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Logo第13章部门信息组织学以致用•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2部门的信息组织是一些机构单位对本部门的信息进行有效组织，以方便信息查找、辅助决策。部门机构类型的不同，信息组织的模式也会有所差异，但总体上是同多异少。本章主要介绍企业、政府、医药、教育四大部门的信息组织。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院313.1企业信息组织13.1.1企业信息类型习惯上，企业信息可以分为两大基本类型：企业内部信息和企业外部信息。1．企业内部信息(1)生产信息：(2)会计信息：(3)营销信息：(4)技术信息：(5)人才信息：•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院413.1企业信息组织13.1.1企业信息类型2．企业外部信息(1)宏观社会环境信息：(2)相关科学技术的发展信息：(3)市场信息：•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院513.1企业信息组织13.1.2信息组织对企业管理的重要意义(1)促进信息共享和信息有效访问。(2)提高领导决策和员工业务创新能力。(3)提高信息化的投资回报率。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院613.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤1．企业信息组织的实施流程一套完整的信息组织管理流程包括4大类，即标准采用、组织操作、更新控制、标准评测。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院713.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤(1)标准采用：在企业信息组织体系中，组织体系的标准会经历创建、使用、修改和退出四个不同的阶段。有些标准不需要自己创建，而是拿来使用。如分类、编码尽可能采用国家标准和国家标准。企业信息组织标准不能停留在纸面上，需要在企业内部进行广泛的宣传、培训和交流，以得到用户的反馈，促进用户的理解和应用。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院813.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤(2)组织操作：组织操作流程规定如何将信息组织标准贯彻、安排和应用到企业现有的信息系统中去。其中非常重要的一点是评估对现有信息系统的影响，并审核操作方案的可行性。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院913.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤(3)更新控制：维护信息组织体系修改的历史，管理企业信息组织体系的不同版本的修改、定稿和发布。借助于版本管理工具实现更新维护工作；有时候，还要根据业务的变化和技术的发展，当修改需求产生时，启动本流程进行新需求的分析，对变更进行审核，并发布新的信息组织标准。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1013.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤(4)标准评测：一定期和不定期地对企业信息组织的使用状况、投资回报等进行分析评估。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1113.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤2．企业信息组织的实施步骤阶段1：预先调研：阶段2：设计信息分类体系：设计信息分类体系的目标就是得到多层次、多维度的信息分类结构。这个过程需要以下6个步骤：•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1213.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤阶段3：创建分类体系模型并进行分类：信息分类管理系统的核心任务就提高工作效率，是将企业内部的全部信息，按信息分类体系的结构进行组织，也就是说，将企业的信息打上“类别”标记。由于信息量的巨大，这也是最耗时的一个阶段。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1313.1企业信息组织13.1.3企业信息组织实施的流程和步骤阶段4：将分类体系部署到企业信息基础架构中阶段5：持续不断地维护企业信息分类•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1413.1企业信息组织13.1.4上市公司信息披露过程中信息组织工作1．上市公司信息披露文件的分类与标引参照中国证监会发布的《上市公司信息披露电子化标准》(征求意见稿)，公告的业务主题分类共有17个大类，102个中类，273个小类。2．上市公司信息披露文件的标记与分解3．信息储存•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1513.1企业信息组织13.1.5电子商务信息的组织模式就Internet而言，电子商务信息的组织一般模式是：在前期规划基础上，建立起以网站用户体验为核心的网站信息组织、个性化的网站视觉设计、度身订制的网站功能定义及开发、高效的网站系统整合。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1613.1企业信息组织13.1.5电子商务信息的组织模式(1)以用户为中心的网站信息组织(2)网站线索设计(3)个性化网站视觉设计(4)对搜索引擎友好的网站结构设计(5)用户流程体验为核心的功能定义开发(6)流程化项目实施管理•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1713.2政务信息组织从长远来看，电子政务的根本意义并不在于其表现形式，而在于其能否为公众提供实用的信息和服务。而信息组织是保证信息服务质量的基本途径。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1813.2政务信息组织13.2.1政务信息类型①政府决策信息：②为社会各界服务的信息：③反馈信息：这部分信息主要来自于各行各业、基层群众、专家学者的批评、意见和建议④政府间的交流信息：•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院1913.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法1．政务信息资源分类的必要性2．政务信息资源分类体系的特点3．政务信息资源分类体系的编制方法与技术•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2013.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法(1)分类体系的功能分析与定位分类体系的功能定位应考虑以下因素。①政务信息资源分类法选择综合性分类法还是主题分类法，是面向多用户的还是面向专门用户的，要根据实际情况进行选择。一般来说，应是多种分类法的结合。②政务信息处理的对象一般是公文、档案和新闻等，但也有大量其他类型信息。政务信息资源分类要兼顾各种类型的信息，其中既有公共信息也有保密信息。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2113.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法③政务信息资源分类要兼顾各种信息载体，无论是印刷型的、实物型的，还是多媒体型、网络型的，等等。④现阶段政务信息标引可以采用手工标引和计算机辅助标引相结合的方式，要探索自动标引等新型方式。⑤政务信息资源分类体系本身的载体应是网络型的，应用于网络检索系统。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2213.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法⑥目前，政务信息分类体系的管理和修改方式可以是计算机辅助式的，某些部分可以由计算机系统自动完成。政务信息资源的动态性强，类目表需要不断地进行调整完善，因此，辅助分类工具系统的支持非常重要，要求辅助分类工具系统要有充分的适应性。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2313.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法(2)系统用户需求调查分析(3)政务信息资源调查分析(4)选择政务信息资源分类标准(5)确定分类体系结构•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2413.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法政务信息资源类目大纲可以以某个较为通用的分类体系为基础，结合政务信息组织的要求进行调整而成。在实施信息分类时，于信息分类标准框架内，采用开放式的管理，允许政务部门在不破坏分类标准框架和规则的前提下，根据本部门的特点细分和增加类目，编制适合本部门的细分规则。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2513.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法(6)定信息资源分类的基本原则①科学性和稳定性②完整性和系统性③唯一性和可扩展性•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2613.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法(7)确定政务信息分类标识编码规则4．政务信息资源分类体系的应用⑴政务信息资源分类体系实现了对政务信息资源的一致性组织，实现了政务信息资源组织的规范化。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2713.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法⑵政务信息资源主题分类列表可以作为一种导航工具，使得用户能够通过浏览查找所需要的信息资源，方便了政务信息资源的查询及使用。政务信息专题资源库中的类目组织是一种网络结构，利用超文本技术使得一个类目单元有一组与其相关联的信息点链接。用户对任何一个类目单元的搜寻都可以带动其他若干信息单元的搜寻。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2813.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法⑶政务信息资源分类表是等级式的，能够用于扩大检索范围以提高查全率，或用于将检索提问限制到集合中的某个部分，以缩小检索范围，提高查准率。同时，政务信息资源分类表的使用为检索用词提供了语境，如能够部分克服同形异义词问题。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院2913.2政务信息组织13.2.2政务信息组织的分类法⑷如果政府网站使用标准统一的分类表，那么能够比较容易对其他使用了相同分类表的网站实现跨数据库浏览和主题检索。⑸根据政务信息的共享范围、保密程度、需求程度进行合理的分类，对不同的信息资源用户开放不同的数据获取权限，可以积极稳妥地推进政务信息资源的共享和整合，间接支持政务工作协同。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院3013.2政务信息组织13.2.3政务信息组织的主题法1．美国政府的DC-Government据DCMI网站在2001年9月17日发布的《DC-Government应用纲要》，DC-Government在DC核心集基础上所做的扩展、改进主要有6处：首先是在DC原有15个核心元素的基础上增加了一个元素：读者对象(Audience)，另外5处扩展则是根据更加准确地描述政务信息资源的需要，分别对日期(Date)、关联(Relation)、权限(Rights)、主题(Subject)和类型(Type)5个元素增加了修饰词。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院3113.2政务信息组织13.2.3政务信息组织的主题法2．美国政府的GILS(GovernmentInformationLocatorService)GILS由3种标准构成：技术标准、信息组织标准和控制词表标准。其中大部分规定反映在GILS应用纲要中，包括元数据核心集、信息检索标准(Z39.50)等。根据GILS应用纲要第二版，目前GILS核心元素共有28个，依元素的性质可区分为：必备/可选、重复/不可重复及受控/不受控3种类型。按其描述对象，可将GILS核心元素分为信息的拥有者和建设者、信息的内容、信息的表示方式以及管理信息4类。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院3213.2政务信息组织13.2.3政务信息组织的主题法3．加拿大政府核心主题词表加拿大政府核心主题词表(GovernmentofCanadaCoreSubjectThesaurus简称GoC)源于DepositoryServiceProgram(简称DSP)主题词表。DSP主题词表经过1999年5月至2000年2月共9月的时间，由法国两名学者编著而成。•信息组织第13章部门信息组织安徽大学管理学院3313.2政务信息组织13.2.3政务信息组织的主题法在词表实现方面，加拿大政府在国际上率先实现了