文件整理与归档

2020/4/21第四章文件整理与归档管理资料2020/4/21学习目的和要求：掌握归档文件的整理原则与要求，理解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的基本方法和操作技能、了解各种具体立卷方法的一般情况。认识文件平时归卷、清退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目方法。了解案卷系统化整理与编目的具体要求与方法，掌握拟写案卷题名和各项编目工作的技能，理解文件立卷工作的组织与管理。认识并掌握以件为单位整理归档文件的方法。2020/4/21第一节归档文件的整理原则和要求2020/4/21归档文件整理方法立卷以“件”为单位整理通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的主要整理方法。适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的整理方法。2020/4/21整理原则质量要求整理原则2020/4/211、遵循文件材料的形成规律和特点；2、保持文件之间的有机联系；方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。3、区别不同价值；意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。4、便于保管和利用。最终目的表现：文件的内容和性质；文件的形成时间反映自身客观状况满足档案工作需要整理原则2020/4/21整理原则质量要求质量要求2020/4/21质量要求1、应归档的文件材料必须齐全完整2、必须注意保持文件之间的有机联系3、归档文件整理必须符合规范，便于保管与检索利用是保证案卷质量最基本的要求2020/4/21归档文件材料应当齐全完整将归档文件范围与文件登记簿相结合检查已收集齐全的归档文件的完整状况1、检查步骤2、检查归档文件完整状况的内容加强法制建设，健全规章制度加强检查（1）正本与附件（2）正本与不同稿本（3）文件与文件处理单（4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件（5）内容上有直接联系的文件（5）页面完整2020/4/21保持文件之间的有机联系单位工作的规律和联系文件的形成程序和内容、性质上的联系绝密级的归档文电单独整理保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管按进馆与否和保管期限排列归档文件按不同制成材料整理归档文件一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑防止失密重点保管避免重复劳动利于鉴定销毁区别措施，妥善保管2020/4/21规范整理，便于保管、检索利用修整不符合规格的文件材料归档文件材料的排列归档文件的编号归档文件目录的填写备考表的填写归档文件的装订案卷封皮与案卷盒的填写规范组合案卷或装案卷盒形成归档文件的目录和备考表根据《机关档案工作业务建设规范》或《归档文件整理规则》进行根据《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》进行2020/4/21第二节文件归档鉴定2020/4/21归档鉴定概述确定归档范围确定保管期限归档鉴定概述2020/4/21一、定义文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。归档范围决定了文件的存留与否保管期限决定了文件留存时间的长短2020/4/21二、意义1、关系到档案室室藏档案结构的质量优劣2、关系到准确划定档案期限的长短3、关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作的质量和效率4、关系到档案保管费用的高低文件质量方面：保证完整、精炼文件管理方面：提高效率、节约成本2020/4/21三、原则文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是否归档及保管期限文件的内容是决定文件价值的主要因素，它是进行文件归档鉴定的又一主要依据2020/4/21四、要求保证档案保管期限划分的准确性保证归档文件的有效性保证归档文件的完整性2020/4/21归档鉴定概述确定归档范围确定保管期限确定归档范围2020/4/21一、定义与意义是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。文件的归档范围能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；2020/4/21二、归档范围与重点《机关文件材料归档与不归档范围》1987年12月4日国家档案局印发上级机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料下级机关的文件材料………………上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）本机关的请示和上级机关的批复文件本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关业务活动和科学技术管理文件检查下级机关工作、调查研究文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关形成的会计文件………文件归档的重点对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。2020/4/21三、不归档范围《机关文件材料归档与不归档范围》1、上级机关的文件材料2、本机关的文件材料3、同级机关和非隶属机关的文件材料4、下级机关的文件材料2020/4/21四、应注意的问题考虑档案进馆与否的因素。以与本单位工作活动的联系和作用为出发点，辩证地对待各类文件。本单位档案结构完整与门类齐全。2020/4/21归档鉴定概述确定归档范围确定保管期限确定保管期限2020/4/21一、归档文件的保管期限归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。1987年国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》明确的文书档案的保管期限：长期为16年至50年短期为15年以下2020/4/21二、各种保管期限及其得失目前我国档案界有3种意见三分法两分法分段标时法即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为50年、30年、15年、5年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案室一适用，优势明显。弊端1：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。弊端2：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。弊端1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。弊端2：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。弊端3：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。优点1：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。优点2：能较为准确地划分保管期限。优点3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。2020/4/21三、划定保管期限的依据与步骤划定文件保管期限的依据依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用。划定文件保管期限的步骤阅读文件；按保管期限表划定期限；核查、调整。建立本单位永久保管档案的基本比例注重确定永久保管档案的比例，作为划定单位全部归档文件保管期限的参数。2020/4/21四、文件保管期限的划定永久保管（略）定期保管中分段标时法的运用（略）长期保管（略）短期档案（略）2020/4/21第三节办结文件的处置2020/4/21办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。概念办理完毕的文件归类、管理和处理归卷清退销毁暂存有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；有利于保护机密；有利于排除无用信息的干扰。2020/4/21平时归卷清退销毁平时归卷暂存2020/4/21一、定义平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。意味着文件由办理阶段进入管理阶段。实质是对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。2020/4/21二、步骤1、编制归卷类目归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。2020/4/21上海市××区教育局归卷类目上海市××区教育局归卷类目一、办公室1－1.本局2003年度局办公会议记录永久1－2.本局召开学校校长会议记录永久1－3.……二、中教科2－1.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复永久2－2.本局关于中学招生工作的计划总结永久2－3.……三、幼小教科3－1.本局关于小学视导工作情况报告永久3－2.本局关于小学招生工作计划和总结永久3－3.……四、总务科4－1.2003年度教育经费预算决算表永久4－2.2003年各类学校核定年度预算表长期4－3.……类别条目类、条目编号类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。设置要求：与档案室档案分类保持一致。条目是归卷类目的主体。设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。2020/4/21三、要求1、对文件管理人员平时归卷工作的要求加强催办或催退，促使文件尽快办理完毕并退回。未办理完毕的应退承办部门或承办人，责其办结再退回。及时整理退回的办结文件，归卷并在登记簿上登录条目。及时做好调整工作。2、平时立卷为减轻年终集中立卷的压力，可以将阶段性工作形成的文件先行立卷，但仍需统一编目归档。2020/4/21定义按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作。清退范围（略）。做法（略）。步骤（略）。2020/4/21定义按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作。销毁范围（略）。方法（略）。程序与要求（略）。2020/4/21定义对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期备查、备用的文件。暂存范围（略）。管理（略）。利用（略）。2020/4/21第四节归档文件的整理方法与移交2020/4/21文件的组卷与编目以“件”为单位整理文件归档文件的组卷与编目2020/4/21概念文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合档案质量要求的案卷是组卷（立卷）的实质。2020/4/21一、归档文件的分类按年度分类自然年度，每年1月1日至12月31日专门年度，教学年度、会计年度等请示与批复，放在复文年规划放在针对的第一年总结、决算、报表，放在针对的最后一年会议文件，放在开幕年两个内容文件，归入主要内容针对的年度指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来最基本的分类2020/4/21一、归档文件的分类按组织机构分类按机关内部组织机构将归档文件分类组织机构按党、政、工、团顺序排列综合性机构在前，专业职能部门列后业务部门起草机关名义发文，归综合部门联合办理文件，归主办部门机关名义召开综合性会议文件，归综合部门参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来适合大、中机关2020/4/21一、归档文件的分类按问题分类不能或不合适采用按组织机构的分类方法时采用类名要明确，不可交叉或包含排列上，先综合后具体，先主要后次要突出单位主要工作问题使内容性质相同的文件