12第十二章-商务旅行

第十二章商务旅行学习目标重点难点职场经验职场忠告主要内容实践课堂【学习目标】一、知识（一）掌握旅行安排的方法、熟悉交通方式（二）了解如何管理旅行的信息二、技能安排旅行和住宿安排旅行和住宿【职场经验】案例分析不谨慎，错误的判断导致了：自己的麻烦：买票错，没速度，无法补票上级的麻烦：错过会议晚饭沟通时间给会务的麻烦：接站车在等，餐厅重新热饭。【职场忠告】行政人员安排好领导的差旅，是工作的一个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。上述案例，只是看错一次车，但却给领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也不可马虎。主要内容第十二章商务旅行第一节旅行安排第二节交通方式的选择第三节住宿安排第四节费用的支付管理第一节旅行安排一、商务旅行二、旅行计划三、旅行前的准备四、为领导人安排商务旅行五、旅行计划一、商务旅行谈判会议展览会展科技文化交流活动商务考察奖励旅游培训研修差旅住宿、餐饮、宴会、交通、游览、休闲、体育赛事、文化、通讯二、旅行机构（一）企业内部旅行机构1.个人。由专门负责旅行的行政人员做出全部旅行安排。2.旅行部门。（二）企业外部旅行机构1.行政人员与旅行社联系告知必要的旅行细节，由旅行社预订所有机票等。2.行政人员需要监督和检查所有必要安排，并提供信息给旅行人员。3.外部旅行机构包括旅行社、旅行公司、航空公司等。三、旅行前的准备查找交通工具时刻表了解目的地环境、天气、文化风俗问清楚地址，准备一份地图国外时差问题，安排翻译列出应该携带的物品：生活用品、银行卡、手机充电器、适量的现金禁止携带的物品四、为领导人安排旅行（一）国内旅行（二）国外旅行（三）陪同旅行（一）国内旅行1.出行前2.出行中3.出行后（二）国外旅行1.根据公司最新业务情况准备报告（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备PowerPoint演示文稿、U盘、彩色打印胶片和打印稿；2.机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；3.注意准备好各种证件及邀请函，并提醒领导人携带；4.根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；5.准备当地的地图及国家风情资料；6.确认对方还是我方提供翻译服务；7.回国后向接待方致谢。（三）陪同出行1.登机前，为领导人办理机场建设费等相关费用的购买、机票换票、行李托运及各种登机手续；并再次确认接车人；2.到达后，办理宾馆入住手续，了解领导人房间号码及电话号码，并将助手房号电话及时告知领导人；3.每日及时核对本日及第二天的日程安排；4.提前设置清晨叫醒，并安排早餐；5.根据当天的日程安排落实车辆；6.及时提醒并事先落实各项安排；7.携带领导人名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；8.注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）；9.着装要求：穿职业装或西装；注意言谈举止；10.出差返回后将领导人与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销，做好资料整理。五、旅行计划（一）旅行计划的内容（二）旅行计划的方式（一）旅行计划的内容旅行的日期和时间旅行方式（如飞机、火车、轮船、长途汽车等）旅行的目的（如商务谈判、签约、考察、会议、培训、演讲等）住宿安排；有用的电话号码（二）旅行计划的方式1.放在口袋中或公文包中的小卡片2.商务会议、商务旅行、商务活动表1.放在口袋中或公文包中的小卡片表12—1简要旅行计划旅行计划：米舒林日期：1月22，星期一会见新加坡JKL工程公司08：00坐出租车从家到吉隆坡机场08：30机场候机：已订购新加坡航空公司623航班，从吉隆坡到新加坡09：15一10：30飞往新加坡11：00JKL工程公司在机场备车接12：00一16：00与JKL工程公司的采购部门会见并进午餐16：00JKL工程公司派车送返回新加坡机场17：00机场候机：已订新加坡航空公司821航班，从新加坡到吉隆坡18：00一19：15在飞往吉隆坡的飞机上19：30坐当地出租车回家新加坡JKL工程公司的电话：8363174522.商务会议、商务旅行、商务活动表表12-2详细旅程表香港医院外科咨询师王明英博士日程安排参加国际外科协会年会（如果需要旅行信息以及年会的详细资料请参阅会议文件）日期：8月4日――8月11日8月4日20：30从家里乘出租车到香港国际机场：已经预订了香港国际机场的出租车。登机前换英国航空公司HK6732航班的登机牌，起点是香港，终点是伦敦。22：OO飞机起飞。8月5日07：30飞机到达伦敦。09：30乘英国航空公司342航班从伦敦飞抵爱丁堡。10：30飞机到达爱丁堡。11：00乘出租车到达爱丁堡王子街的王子饭店。（王子饭店已预定好出租车，11点钟准时在候机楼三号出口等候。出租车费由饭店支付。）12：30在王子饭店入住已经预订了的双人间（无烟房间，包括提供早餐），电话：44109356744登记后吃午餐，休息。19：30与爱丁堡总医院的高级外科医生MrJohnSinclair见面并共进晚餐。在饭店的休息厅与MrJohnSinclair会谈。（MrJohnSinclair家里电话：[phone]月6日——8月10日参加大会。（信息见大会文件夹）8月9日14：00向大会秘书提交论文摘要和论文。论文摘要和论文已经放在了旅行袋中。8月11日09：30乘出租车从饭店到爱丁堡机场。11：00——12：15分乘英国航空公司HR428航班到伦敦。14：00乘英国航空公司KH8724航班离开伦敦。8月12日07：00航班到达香港机场。07：30乘香港国际机场的出租车回家。【本节任务训练】要求：根据下述计划查询出行所需信息。一、出差工作计划出行时间：11月15日起到11月30日止。计划为期15天。出发城市：沈阳出行城市：南京、无锡、徐州、常州、苏州、南通、连云港、淮安、盐城、扬州、镇江。二、主要目的（一）传达米尼公司企业文化，销售理念。协助指导经销商当地品牌推广事宜。（二）基本市场调查。1.产品市场定位，品牌认知度，客户评价；2.区域销售情况，地市分销商信息；3.了解竞争对手品牌销售情况，市场占有率；4.认真听取客户反馈，记录汇报市场最新信息。（三）拜访当地客户，培养感情，了解经销商公司现状，加强品牌市场操控力。（四）倾听客户意见、建议，帮助经销商解决销售中常见问题。（五）空白区域市场开发，提升区域品牌销售业绩。第二节交通方式的选择一、交通方式二、选择旅行方式的原则三、选择旅行方式的程序四、商务旅行的交通工具一、交通方式公路铁路乘船飞机二、选择旅行方式的原则1.安全原则2.通畅便捷原则3.节俭原则4.符合单位规定的原则5.符合旅行者要求的原则。三、选择旅行方式的程序1.制定选择旅行方式对比方案2.进行方案对比3.与旅行者、同事、相关者协商和征求意见，提出最优旅行方式和选择理由说明。4.报请领导批准四、商务旅行的交通工具（一）公路（二）铁路（三）水路（四）航空不同旅行方式的优缺点表12-3类型优点缺点汽车1.灵活：没有限定的时刻表；2.直接：旅行能直接抵达目的地；3.易得：大多数人拥有自己的汽车或会开车；4.费用：当提供汽车后，费用较低。1.停车：停车有困难、停车费较昂贵；2.有压力：因为旅行人长途驾驶到达会议目的地时，会感到疲劳和压力；3.无效时间：开车前往目的地同时，不能利用这些时间进行其他工作。火车1.费用低：对于一个人旅行，火车旅行比汽车旅行便宜；2.无压力：旅行者能休息；3.有效时间：乘车时间能有效地利用于其他工作，如：阅读或记笔记；4.节约：没有寻找车位停车的问题。1.不灵活：要按固定的时间表和路线；2．买票难：热线或旺季时的火车票比较难买或加价；3.不直达：交通不便的野外和乡村，比较困难不能直接抵达目的地，下了火车后，要利用其它交通工具到目的地。船1.能运输汽车：适用于长时间旅行，并携汽车、行李、样品；2.有定期渡轮；3.可选择船种：气垫船、水翼船、渡船。1.速度慢：乘船旅行经常是缓慢的；2.不习惯：在商务旅行中不太受欢迎。飞机1.速度：最快的旅行方式；2.轻松：压力非常小，提供餐饮；3.距离：常常是唯一有效率的长途旅行方法；4.普及：目的地范围广泛。1.费用：费用昂贵的旅行方式；2.不直接：飞机场的特殊性，导致通常需要结合其它旅行方法到达目的地；3.行李限制：必须为超标准的行李交付额外费用。【本节任务训练】根据表12-4的行程工作时间表，为调研人员查询所需交通工具提供参考信息。表12-4行程工作时间表时间地点拜访客户与工作安排11月15日南京华海电脑城、雄狮电脑城、百脑汇、珠江路电子街、玄武电子城、数码港、三胞大卖场、南方电子市场。11月17日无锡梦之岛数码港、百脑汇、金置广场、颐高、宏图三包。11月18日徐州海云电脑大世界、宏图三包。11月19日常州莱蒙电脑城、常州电脑城、百脑汇。11月20日苏州友通数码港、领华数码城、新赛格、宏图三包。11月21日南通八仙城、宝隆、新世纪数码港。11月22日连云港高翔数码、宏图三胞、数字旗美、国安、旗连电脑城。11月23日淮安水门桥、财富广场电脑城。11月25日盐城迎宾路电脑街、宏图三包。11月26日扬州江隆电脑城、银河电脑城、超创电脑城。11月27日镇江华海电脑城。11月28日泰州月城数码、太平洋电脑城。11月30日宿迁宏图三包、好景电脑城。第三节住宿安排一、住宿选择二、酒店三、预订四、入住酒店一、住宿选择（一）国内或国际连锁酒店（二）本地酒店（三）汽车旅馆二、酒店酒店一般分为商务型、度假型、长住型、会议型、观光型、经济型、连锁和公寓式酒店。根据酒店同功能、设施、服务的不同级别划分为一星、二星、三星、四星、五星级酒店。房间的基本设施高级酒店三、预订（一）订房之前需要确保了解的信息（二）预订和确认安排（一）订房之前需要确保了解的信息1.公司关于住宿的规定；2.预算或费用限制；3.旅行人员的个人喜好，例如吸烟或不吸烟，是否要求能熨平裤子，餐饮要求；4.旅行人员的确切目的地，能预订方便的旅馆。（二）预订和确认安排1.开始查询阶段。2.网络或电话预订。3.预订的确认。4.预订注意事项。四、入住酒店（一）室内（二）防火紧急出口（三）出入（四）卫生（五）叫醒服务（六）退房【本节任务训练】从北京、天津、上海、重庆、昆明、杭州、沈阳、长春、哈尔滨等较大的城市中任选一个，调查这个城市的酒店情况，写一个分析报告。第四节商务旅行信息和APEC商务旅行卡一、商务旅行信息二、APEC商务旅行卡一、商务旅行信息（一）健康要求信息（二）住宿安排信息（三）货币相关信息（四）时间和日期信息（五）旅行文件信息（六）文化信息（七）天气信息（八）获得商务旅行信息的渠道二、APEC商务旅行卡（一）APEC商务旅行卡的适用范围（二）持卡人享有的特权（三）申请要求（四）申请程序（五）有效期限【本节任务训练】5-7人分成一个小组，讨论APEC商务旅行卡的作用和发展前景。第五节企业因公出差和费用支付管理一、因公出差审批权限二、因公出差审批程序三、企业差旅费构成四、因公出差费用的报销标准五、因公出差交通费的报销原则六、因公出差住宿费的报销原则七、因公出差费用报销程序八、因公出差费用的支付形式一、因公出差审批权限（一）确保安全的原则。（二）高效便捷的原则。（三）厉行节约的原则。（四）计划和预算原则。（五）监控和评价原则。二、因公出差审批程序（一）以出差人的层级为标准划分因公出差审批的职责权限。（二）以出差时间长短划分因公出差审批的职责权限。（三）以出差地域划分因公出差审批的职责权限。三、因公出差审批程序（一）制定因公出差（商务旅行）计划和预算（二）填