办公用品定额管理办法

XX公司办公用品定额管理办法(试行)1.目的：为规范办公用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约，加强公司管控，提高使用效率。特制定本办法。2.依据：本办法的制定参照了《成本费用管理制度》、《计划管理制度》、《采购管理制度》及其他相关管理规定。3.适用范围：本办法适用于XX公司办公用品的计划申报、审批,采购,保管,发放（领用）,维修,报废，以及控制不合理消耗、奖励节约、处罚浪费等。4.释义：办公用品是指：在办公的过程中所需要的各种工具、设施；定额是指：公司根据各部每月消耗情况制定的限定领用数额。5.办公用品类别：按使用和性质分低值易耗品、一般耐用品、办公设施。5.1低值易耗品主要指：笔、刀片、胶水、大头针、复印纸、记事本、凭证、印泥等价格较低，回收价值不大的日常用品。5.2一般耐用品主要指：正常使用寿命超过一年的且价格较低的物品，如电话机、排插、计算器、文件夹等。5.3办公设施主要指：计算机、打印机（墨盒）、装订机、空调、服务器、座椅书柜。6.办公用品的申请6.1低值易耗品、一般耐用品由仓储部保管员根据仓库库存提交采购申请，25日前报计划财务部审核;保管员可根据库存适当调整低值易耗品、一般耐用品的申请采购量。6.2办公设施的申请由使用部门提交报告，向公司申请。7.计划的审核及批复7.1计划财务部28号前完成低值易耗品、一般耐用品采购申请的审核后编制采购计划，报领导批准。7.2办公设施的申请报告经计划财务部审核，由总经理、总裁批复。8.采购管理8.1办公用品由供销部负责集中采购，物品采购相关规定参照《采购管理制度》执行。8.2供销部应做好供应商的建档工作，把握市场行情，尽最大可能控制好采购成本。9.入库及保管9.1供销部采购回的物品由仓储部保管员统一签收办理入库手续，部分物品采购回后未及时入库，由供销部督促交接人主动完成入库手续。9.2入库物品应每月盘存，以便及时地发现问题，处理问题。9.2入库后出库前的物品由仓储部负责保管。10.领用（出库）10.1仓储部保管员根据定额发放已采购回的物品；办公设施由申请部门凭批复报告领取。10.2办公设施领用出库，由领用部门负责保管、维护。10.3领用人领取办公用品时，保管员监督领用人做好登记。11.维修11.1办公设施损坏需维修，参照《委外加工（维修）管理规定》执行。11.2简单问题可自行处理，但对有保修服务物品，且在保修期内，不得擅自处理，应报请供销部联系供应商解决。11.3对无法维修或维修不成的物品，由使用部门申请报废。12.报废12.1办公设施的报废参照《废旧物资管理规定》执行。13.辞职情况处理13.1对于提出辞职的员工，由其上一级负责人监督物品交接。14.办公设施丢失、损坏的处理14.1因使用人保管不慎，造成办公设施丢失的，保管人或使用部门按丢失设施折旧价值的60%予以赔付，同时按《安全管理办法》追究相关领导的连带责任。14.2使用人员恶意操作造成设施故障或损坏的，由操作人员赔付修理费；若设备无法修理，使用人员按设备的折旧价值予以赔偿。15.以“旧”换“新”15.1以旧换新是指各部门用无法正常使用的办公文具更换相同类型的可用文具；文件夹、档案盒、计算器等一般耐用品必须执行以旧换新原则。15.2打印耗材：15.2.1各部门凭“旧”耗材领取“新”耗材，若旧耗材已损坏，保管员需如实登记并要求领用人签字确认，注明损坏原因。15.2.1仓储部保管员负责打印耗材的保管、采购计划申报及联系外协完成墨盒填粉工作。15.3计算器、订书机等一般耐耗品：15.3.1计算器、订书机、文件夹等一般耐耗品需妥善保管、爱护使用，除新增人员需要和物品损坏更换外，保管员不得发放。15.3.2新增人员领取计算器、订书机、文件夹等一般耐耗品由新增人员列出物品清单，经部门部长签字后在仓库一次性领取；损坏物品可“以旧换新”，保管员需如实登记并要求领用人签字确认。16.其他规定16.1办公设施由部门、科室间相互协调借用，一般不得重复购置。16.2办公设备转给（不包括出借）其他部门，必须先入库，未入库的必须补办入库手续。16.3计划财务部为办公用品定额的制定及审核部门，定额表半年更新一次。16.4仓储部负责所有办公设施出、入库管理和出、入库台帐建立，低值易耗品、一般耐用品每月盘库；计划财务部负责办公设施台帐建立及管理，每半年对各部办公设施的数量及完好情况盘查一次。16.5因工作需增加低值易耗品、一般耐用品定额，由申请部门递交报告，注明增加定额原因和数量，由计划财务部审核通过后在下月执行。17.办公用品节约考核方案17.1评奖原则：申报部门每季度的办公用品费用总额不多于定额总额；当有两个以上的部门费用总额少于定额时，只奖励节约百分比（节约总额/定额总额）最高的两部门；每季度评选一次，奖励不与公司其他奖励重复评选。17.2考核原则：所有部门每季度办公用品费用超额率（超过定额数额/定额总额）降序排序，分别对排序第一、第二的部门按超过定额部分的10%、5%进行处罚；17.3实际领用总额与定额总额相隔正负5%，不奖不罚。17.4奖励金额：第一名奖励节约金额的20%，第二名奖励节约金额的10%。18.罚则17.1供销部物品采购回后若直接交予使用部门，且使用部门三日内未补办入库手续的，对供销部、领用部门各处20元/次罚款。17.2违反本办法其他规定，对责任人处20元/次罚款。17.3办公用品使用时铺张浪费，对责任部门处20元/次罚款。19.本办法自发布之日起生效。附件：1.办公用品定额表XX公司二〇一一年十一月二十八日