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公文写作常见问题中国联通资阳市分公司综合部二0一一年九月一、公文的格式项目二、行文的具体格式三、公文的行文规则四、友情提示目录一、公文的格式项目公文的格式是指公文文面外形的项目、标记及其在文面上的组成。文面各个组成部分的拟制须符合规范化的要求。根据《国家行政机关公文格式》规定及集团的相关要求，需要具备完整的要素。印刷版记主题词紧急程度秘密等级抄送机关成文日期发文机关署名附件正文主送机关标题发文字号版头公文的格式项目（一）公文标题作用——标题是公文的眉目，具有统慑全篇，揭示行文主旨的重要作用，是公文格式中不可缺少的有机组成部分之一。拟写形式——由发文机关、事由与文种名称三个部分构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”公文标题。标题字数不超过40个字。在具体构成上，通常在发文机关与事由之间加介词“关于”，在事由与文种名称之间加一个结构助词“的”。如：XX（发文单位）关于XXXXXXX（事由）的XX（文种）排版格式——上长下短，长短短符号使用——除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。XXX分公司客服代表技能大赛（初赛）情况通报应为：XXX分公司关于客服代表技能大赛（初赛）情况的通报XXX分公司XXX小区接入网工程设计会审报告应为：XXX分公司关于XXX小区接入网工程设计会审情况的报告XXX分公司转发集团公司同意购置营业厅的批复应为：XXXXX转发集团公司关于同意购置营业厅的批复常见问题之标题要素不全《XX公司关于转发XX公司关于转发信产部〈关于XX的通知〉的通知的通知》应为：XX公司转发XXXXXX（原文件印发单位）关于XXXXX的通知或：XX公司转发XXXXXX（原文件印发单位）《关于XXXXX的通知》的通知或：转发XXXXXX（原文件印发单位）关于XXXXX的通知公文标题中的“文种”要素常因转发或批转环节过多而造成重叠，应依转发性通知标题拟制的惯例，只保留公文发源处的一个文种即可。常见问题之叠床架屋•XXX分公司关于XXX客户资费优惠的回复应为：XXX分公司关于XXX客户资费优惠的批复•XXX分公司关于购置电脑的申请应为：XXX分公司关于购置电脑的请示•XXX分公司关于安全生产自查情况的汇报应为：XXX分公司关于安全生产自查情况的报告•关于上报XX核配18628号段的情况说明•应为：XXX关于XX等地18628号段核配情况的报告“汇报”、“申请”、“情况通报”、“情况报告”是公文处理中的常用术语，不能用作“文种”。常见问题之生造文种•XX公司关于购置XX的请示报告应为：XX分公司关于购置XX的请示•关于XXXX工程立项的请示（部门间行文）应为：关于XXXX工程立项的函•XXX分公司关于安全生产自查情况通报的通知应为：XXX分公司关于安全生产自查情况的通报文种应当根据公文所涉及的内容、文种的规范、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求来确定，具有特定性和单一性，不得混淆使用。常见问题之文种混用1、通知关于修订≪XX管理程序≫的通知；关于开展XX营销活动的通知；关于开通XX（短号码等）的通知；关于召开XX会议的通知；关于举行XX培训的通知；关于下达XX经营预算目标的通知；关于明确XX要求的通知；关于XX等任（免）职的通知；关于成立XX（组织机构）的通知；2、请示•关于购置XX的请示；•关于XX工程立项的请示；•关于XX人员调动的请示；•关于报批XX资费的请示；•关于报批XX工程XX的请示：•关于追加XX投资的请示；为您服务供您参考3、报告•关于XX自查情况的报告；•关于XX投诉处理情况的报告；•关于报备XX工程XX的报告；•关于报备XX号码资源的报告；•关于XX年安全生产工作情况的报告；•关于XX工作总结的报告；•关于XX故障处理情况的报告；•关于XX资源清查情况的报告；4、通报•关于表彰XX先进单位的通报；•关于表彰XX先进个人的通报；•关于XX经营情况的通报；•关于XX互联互通情况的通报；•关于XX客服服务的通报；5、函•关于授权采购XX的函；•关于XX需求的函；•关于XX套餐资费调整的函；•关于处理XX投诉的函；•关于修改XX功能的函；•关于XX产品询价的函；•关于解决XX的函；•关于开通XX（业务、端口等）的函。（二）主（抄）送机关主送机关：行文的致送对象，即要求主办和答复的单位，也就是负有对公文内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文机关。上级机关对下发的文件，需要所属各单位了解和执行的可以送几个或全部下属机关。说明：下级单位向上级及业务指导机关请示或报告事项时只能有一个主送机关，以免造成责任不明、互相推诿或答复意见不一致等问题的出现。抄送机关：指需要了解和知晓公文内容的机关。按照公文法规的规定，对于抄送机关的确定，不再区分上级、平级与下级，均使用“抄送”，不再用“抄报”、“抄发”。市公司普发全公司范围的顺序各市州分公司市公司各部门网络分公司各部门各市州分公司普发全公司范围的顺序为“各县（区）分公司，市公司各部门”。主（抄）送顺序规则——先外后里先大后小常见问题1、主送单位和抄送单位重复如主送“市公司各部门”抄送“集团客户部”说明：市州分公司各部门中已包含“集团客户部”。2、公司级文件直接抄送部门领导如抄送公司领导的同时，也抄送到了部门领导“张三，李四”。说明：公司级文件不直接抄送部门领导。3、请示性文件直接抄送下级单位如XXX分公司关于开通XX业务的请示，同时抄送到了部门。说明：上级单位未批准之前，“请示”文件的内容并不生效。（三）主题词主题词——又称主题语、叙词，是确切表达公文主题的规范化名词或名词性词组。说明：1、向上级报送的文件，应按照上级机关的要求标注主题词。2、标引顺序为“类别词、类属词、公文文种”，最多不超过7个。3、转发文件用原文件主题词。主题词类别词类属词文种中国联通集团公文主题词表类别词综合董办企发战略计划财务人力市场个客家客集客国际客服产品网建运维信息支撑技术物资审计监管风险法律存续党群监察工会移网网建移网运维移网财务移网综合研究院学院渠道行政共享常见问题文件名：关于XX分公司2009年WCDMA网一期铁塔抱杆走线架建设合同授权的请示主题词：关于2009WCDMA网铁塔抱杆走线架合同请示文件名：关于开展清理损害消费者权益规定和收费工作的专项清理报告主题词：消费者权益专项清理报告主送单位：四川省通信管理局文件名：关于2009年中国联通XX机房空调系统改造工程立项的批复主题词：机房空调改造工程立项批复主送单位：XXXX分公司•文件名：关于报备2009年中国联通四川绵阳梓潼营业厅购置项目的报告文件起草部门：计划管理部主题词：计划财务资产购置报告•文件名：关于发布XXXX（9000编号）公文处理程序的通知文件起草部门：综合部主题词：综合文秘公文管理程序通知•文件名：关于启用全省统一新版通信业专用发票的请示文件起草部门：财务部主题词：通信财务税务发票请示举例注意事项1、主题词不是标题，不能将标题直接作为主题词；2、计划物资部在起草文件时，主题词的第一个类别词则应是“计划”或“物资”。3、向市政府、市委等地方单位行文，主题词的第一个类别词选用“通信”。（四）签发人签发人——公文上标注有签发人的姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。说明：只有上报的公文才需要标注签发人。（五）成文日期成文日期——指公文发出和生效的日期。会议通过的决定、决议等公文以会议通过的日期为准；领导人签发的公文，以签发单位的领导人签发日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。说明：行政公文要用汉字数码表示，公司行政、工会文件成文日期格式为“二〇〇九年三月二十二日”（举例）。公司党委文件（凡发文单位以中共开头字样）的成文日期为阿拉伯数字，成文日期格式为“2009年3月22日”（举例）。关于成立××××（机构）的通知××××（主送单位）：为了××××××（目的），根据××××××（依据），决定成立××××（机构），负责×××××工作。现将有关事项通知如下：一、××××（机构）的人员组成××××××。（一）××××××1.××××××。（1）××××××××××××二、××××（机构）下设办公室，主要负责××××××工作。××××××（其他需要说明的事项）。特此通知。附件：1.××2.××××××年×月×日二、公文的具体格式二号宋体加黑三号仿宋排版格式正文每自然段左空2字，回行顶格。每页22行每行28个字公文模版以通知为例指示性通知关于××××××（拟采取措施）的通知××××（主送单位）：近期，××××××（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）×××××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据××××××（依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定××××××（拟采取措施），现就有关事项通知如下：一、××××××。二、××××××。三、××××××。…（通知的具体内容）××××××（提出希望和要求）。（印章）××××年×月×日周知性通知公文模版关于成立××××（机构）的通知××××（主送单位）：为了××××××（目的），根据××××××（依据），决定成立××××（机构），负责××××××工作。现将有关事项通知如下：一、××××（机构）的人员组成××××××。二、××××（机构）的主要职责（一）××××××（二）××××××。……三、××××（机构）下设办公室，主要负责××××××工作。××××××（其他需要说明的事项）。（印章）××××年×月×日表彰通报关于表彰（奖励）×××（集体或个人）的通报××××（主送单位）：××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。×××××（产生的积极影响和表现出的精神）。为了××××××（目的），根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××等予以通报表彰。希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。（印章）××××年×月×日以通报为例公文模版以请示为例关于××××××（事由）的请示××××（主送单位）：为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位拟××××××（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、××××××（基本情况）。二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、××××××（具体方案和请示事项）。妥否，请示。（印章）××××年×月×日（联系人及电话：×××××××）请求批准的请示公文模版注意事项（一）引用文件：需注明文件出处，格式为“原发文单位+文件名+文号”，如“中国联通集团≪关于XX的通知≫（中国联通〔2009〕1号）”。（二）印发、转发、批转文件时，被印发、转发、批转的文件即是公文正文，不用再在正文里标注“附件”。（三）公文段落的排版：层次依次为第一层“一”、第二层“（一）”、第三层“1.”、第四层“（1）”。（四）图表：禁止在正文里放置图表，文件中涉及到的图表只能作附件处理。（五）附注：印在成文日期左下方、主题词之上的位置，用圆括号括起。请示类的公文必须注明联系人姓名及电话，禁止同一个文件同时留下两个不同部门的联系人。格式为（联系人：XX；联系电话：XX）。三、公文的行文规则（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。例：来文单位：中国电信XX市分公司主送单位：中国联通XX省分公司文种：函文件标题：关于基站电源设备自查自检的函文件内容：函告联通，要求公司对与其共建部分基站电源等设备进行自查自检，并将检查情况书面回复该公司。修改：1、如果只是针对XX市，主送单位应为中国联通XX市分公司；2、如果是针对全省各地，来文应为电信XX省分公司，主送应为联通XX省分公司（二）市公司各部门可以部门函的方式对各区县分公司行文。部门间未对有关问题协商一致时，不能各自行文。市公司各部门不得以本部门名义对省分公司以外的单位行文，也不与外单位联合行文。说明：市公司部门一般不以部门文件下达批复，涉及到工程立项、购置房屋、车辆、非正常资产报废及报损等事项，只能以市公司的名义对下级单位下达批复。部门行文例：发文单位：XXX部主送单位