量采购，降低采购成本。采购部门以生产计划部门提出的需求计划为依据，结合库存情况，编制采购计划。组织采购时，要加强市场调研，坚持货比三家，推行竞争机制，实行优质优价的采购原则。除零星采购可随时办理外，大额大宗物资的采购要根据“比价采购、集中采购、定点采购”的原则签订购销合同。同时，根据企业实际，确定采购额度审批权限，如对XXX万元以上（每批、每次或者合同草案进行会审，该方案或草案须经财务部价格审核组审查后，报公司主管领导批准后方能执行。此外，在市场上经常采购的物资，可实行定点采购。2、对物料入库与存储的控制物料到达公司后，采购人员应及时填制入库单，库管员和验收员根据物资的不同形态，分别采取各种计量手段，准确计量，认真验收，财务部应当加强会计监督，审核合同或计划、发票、入库单是否相符，手续是否齐备、完整。采购部应每年年末应根据财务决算的要求进行全面的财产盘点清查，做到帐帐相符，帐实相符。并组织各部门清查盘点已领未用物资的结存情况。3、对采购部的考核公司定期下达成本控制指标，并据以对采购部考核。各考核指标的计算公式如下：材料采购价格差异=∑当年实际采购量*（当年采购价-上年采购价）材料采购价格差异率=∑当年实际采购量*当年采购价∑当年实际采购量*上年采购价采购品损失额=∑采购品损失数量*采购单价采购品损失率=采购品损失额采购品总额采购费用降低额=本年采购品总额*（本年采购费用率-上年采购费用率）采购费用率=除采购价格以外的费用总额采购品总额