搜索
文件编号KP/QP42301-10版次：B修改：0标题文件控制程序第1页共3页1目的对质量管理体系文件进行控制，确保在质量管理体系运行的场所都能得到相应文件的有效版本。2范围本程序适用于质量管理体系文件的控制。3职责3.1总经理负责批准发布质量手册，管代批准程序文件。3.2管理者代表负责审核质量手册、程序文件及其他管理性文件；负责组织对质量管理体系文件的定期评审。3.3质保部负责对质量手册、程序文件的编制和管理。3.4产品开发部负责技术性文件的编制、审核和管理。3.5其它职能部门负责相关文件的编制、使用和保管。4程序4.1文件分类4.1.1公司质量管理体系所要求的典型文件包括：a)管理性文件：包括质量手册、程序文件、管理制度、质量记录及表格等；b)技术性文件：包括产品技术标准、工艺文件、采购文件、检验文件等；c)外来文件：包括国家标准、相应的法律法规、顾客提供的技术标准等。4.1.2文件可以是纸张、软盘、光盘、样件、电子媒体或它们的组合等。4.1.3文件控制要求：按使用性质分为：管理性文件、技术性文件；按控制方式分为：受控文件和非受控文件；4.2文件的编号执行《体系文件编号规定》的要求；外来技术文件可按原编号。4.3文件的编写、审核、批准及发放。4.3.1质量手册由质保部组织编制，管理者代表审核，总经理批准后由质保部登记发放；程序文件由责任部门编制、审核，管代批准后由质保部登记发放。4.3.2其它管理文件和作业文件由各使用部门指定或委派能胜任的人员负责编制，部门负责人审批，报质保部受控编号、备案，由各文件编制部门负责发放到文件所涉及到的相关部门、岗位。—1—文件编号KP/QP42301-10版次：B修改：0标题文件控制程序第2页共3页4.3.3技术文件由产品开发部组织编写，部门负责人审批后由产品开发部登记发放。4.3.4所有受本程序控制的文件见《受控文件清单》，其内容包括文件名称、编号、版号等，通过《受控文件清单》确保文件的更改和现行修订状态得到识别，各部门体系管理员负责填写本部门的《部门收文清单》，凡是收到的受控文件都要编入其中。4.3.5受控文件必须在第一页右上角加盖统一印色“受控”印章并注明分发号，并由文件主管部门负责发放。确保使用现场可获得适用文件的有效版本。4.3.6文件领用者必须在《文件发放清单》上签收。4.3.7因破损或遗失而重新领用的文件，分发号码不变，收回相应旧文件；发放部门作好相应的发放签收记录。4.3.8外来的技术文件（包括资料/规范/图纸等），由产品开发部审核、确认，需采用的，加盖外来文件标识印章后，纳入“外来文件控制清单”，并及时发放到生产现场。4.3.9公司局域网电子文件控制4.3.9.1质保部在公共文件柜发布最新的体系文件，各部门均可上网查阅，但不可打印成纸制文件使用。4.3.9.2当体系文件修改或作废时，质保部将在纸张版本更换的同时更新公共文件柜上的旧版本。4.4技术文件的控制a)图样、技术文件应由产品开发部审签、标准化检查、质保部质量会签。b)产品开发部应确保图样、技术文件协调一致、现行有效。c)产品质量形成过程中需要保存的文件应及时归档，并作好记录。d)技术文件的控制详见《技术文件管理制度》。4.5文件更改、换版与作废4.5.1文件需更改时，由文件主管部门提出更改，填写《文件更改单》，说明更改原因，对重要的更改要附充分的证据。经文件主管部门审核，（必要时组织会签）并经部门负责人批准后由文件主管部门将更改信息及时发放相关部门。4.5.2质量管理体系文件的修订状态以封面或页眉的版本号和修订次数两种标识予以识别，记作版次，如：B-0表示B版第0次修改，必要时在版本号后加上年号，如质量手册以KP/QM01--10，表示本质量手册属2010年编写；技术文件的更改详见《技术文件管理制度》。4.5.3当文件内容中有错字或小错误可采用“划改”进行修改，划改后在划改处加盖“更改”章标识，更改内容较多或一页上划改超过三次以上，采用换页方式进行修改，必要时进行—2—文件编号KP/QP42301-10版次：B修改：0标题文件控制程序第3页共3页换版。文件一次性修改内容较多或比较重要时由文件归口部门确定换版，同时收回旧版本，以确保有效文件的唯一性。4.5.4收回的作废文件，由文件管理部门保留一份盖上“作废”印章归档之外，其余填写《文件（记录）处理记录》,经管理者代表批准后，予以销毁。4.6文件的保存和借阅4.6.1文件都必须存放在干燥通风，安全的地方。4.6.2各部门文件由本部门保管，部门质量负责人对受控文件保管情况进行检查。4.6.3各部门体系管理员因调动或离职，部门质量负责人按《部门受控文件清单》清理文件，确认无误后办理调动或离职手续。4.6.4任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰。4.6.5需临时借阅的文件应填写《文件（记录）借阅登记》经文件主管领导批准后，方可借阅，借阅者应在指定日期内归还。原版文件一律不外借。4.7为掌握整个质量管理体系受控文件的编写、使用情况，由质保部、产品开发部编制公司总的《受控文件清单》，每年年底由质保部、产品开发部负责对管理文件、技术文件进行整理，标识、编目并填写《文件归档清单》，将文件统一归档，管理；存入计算机的文件要进行妥善保护，进行备份，并要加密。4.8每年由管理者代表组织对文件适用性进行评审，当公司组织结构、产品结构、工艺流程、法律法规发生变化时，应对文件适用性及时再评审。5相关文件5.1《记录控制程序》5.2《质量管理体系文件编制规定》6相关记录6.1《受控文件清单》6.2《文件发放清单》6.3《部门收文清单》6.4《文件归档清单》6.5《文件更改单》6.6《文件（记录）处理记录》6.7《文件（记录）借阅登记》项目编制审核签名日期—3—文件编号KP/QP42402-10版次：B修改：0标题记录控制程序第1页共2页1目的控制记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置，提供质量管理体系符合要求和有效运行的证据。2范围适用于公司质量管理体系运行中记录的控制。3职责3.1质保部是质量记录的归口管理部门，监督、管理各部门的质量记录。3.2各部门负责本部门质量记录的收集、整理、建档、保存，并对其真实性、可靠性、完整性负责。4程序4.1记录的编制和标识4.1.1记录的标识KP/XR—XXX—XX顺序号标准条款对应号(部门代号)记录代号公司代号4.1.2质保部根据标准和文件要求编制记录样表，并进行标识，汇总《记录控制清单》。4.2记录的形式及要求4.2.1记录的形式包括：文字、表格、电子媒体等。4.2.2记录的填写a)记录者应真实、及时、准确的记录所搜集的信息。b)填写人员对记录应填写完整、清晰，并不得涂改，发生笔误可用划改，并在改动处需部门主管盖章或签名确认，记录不得用铅笔填写，记录签名应填写全名。4.3记录的传递a)记录者应根据相关文件的要求，将记录及时传递到相关部门或相关人员，作为工作接口或内部沟通的一种形式。b)相关部门接到记录后应做好相应的工作或采取相应的措施。4.4记录的贮存和保护4.4.1质保部编制《记录控制清单》，注明各质量记录的编号、保存期、归口部门等内容，汇总备案记录的原始样本。各部门也应汇总本部门质量记录的原始样本。4.4.2生产批准文件、内部质量体系审核和管理评审记录保存期限为三年；员工资料保存期限为员工离职后二年；采购订单、质量运行状态记录（检验结果、质量分析报告、质量信息反—4—文件编号KP/QP42402-10版次：B修改：0标题记录控制程序第2页共2页馈单等）保存期限为三年；如有顾客或国家法令要求，按顾客或国家法令要求进行保存。4.4.3供方提供零部件产品时提交检测记录、质保书等应与检测员做的检测记录同时保存。4.4.4产品有EPA、CARB、EC认证的产品检测记录保存期为10年。4.4.5质量记录的最终保存者收到质量记录后，将质量记录分类保存，并在《质量记录档案目录》上登记收到日期、质量记录编号、名称、上缴部门、收到人姓名。4.4.6所有质量记录均需专门存放，不得散落，标识应便于检索、存取，保存地应保证干燥并防止变质、丢失或残缺。4.4.8质量记录可采用电脑磁盘保存，但必须有备盘，以防损坏、丢失和他人任意更改，对电脑磁盘应进行适当标识。4.4.7各部门质量记录在完成使用后，月底由统计员汇总、整理后存档。4.5产品质量档案要求a)产品质量档案应按产品型号、时间（或批次）建立。b)按《质量记录清单》要求，提供产品实现过程的完整质量证据，包括产品实现各个阶段形成的各种记录；记录要准确、可靠，并能清楚地证明产品满足规定要求的证据。c)记录的保存时间应满足顾客和法律法规的要求，柴油机、内燃发电机组记录存放时间为3年，满足军用产品的可追溯性的要求。4.6记录的提供和借阅4.6.1外来记录（如计量器具检定报告或证书等）由相关部门保存，若没有特别规定保存期则保存期为2年。4.6.2记录可以作为满足相关方所提出的要求的客观证据。4.6.3借阅归档记录，应由借阅人填写《文件（记录）借阅登记》，经文件主管部门负责人签字，批准后方可进行。4.6.4当顾客要求查阅有关记录时，应得到记录归口部门负责人批准。4.7记录的处理超过保存期限的记录，由文件主管部门核实后，经管理者代表批准后应及时销毁处置。5相关文件5.1《文件控制程序》6相关记录6.1《记录控制清单》项目编制审核签名日期—5—文件编号KP/QP55303-10版次：B修改：0标题信息沟通控制程序第1页共2页1目的为了确保公司内不同部门和层次的人员能够通过适当方式进行沟通，促进信息交流和利用，提高过程的有效性。2范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息反馈与处理。3职责3.1销售部、产品开发部和资材部等部门负责对应相关方信息的收集。3.2各事业部负责工作范围信息的传递与沟通。3.3质保部负责统筹策划内部沟通和紧急信息处理。4程序4.1信息的分类4.1.1内部信息包括：a)正常信息，如质量方针、目标及完成情况、内部审核与管理评审报告、产品质量统计、外购外协件采购信息、进货检验及结果信息、产品质量监控和测量信息及体系运行时的其它记录等；b)异常或不符合信息，如内部审核的不符合项报告，产品认证的不合格报告，外购外协件不合格信息，生产过程控制出现不合格的信息及纠正、预防措施等；c)紧急信息，如出现重大质量事故情况下的信息与记录；d)其它内部信息，如员工的合理化建议等。4.1.2外部信息包括：a)顾客、供方、计量单位、媒体等反馈的信息及其投诉等。b)法律法规、标准类信息，如质量法规、条例、技术标准及产品标准等；c)质量技术监督局、进出口检验检疫局、认证机构等监测或监督审核的结果及反馈的信息；d)其它外部信息，如各部门和事业部直接从外部获取的有关质量改进技术、市场动态、质量管理等方面的信息。4.2信息的收集、处理与沟通工具信息采用质量信息反馈单、不符合项报告、质量记录、公告栏、简报、看板、会议记录、电子媒体、互联网等沟通的工具或方式予以传递。4.2.1内部信息的收集与处理4.2.1.1正常信息的处理：各部门和事业部依据体系文件的规定直接收集并传递质量信息；质保部按照相应的规定向有关部门传递质量方针、目标及其完成情况，内部审核结果、产品质量监控和测量信息、管理评审报告等信息。—6—文件编号KP/QP55303-10版次：B修改：0标题信息沟通控制程序第2页共2页4.2.1.2异常或不符合信息的处理：质保部与各事业部以质量信息反馈单收集并传递，信息的处理按《持续改进控制程序》文件规定执行。4.2.1.3紧急信息由发现部门迅速传递质保部组织处理，可采用电话或人员直接沟通。4.2.1.4其它内部信息，提供者可以通过书面报告或部门在质量管理月度考核表中，反馈给质保部进行处理。4.2.2外部信息的收集与处理4.2.2.1质保部收集质量技术监督局、进出口检验检疫局、认证机构等监测与监督审核结果及反馈信息负责传递到相关部门，以便进行监督整改，验证。4.2.2.2法律法规、标准类信息由产品开发部负责收集、更新、整理