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软宝文档管理系统（SOP-PRP）软宝文档管理系统（SOP-PRP）软宝文档管理产品（V4.0）用户使用手册2009年5月1什么是SOP-PRP？SOP-PRP是一套先进的文档管理系统，它通过电子化的方式实现企业文档的无纸化.通过它可以是企业的文档管理更规范，更安全，采用多级的自定义审批功能，文档数据的加密和浏览的安全性是其独特的特点.主要的功能包括•文档的在线集中管理•高效密码机制认证，文档64位加密储存•文档的版本控制，生效和失效控制•支持文档（Office和PDF等）的在线受控浏览•自定义的审批流程和提醒通知•各类完善报告的生成•帮助协同工作（比如在某些文档受控的情况下进行协同工作，知识共享）•建立完整的文档索引，支持（Excel，Word，PPT和PDF等）支持搜索•提供对读取，更改和各类操作的不同安全权限设置•支持文档关联•支持不同文档的不同自定义自动编号•电子签名和记录符合21CFRpart11要求•提供完善的审计追踪•支持元数据管理•文档培训相关联2进入系统条件作为客户端进入系统，您只要•一般PC的网页浏览器•用户帐号，密码和系统的地址（由系统管理员提供）•如要在线阅读或浏览文档，客户端须安装MS－office和adobePDF等浏览软件进入系统前：系统已在服务器上安装，设置正确并良好运行。参考管理员手册获得更多信息3电子签名如果管理员开启电子签名选项，用户在使用系统前必须了解电子签名的含义，了解相关法规对电子签名的要求。软宝文档管理系统（SOP-PRP）每个用户必须有一个的帐号，用户帐号由一个用户名和一组密码组成。在使用电子签名功能时必须考虑到用户使用它的风险性。如果你选择使用电子签名功能，你得确保在你的公司里所有的员工都了解电子签名的作用和系统对于电子签名的限制和作用。其中一条就是让你的员工明白他的用户帐号相同于它的手写签名，你也承认你在系统中的所有操作，也需要你对创建或修改的关键记录进行电子签名。你可以向你所属公司的质量管理部门或QA部门询问更多相关的信息。只有系统管理员能管理用户帐号。注意：此用户手册的演示图片均是开启电子签名选项的4开始SOP-PRP并登陆打开浏览器（firefox.mathon和IE等），在地址栏输入管理员给你的系统地址，如果地址正确，系统登陆界面会显示，选择你要使用的语言（目前支持简体中文、繁体中文和英文），输入用户名和密码，点击登陆，如果用户帐号和密码正确即可显示SOP-PRP的用户界面。注意：如果有任何登陆问题，请联系你的系统管理员自此你可以开始使用SOP-PRP，菜单栏在顶部，文件夹导航栏在左边，搜索栏在右边，数据区域在中间，离开请点击右上角’离开‘，关闭窗口退出建议您把系统的地址加到浏览器的收藏夹，以便下次更方便的浏览5SOP-PRP界面首页打开之后主页会显示四栏信息栏。•第一栏是显示目前所有处于当前登陆用户审批流所要审核或批准的文档。单击文档名即可进入文档内容，查看文档内容进行相应的审核或批准程序•第二栏是显示所有在昀近一个月内生效发布的文档。•第三栏是显示所有在昀近一个月内失效的文档•第四栏是显示所有用户还未完成培训的文档7一般操作技巧•选择左边树形菜单可以在右侧显示相应的文件夹和文档，如果你对文件夹的权限为不可读，将显示空白•单击文档/文件夹为选取•双击文档为打开文档，双击文件夹会进入下级文件夹•工具栏上的按钮可以对文件夹和文档进行各类操作•点击工具栏上的视图按钮，文档和文件夹以列表，小图标或大图标的方式进行浏览•选择相应的文档，右单击可以快速弹出文档的相关操作•点击工具栏‘向上’会返回所属文件夹上级目录软宝文档管理系统（SOP-PRP）软宝文档管理系统（SOP-PRP）8文件夹操作单击文档菜单栏系统会显示一个类似Windows资源管理器样式的界面，上端是工具栏，左侧是文件夹树形菜单，右侧是文档数据显示窗口创建文件夹前提条件：你对此文件夹有读写的权限进入你所要创建文件夹的上级目录（在树形菜单上选择即可）点击工具栏“新建”下拉，点击“新建文件夹”按钮，弹出新建文件夹的窗口设定好文件夹的属性后保存删除文件夹前提条件：你对此文件夹有读及删除的权限点击工具栏“文件夹”下拉，点击“删除文件夹”按钮，弹出删除的确认信息（注意：如果文件夹内含有文件要先删除或移动文件，否则文件夹不能删除）移动文件夹前提条件：你对移动的文件夹有读写与删除的权限，对目的文件夹有读写的权限选择目标文件夹，点击工具栏“文件夹”下拉，点击“移动文件夹”按钮，文件夹显示剪切样式后信息栏显示要求你选择目的文件夹，选择文件夹点击“粘贴文件夹”按钮，文件夹移动完成软宝文档管理系统（SOP-PRP）文件夹属性前提条件：你对文件夹有读取权限或读写及安全控制权限就可以更改文件夹的名称和安全属性选择目标文件夹，点击工具栏“文件夹”下拉，点击“移动文件夹”按钮，根据权限设置弹出不同的窗口文件夹提醒前提条件：你对文件夹有读取权限如果你想及时了解文件夹及其所含文档的任何更改，点击工具栏“文件夹”下拉“文件夹提醒”按钮，你就可以实时通过系统自动发送的邮件知道文件夹的任何更改9文档操作软宝文档管理系统（SOP-PRP）创建新文档前提条件：你对此文件夹有读写的权限进入你所要创建文档的上级目录（在树形菜单上选择即可）点击工具栏“新建”下拉，点击“新建文档”按钮，显示新建文件夹的窗口先选择文档的类型设定文档的各类属性并上传所需的正确文档注意：有些单位会将一些文档的表格或其他附件以其他的形式进行保存，这样在新建此类文档的时候就需要将所属主文档的编号填入“所需文档”一栏中。如附件1-XXX是ISO-1002（XXX）的附件，在新建附件1-XXX的时候就需要将ISO-1002（XXX）填入。软宝文档管理系统（SOP-PRP）提交文档前提条件：你对此文档具有读写权限进入新建的文档，文档会显示此文档未提交点击“提交”按钮，文档被提交，文档进入批准流程（注意：如果提交人是批准人之一，提交后默认批准通过）批准文档前提条件：你对此文档具有读写权限点击“批准/拒绝”按钮进行批准文档签出前提条件：你对此文档具有读写权限点击“签出”按钮后文档即被签出，一般只读用户不能查看已被签出的文档文档签入前提条件：你对此文档具有读写权限点击“签入”按钮，选择版本更新（主板本为2.0→3.0，次版本为2.1→2.2），选择上传更新的版本，新的版本即覆盖原有签出版本，提交后重新进入审批流程删除文档前提条件：你对此文档有读及删除的权限点击“删除”按钮，弹出删除的确认信息（注意：如果文档在审批流程中不能删除），文档不是真正意义上的删除。可以点击“不删除”按钮还原，或者点击查看删除文档查看所有被删除掉俄文档。移动文档前提条件：你对移动的文档有读写与删除的权限，对目的文件夹有读写的权限点击“移动文档”按钮，信息栏显示要求你选择目的文件夹，选择文件夹点击“粘贴文档”按钮，文档移动完成文档评论（不建议开启）软宝文档管理系统（SOP-PRP）点击“评论”按钮用户可以对文档进行评论。下一版本此模块将会变成文档修订申请文档提醒如果你想及时了解文档的任何更改，点击“提醒”按钮，你就可以实时通过系统自动发送的邮件知道文档的任何更改查看批准前提条件：你对此文档具有读写权限点击“查看批准”按钮，显示文档的批准状态和序列注意：一旦文档在某个部门没有批准通过，文档会回到初始状态，需要重新提交根据审批意见更新的文档，文档重新进入新的审批流程。重提交的文档版本号不变查看所有版本前提条件：你对此文档具有读写权限点击“查看所有版本”按钮，显示文档的所有历史版本查看审计追踪前提条件：你对此文档至少具有只读权限点击“审计追踪”按钮，显示文档的所有历史操作记录和数据前后变化软宝文档管理系统（SOP-PRP）查看阅读记录前提条件：你对此文档具有安全控制或培训主管权限点击“阅读记录”按钮，显示文档的所有历史阅读记录文档发布，生效和失效文档一旦被工作流审核批准文档即可发布，待到生效日期后自动生效，到失效日期后文档自动失效文档内容浏览在线浏览文档（支持MS-Office和PDF的在线受控浏览）点击“查看-文档的名称”按钮，文档内容以只读的模式打开文档下载前提条件：管理员权限点击“下载-文档的名称”按钮，文档内容可以下载10个人设定我的设定点击我的设定，用户可以根据管理员的密码政策更改密码软宝文档管理系统（SOP-PRP）11搜索搜索点击搜索就可以进入快速模糊搜索全文搜索需要管理员设定，详见管理员手册12培训培训点击“培训”按钮，查看所有当前用户的文档培训记录13工作流权限用户文档的读取控制文档的读取控制取决于许多参数，比如文件属性许可，文件被批准，文件被替代等等。不管怎样，系统允许列出所选文件夹的内容，因此只显示当前文档版本的文件名SOP-PRP文档版本流程控制的有效选项状态编辑批准查看查看批准查看历史提交有效/批准中/被新版本替代WAWAWA有效/批准中/未替代AWAWAWA有效/不再批准中（批准或无需批准）/被新版本替代WAWAWA有效/不再批准中（批准或无需批准）/未替代RWARWAWA软宝文档管理系统（SOP-PRP）状态编辑批准查看查看批准查看历史提交有效/拒绝/被新版本替代WAWAWA有效/拒绝/未替代WWAWAWAW待定/批准中/被新版本替代WAWAWA待定/批准中/未替代AWAWAWA待定/不再批准中（批准或无需批准）/被新版本替代WWAWAWA待定/不再批准中（批准或无需批准）/未替代WWAWAWA待定/拒绝/被新版本替代WWAWAWA待定/拒绝/未替代WWAWAWA失效/批准中/被新版本替代WAWAWA失效/批准中/未替代WAWAWA失效/不再批准中（批准或无需批准）/被新版本替代WWAWAWA失效/不再批准中（批准或无需批准）/未替代WWAWAWA失效/拒绝/被新版本替代WWAWAWA失效/拒绝/未替代WWAWAWA还未提交/批准中/被新版本替代还未提交/批准中/未替代还未提交/不再批准中（批准或无需批准）/被新版本替代还未提交/不再批准中（批准或无需批准）/未替代WRWARWAWAW还未提交/拒绝/被新版本替代还未提交/拒绝/未替代WWAWA注释:•R:读取组别•W:写入组别•D:删除组别•A:潜在的批准者（如作者）某些操作如签出和移动等不属版本控制的一类SOP-PRP文档版本流程控制的有效选项签入签出移动编辑删除取消签出文档已签出WDWDW文档未签出WDWD注释:软宝文档管理系统（SOP-PRP）•W:写入组别•D:删除组别软宝文档管理系统（SOP-PRP）14用户培训记录管理SOP-PRP帮助你在管理文档的同时维护用户的培训记录（对于文档的每个版本）用户培训记录包含以下这些范围•用户帐号•相关的文档版本•显示用户是否培训合格与否（可以基于内部的一场考试）•培训日期•老师的用户帐号•培训的地点这些培训记录是由系统自动产生，也可以由培训经理手动添加，每个用户仅仅能看到她/他自己所培训的内容，而且下载的培训报告也是个人的。管理员和培训经理有权查看和下载所有的培训记录和报告。文档属性中属于’培训组别‘（一般在文档类型中定义，如培训控制打勾）有连接到文档的版本和培训记录。指定培训组别到某一文档意味着该组的每个人必须学习这个文档以正确使用文档。SOP-PRP不限制用户进入某个其有权查看的文档，不管他/她培训合格与否。SOP-PRP帮助用户在一份新文档版本颁布后组织指定接受培训者接受培训。这是一个跟踪记录的工具。自动产生培训记录当以下情况是系统自动产生培训记录（根据预先设定的值）•一份新的文档版本颁布（在批准后）•需培训组别中有组员更改•文档需要培训的组别发生更改如果加一个用户到某一组别，正好这个组别又是一个或更多文档需要培训的组别，或间接影响一个或更多文档需要培训的组别（比如你添加一个用户到培训组别下级组别：用户于是嵌套进入培训组别），然后系统会检查这些用户的培训记录存在与否，创建必要的那些失去的培训记录。注意检查的过程只针对目前生效的文档（无效的或未批准的等文档不包含在内）产生用户的培训记录。如