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有效时间管理北京瑞福迎宾宾馆制作人：骆世军有效时间管理2时间当我们开始之前，请先考虑这个问题：时间对你意味着什么？有效时间管理3课程目标本课结束后您将：•了解质量时间的种类；•知道时间管理的含义；•了解时间管理的三要素；•掌握管理时间的方法；•掌握个人时间管理的方法；有效时间管理4有质量的时间≯思考的时间≯家庭的时间≯放松的时间≯多产的时间≯回报的时间有效时间管理5何谓时间管理在您思考这一问题之前，让我们先来做一个自我评估，看看我们是怎样对待工作的。“自己管理自己的人生、行动和安排每天的时间。”有效时间管理6时间管理三要素•管理时间•管理个人•管理团队有效时间管理7管理时间的三大任务•设立目标•制定计划•区分轻重缓急有效时间管理8任务之一：目标•没有目标你就不知道你要去哪儿，你就很有可能走到其他地方去了。•只有当你的梦想书面写下来才会变成你的目标。•好记性不如烂笔头。有效时间管理9目标设定的SMARTE原则SPECIFIC结果具体明确MEASURABLE效果可衡量ACHIEVABLE目标可达到的RESULTS－ORIENTED结果可操作性TIME－BOUNDED时间约束EXCITING计划令你激动有效时间管理10一些好的目标•生产力和质量目标：在1999年底前将客户服务的抱怨数减少50％。•客户关系目标：以8500美元的代价在三季度末之前进行对外部客户的电话调查，以期知道客户服务改进的具体要求和领域。•个人发展目标：到8月15日完成我的下五年的职业发展计划，并在以后12个月内列出时间表以确保目标的实现。有效时间管理11Timeforus轮到我们了：每个人写出一个你将要完成的工作目标，注意运用SMARTE原则。有效时间管理12目标是构筑成功的基石•目标使我们产生动力；•目标使我们认清使命；•目标有助于我们安排轻重缓急；•目标引导我们发挥潜能；•目标使我们把握现在；•目标促使我们评估进展；•目标使我们将工作重点从工作本身转移到工作成果。有效时间管理13任务之二：制定计划计划你的一天：•设置“定计划的时间”（早上或晚上）•给你的时间一定的弹性•给你的任务时间10－20％的缓冲•每天从做一项主要工作开始。记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你未能做好这项工作。有效时间管理14计划你的一天•每天至少完成一项主要工作;•每个时间段里做一件事情并把它做好;•每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段;•每个时间段以两小时或更少为宜。“成功其实很简单，做正确的事情，以正确的方式，在正确的时间”－－ARNOLDGLASGOW有效时间管理15任务之三：区分轻重缓急•任务有轻重缓急之分;•评价轻重缓急的指标为重要性和紧急性：有些任务既紧急也重要，而有些则不是；有些任务极端重要但不紧急；有些任务极端紧急但并不特别重要。有效时间管理16区分工作的轻重缓急ABC原则•A＝Vital非常重要，一定要当天完成•B＝Important比较重要，尽量当天完成•C＝Optional可暂缓，可在当天完成有效时间管理17优先权考虑一下所有自己需要完成的任务，问问自己它们有多重要，多紧急？根据两方面的得分可得出它们在坐标系中的位置，根据位置不同就可得到相应的优先权。重要优先权2优先权1优先权4优先权3紧迫有效时间管理18管理个人5A’s时间管理模型了解分析消除窃贼分配安排AwareAnalyzeAttackAssignArrange有效时间管理19个人时间管理练习：在“个人时间运用分析表”第1栏的上半部，请写出公司赋予你当前工作的主要职责。在“个人时间运用分析表”第1栏的下半部，请写出你每周须完成的主要任务（也包括那些与工作紧密联系的“非工作任务”。在第II栏的下端，请填写你一周的实际时数。有效时间管理20个人时间运用分析表第（I）栏所做的工作应该做的工作实际做的工作第（II）栏所花的时间周实际工作总时数______小时有效时间管理21个人时间管理考虑下列问题：•看看自己填写的“个人时间运用分析表”，你有何感受？•你是否都运用了“适当”的时间去干“适当”的工作。提问：•哪一段时间是我一天中最忙的时候•哪一项活动不值得我花那么多时间•什么类型的活动占用了最多的时间有效时间管理22分配（Assign)表格的应用本身是无足轻重的，重要的是通过这种方法，你能够分配时间用于重要的活动上。•控制/参与有效时间管理23控制和参与如果某项活动处于高控制高参与区域，则表明它对你非常重要，你是完成和控制该项活动的主要力量。自己他人参与优先权2优先权1优先权3优先权4自己控制有效时间管理24安排(Arrange)•年度计划•周/日计划（表格）有效时间管理25实战练习运用我们学到的方法，安排一天的行事顺序。有效时间管理26消灭时间窃贼拖延不会拒绝不速之客混乱的办公室太多文字工作有效时间管理27•许多事情占用了人们宝贵的时间，因此你必须清楚地意识到隐藏在生活中的时间窃贼。•常见的时间窃贼对你最有影响的五种是：编号事实描述对时间的影响对策时间窃贼－－问卷有效时间管理28消灭窃贼（1）不会拒绝•情景一：当同事匆匆进来问我是否可以停一分钟帮助他们时，我正坐在桌旁，集中精力于一项主要工作，我想我应该帮他们又不想耽误他们的工作，因此我停下手边的工作关注他们，麻烦的是这实际上耽误了我的工作。•情景二：我经常接到各类推销员的电话，大多数人推销的东西我都不喜欢，他们的请求是只需几分钟，但通常花掉我半个小时甚至更多的时间。有效时间管理29消灭窃贼（2）煲电话粥问卷：•谁通常来电？为什么？什么重要事？多久？•每天有多少电话？平均长度是多少？•什么时候最容易被干扰？有效时间管理30消灭窃贼（3）不速之客对策：•将不速之客拦在办公室外；•保持站立，谈话不会持续多久；•若有人坚持将头探进来问“有时间吗？”你回答“是的，但不是现在”并订一个双方接受的时间•留下E-mail或BP号，以减少互相的干扰。。。有效时间管理31消灭窃贼（4）混乱的办公桌•杂乱无章•办公室的杂乱无章会引起麻烦。要想整齐有序，你必须克服道格拉斯的混乱法则：“混乱总是想填满任何让其存在的空间”•通常而言，办公桌杂乱无章是因为你没有定下存放事物的规矩。你必须改变自己的习惯！有效时间管理32消灭窃贼（4）拖延•列出所有需要完成的任务；•根据轻重缓急进行分类；•将任务分解成几个步骤；•确立每个步骤的最后期限；•每天安排10分钟以对付那些开头难的工作；•留出10分钟安排明天的工作。。。有效时间管理33消灭窃贼（6）太多的文字工作•管理文件：有条不紊•一旦你有条不紊地处理文件后，你将最佳使用你所有的时间•不要将文件堆得很高，否则你会重复看同一份文件有效时间管理34如何有效地统筹时间•决定什么对你来说是真正重要的,并把它写下来•对你的行为方式、习惯、组织内沟通方法等有所了解•知道工作中你需要负责哪些东西，而哪些是你不需要负责的•观察自己目前是如何利用时间的有效时间管理35如何有效地统筹时间（续）•进一步分析自己是怎样使用时间的;•根据任务及活动对自己的重要性将它们排序;•考虑完成一项任务至少需要多少时间;•辨别哪些活动浪费了时间并力求消除它们;•根据事情对自己的重要性，组织和计划安排时间用于各种活动;•在循环往复的基础上，监督时间的利用.