基本建设项目档案管理办法

1基本建设项目档案管理办法主要内容一、概述二、文件材料的整理和归档三、档案整理方法一、概述（一）基本建设项目档案的定义根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的规定，基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的具有保存、查考价值的各种形式和载体的历史记录(二）基本建设项目档案的特点根据国家标准GB\T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定，科学技术档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。基本建设项目档案是科技档案的一种门类。基本建设项目档案特点1、专业技术性；（按专业特点整理）2、成套性；（文字材料和图纸不分开）3、现实性；（边形成边利用，准确性）4、复用性；（重复利用）5、多样性和数量大（档案工作与工程建设同步进行）（三）基本建设项目档案的作用建设项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分，各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程，做到建设项目档案工作与项目建设进程同步，按照统一领2导、统一管理档案的原则，管理好建设项目档案，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。高速公路的档案管理不仅是高速公路建设管理中的一项重要工作，而且在高速公路的运营管理中也占有重要的位置。竣工文件的整理和工程外业一样，都是工程建设管理的重要组成部分，而竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展，因此各参建单位在工程一开始就应重视档案的收集、整理。（四）国家、省有关基本建设项目档案工作规定1、国家档案局、国家计委联合发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）2、国家档案局发布的《建设项目（工程）档案验收办法》（国档发[1992]8号）3、国家档案局印发的《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）4、省档案局、省发展和改革委员会、省重点建设项目办公室《河北省重点建设项目档案管理暂行办法》（冀档发[2002]4号）5、国标《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（2003年4月1日实施）6、国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》（2000年实施）7、交通部印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（2002年6月13日）8、交通部印发《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》（2004年8月13日）9、技术制图复制图的折叠方法（五）科技档案工作的内容1、科技档案形成管理指对科技文件材料转化为科技档案的管理，包括检查和协助科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作和科技档案收集工作。2、科技档案实体管理是指对科技档案所进行的各项业务建设，包括科技档案的整理、鉴定、保管、统计等项工作。3、科技档案信息资源开发利用是指对科技档案中存储的科技信息进行发掘和提供服务的工作，包括科技档案的检索、编研和提供服务。（六）科技档案管理的几个基本概念1、科学技术文件材料：记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。2、科学技术档案：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及其管理活3动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。3、项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。4、项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。5、项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。6、项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。7、项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中及项目竣工验收时形成的文件。8、案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。9、立卷（组卷）：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。10、卷内目录：登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。11、卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。12、档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。13、项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。14、项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。15、建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。16、单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。每个合同段范围内的路基工程、路面工程、交通安全设施分别作为一个单位工程；特大桥、大桥、中桥、隧道以每座作为一个单位工程（特大桥、大桥、特长隧道、长隧道分为多个合同段施工时，以每个合同段作为一个单位工程）；互通式立体交叉的路基、路面、交通安全设施按合同段纳入相应单位工程，桥梁工程按特大桥、大桥、中桥分别作为一个单位工程。17、分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。每个合同段的路基土石方、排水、小桥、涵洞、支挡、路面面层、标志、防护栏等分别作4为一个分部工程；桥梁上部、下部各作为一个分部工程；隧道衬砌、总体各作为一个分部工程。18、保管期限：对档案划定的存留年限。（永久、长期、短期）永久：50年以上长期：16年---50年短期：15年以下（含15年）（七）组织与职责1、各级交通、档案行政管理部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。2、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入公路建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。3、按照交通部2004年第3号令《公路工程竣(交)工验收办法》的规定：第八条公路工程（合同段）进行交工验收应具备以下条件：（五）竣工文件已按交通部规定的内容编制完成。第十六条公路工程进行竣工验收应具备以下条件：（四）竣工文件已按交通部规定的内容完成；（五）对需进行档案、环保等单项验收的项目，已经有关部门验收合格；4、公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理的组卷要求。5、公路工程交、竣工验收时，档案主管部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出公路工程档案验收意见。省重点建设项目，竣工验收前，要由档案行政主管部门组织档案专项验收。二、文件材料的整理与归档科技文件是科技活动的伴生物，是科技档案的前身，科技档案是由科技文件有条件转化来的。科技文件和科技档案是同一事物的两个不同发展阶段。科技文件工作是科技档案工作的基础，要做好科技档案工作，就必须了解和掌握科技文件、科技文件工作。(一）科技文件材料的类型1、图样科技文件（蓝图、底图、计算机出图）；2、文字科技文件；3、其它形式的科技文件（表格、卡片、记录单、验收单、实验单等）；4、非纸质载体的科技文件（电子文件、声像文件、实物文件等）5（二）文件收集归档的分工基本建设项目文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设项目完成进展情况，及时收集、整理。项目法人或建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位、监理单位应完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。属于项目法人或建设单位归档范围的档案资料，勘察、设计单位、施工单位和监理单位应按规范进行整理并及时移交项目法人或建设单位。按《公路工程质量鉴定办法》，质量监督机构应按公路工程竣工档案管理的有关规定，对监理资料、施工资料、科研和新技术应用资料进行审查，主要要求如下：1、内业资料未按要求整理或检查项目不全、频率不足或缺少必要的数据，不能有效证明工程所用的原材料、施工工艺及工程质量符合规范要求或资料反映出的工程质量达不到合格标准，不能保证安全运营及正常使用时，工程不予验收。在对内业资料重新整理，达到要求后方可组织验收。2、内业资料应是原始资料，是施工过程中的原件，不符合要求扣1-3分。3、内业资料应字迹清晰、工整，表格内容应填写完整，签字齐全，并按要求分类编排，装订整齐，不符合要求时扣1-3分。4、按施工工序、工艺的要求所有资料应齐全、完整，资料反映出的抽查频率、质量指标应满足有关标准、规范规定的要求，不符合要求时扣2-4分。（三）归档时间交工验收前，项目法人应组织有关单位完成“公路工程竣工档案目录”中第三、四、五部分的文件编制工作。竣工验收前，完成“公路工程竣工档案目录”要求的全部文件编制工作。建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时，应按合同协议规定的要求向建设单位或受委托的承包单位移交经整理、编目后的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期向档案管理机构归档。（四）归档要求1、归档文件必须完整、准确、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。2、归档的基建文件材料必须书写工整，字迹、线条清楚，图样清晰，图表整洁，格式统一，签字认可手续完备。竣工图编制要符合规范。3、需永久、长期保存的文件禁止使用易褪色的书写材料（如园珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等）书写、绘制。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（如复写纸、热敏纸）应复印保存，6并加盖复印单位公章才生效。4、录音、录像文件应保证载体的有效性；电子文件应以光盘为长期储存介质。5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。6、归档文件一律是原件，不能交复印件。竣工图一般编制两套。一套交业主和生产（使用）单位，一套交项目主管部门。在大中城市规划区内的增加一套交城建档案馆。编制竣工图所需费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签定合同时确定。7、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。准确性鉴别一是科技文件应该同它所反映的科技、生产活动的对象一致；二是同一个项目的科技文件之间在内容上应该一致，如底图和蓝图保持一致，测量结果与竣工图一致。准确率达标准要求。（五）归档手续：1、编写归档情况简要说明2、填写归档文件移交清单（移交目录）归档时，交接双方按清单核查清楚，双方签字盖章，各留一份。3、编制“科技档案分类目录”，同时移交内容相同的电子文件。电子文件包括科技档案分类目录和卷内目录。（六）竣工图的编制要求1、项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映竣工的全部施工实际造型和特征。3、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡是一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图