OA系统建设方案书689

1龙记集团OA办公自动化管理系统立项方案书第1页共8页广东省东莞市龙记集团OA办公自动化管理系统建设方案书电脑部方案制作人：杨荣辉2012年5月22日2龙记集团OA办公自动化管理系统立项方案书第2页共8页目录一、龙记集团目前的流程及知识管理现状...................................................................................31.1流程管理现状...................................................................................................................31.2知识管理现状...................................................................................................................3二、龙记集团实施OA系统调研...................................................................................................42.1具备什么样的条件才可实施OA系统.............................................................................42.2实施OA系统有什么风险.................................................................................................4三、实施OA系统的价值体现.......................................................................................................43.1OA简介..............................................................................................................................43.2龙记集团实施OA系统的价值体现.................................................................................73.2.1流程规范、制度统一...........................................................................................73.2.2规范管理、有序处理...........................................................................................73.2.3实时管理、提升效率...........................................................................................73.2.4协同办公、规避风险...........................................................................................73.2.5知识积累、经验分享...........................................................................................7四、OA系统实施计划....................................................................................................................74.1OA系统选购选型分析......................................................................................................74.2OA系统实施计划..............................................................................................................84.3OA实施目标.......................................................................................................................83龙记集团OA办公自动化管理系统立项方案书第3页共8页一、龙记集团目前的流程及知识管理现状1.1管理现状流程流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。1.2知识管理现状经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；4龙记集团OA办公自动化管理系统立项方案书第4页共8页二、龙记集团实施OA系统调研2.1具备什么样的条件才可实施OA系统严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。１、清晰了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的企业发展需求。２、规章制度需明确实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。3、硬件设备目前我公司的硬件设备完全足够4、二次开发能力目前信息部门完全具备这样的能力2.2实施OA系统有什么风险ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。三、实施OA系统的价值体现3.1OA简介OA是OFFICEAUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化过往的一些偏见往往认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、5龙记集团OA办公自动化管理系统立项方案书第5页共8页文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。OA系统的模块架构管理分布图OA系统建立信息发布的平台6龙记集团OA办公自动化管理系统立项方案书第6页共8页3.1.1OA办公自动管理系统的优点以“提高工作效率、节约办工成本”为指导思想1.无纸化办公：通过OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、内部通信、流程审批、文档管理、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤）、分布式办公等进行统一信息化管理，真正意义上实现无纸化办公。2.节约运营成本：改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签字的繁琐工作，现在可以通过OA系统快速解决；以前各基地间需要靠传真花上几天时间完成的审批程序，现在也可以利用OA即时解决。减少报销时间、减少纸张用量，完善文档管理，完善人力资源档案、提高办公效率。3.增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题并及时解决，从而减少差错、防止低效办公。4.管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理：通过极品系统办公平台办公用品、图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失；员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误，初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产的管理，为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。3.1.2现状描述1.所有资料、文档管理、审批等都使用最原始纸字流程，导致纸张的大量浪费。2.审批必须由专人负责，同时必须所有领导签字，致使审批时间过长，时间大量浪费。3.公司没有一个协助资源共享平台技术交流、资源共享只能单对单传递无法做到资源共享。4.公司技术文档、问题解决后没有对故障情况进行分析汇总不便于知识的积累5.公司会议室、投影仪及商务车没有专门的审批流程不便于统一安排管理7龙记集团OA办公自动化管理系统立项方案书第7页共8页3.2龙记集团实施OA系统的价值体现3.2.1流程规范、制度统一基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差3.2.2规范管理、有序处理通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。3.2.3实时管理、提升效率管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务3.2.4协同办公、规避风险对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复3.2.5知识积累、经验分享员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续四、OA系统实施计划4.1OA系统选购选型分析目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：1-品牌知名度【选