OA办公自动化方案

OA办公自动化方案书2008年3月13日2目录第1章概述...............................................................................................................21.1什么是企业OA......................................................................错误!未定义书签。1.2企业OA的典型功能..........................................................................................3-41.3如何实施企业OA...............................................................................................4-51.4工作流管理应具备的主要功能.........................................................................5-7第2章OA软件的模块功能介绍............................................................................72.1基础办公模块........................................................................................................72.1.1个人办公功能.....................................................................................................72.1.2综合行政功能..................................................................................................7-82.1.3网上交流功能.....................................................................................................82.2知识管理模块........................................................................................................82.3流程管理模块........................................................................................................92.3.1审批流转.............................................................................................................92.3.2表单定义.............................................................................................................92.3.3流程控制........................................................................................................9-102.3.4代理授权与催办...............................................................................................102.3.5字段级的权限控制...........................................................................................102.3.6统计分析...........................................................................................................102.4公文处理模块.................................................................................................10-112.5企业报价中心模块..............................................................................................11第3章OA助手...................................................................................113.1OA助手功能....................................................................................................11-123第1章概述1.1什么是企业OA办公自动化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MSOffice一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。1.2企业OA的典型功能企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。●工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。●协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。●知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。4●公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。●行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。对于一个企业而言，成功实施企业办公自动化系统(企业OA)可以说是推动企业信息化发展的一条捷径1.3如何成功实施企业OA可能是由于开发的门槛比较低吧，也或者是与企业的主要业务（比如：产品开发、财务、进销存及生产管理等）没有直接的关系，目前在企业的信息化工作中，大家对办公自动化系统似乎不屑一顾。但现在从我对办公自动化系统发展趋势的认识以及对企业实际需求的了解和感受来看，我并不认为办公自动化系统是可有可无的，我甚至认为对大多数企业来说反而应该优先考虑应用办公自动化系统。理由如下：１．企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；（需要一个信息交流和沟通平台）２．在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）。３．知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智5力资源，这对于企业来说将是至关重要的；（需要建立企业的知识管理体系和系统）４．企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求；（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）以上是从企业的应用需求来看，急切需要具备上述功能的办公自动化系统。另一方面，从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也应该优先考虑应该办公自动化系统：１．有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率；２．与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。总之，综合来看，我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。1.4工作流管理应具备的主要功能几乎目前所有的办公自动化系统，都把流程化管理作为必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技术来实现。工作流管理一般应该具备以下功能：6◆从使用角度：＊表单的电子填报；＊表单和事件在不同节点之间的自动流转；＊根据不同业务要求，使用不同的流程；＊流程的动态化，比如典型的根据报销金额的不同，相应转入不同人员审批；＊灵活的签批功能，包括转发、抄送、批注等等；◆从设计角度：＊灵活的表单设计功能，一般应该可以自由地放置标签、文本字段、选择框、图片等等，好一些的产品还可以增加明细内容（比如，一个销售订单，包括订货方、日期等主表单中的内容，也要包括订货的明细项目，即明细行）。＊灵活的流程设计功能：可以根据职务、岗位、角色等，灵活设计各种流转方式◆从管理角度：＊对于流程的监控、定时提醒等功能；＊人员的审批权限控制；＊代办（授权）功能：这是一个容易忽略、但非常重要的功能，如果一个人出差，可以将他的审批权限授权给其他人。以上主要是从对知识、文档的基本管理角度。然而，知识管理有更深刻的含义，就是不仅要电子化地管理企业的知识，而且要通过知识管理系统，推动企业知识的积累。因此，知识管理还应该具备另外的一些重要功能：＊阅读统计：统计不同文档