工程施工合同管理的工作任务和方法

工程施工合同管理的工作任务和方法本工程为镇江市中医院全科医生临床培养基地建设监理工程，由于工程规模大，参建单位众多，各工序、工种相互交叉，相互影响，业主所需要签署的合同相当多，通常需要订立包括监理合同、设计勘察合同、施工合同(包括总包合同和分包合同)、设备及材料采购合同等几个甚至几十个合同。对于这些合同的管理是项目管理的主要内容之一，同时合同管理工作的优劣也决定着项目的成败。在项目实施阶段项目合同体系的划分和确立可以说是合同管理的第一个重点。而根据项目合同体系已确定的每个合同的内容、范围及每个合同的订立时间，精心及时的进行每个合同的招标、评标及合同签订可以说是合同管理的第二个重点。合同订立后的执行管理是合同管理的第三个重点。监理进行工程项目合同管理的重点主要在合同订立后的执行管理。一、合同管理的任务建设工程合同管理是对与工程建设项目有关的各类合同，从条款的拟定、协商、签署、履行情况等环节人手进行检查和分析，以期通过科学的合同管理工作，实现工程项目“四大控制”(质量控制、工期控制、成本控制、安全控制)的任务要求，维护当事人的合法权益。具体地说，进行有效的合同管理，是为了让合同涉及的单位树立合同法制观念，严格执行《合同法》和建设工程合同行政法规以及“合同示范文本”制度，严格按照法定程序签订建设工程项目合同，尽量减少或避免违法违规现象，敦促合同签订者严格履行工程建设合同文本中的各项条款，提高工程建设项目合同的履约率。1、协助业主确定工程项目的合同结构；2、协助业主拟定与本工程项目有关的各类合同(包括施工、材料和设备定货合同)，并应业主要求参与各类合同谈判；3、进行上述各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检查；4、协助业主处理与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜；5、站在公正立场调解与承包人之间的争议，如调解失败，双方将争议提交仲裁或起诉，则监理应据实提交有关证据；6、合同管理的具体内容包括·工程变更的管理·工程暂停及复工的管理·工程延期的管理·费用索赔的管理·合同争议的调解·违约处理二、合同管理的方法1、进行合同分析，注重分析合同缺陷、解释有争议内容；分析合同风险、制定风险对策；简化分解合同，便于日常管理；分解合同工作并落实合同责任。2、建立监理合同数据档案；3、形成合同网络系统；4、进行合同监督；5、做好索赔管理。三、施工合同管理的措施1、监理合同及施工合同分析项目总监理工程师结合本工程项目特点，在工程开工前组织各专业监理工程师对监理委托合同及施工合同进行分析，重点分析以下内容：(1)监理合同的服务范围、双方的权利及义务、违约条款；(2)施工合同的构成、承包工程概况、工期质量目标、承包方式及中标价、违约条款、风险与责任分析、与监理工作有关的条款等；(3)将施工合同同监理合同进行对比分析，并与设计图纸、施工组织设计、总进度计划进行比较分析，找出项目监理部进行合同管理的难点与重点，制定本项目《合同管理纲要》，交各专业监理工程师遵照执行。2、工程变更的管理(1)建设单位、设计单位、承包单位提出工程变更，应填写《工程变更单》附设计变更文件，并经项目监理部签认。施工方只有在收到项目监理部签认的《工程变更单》后方可施工。(2)工程变更记录的内容应符合合同文件及有关规范、规程和技术标准的规定，并表述准确、图示规范。各方及时将工程变更内容反映在施工图上。(3)在实施工程变更中发生费用的增加与减少，承包单位填写《工程变更费用报审表》报总监理工程师签认，由建设单位批准。(4)分包工程的工程变更应通过承包单位办理。3、工程暂停及复工的管理(1)当发生必须停工的情况时，总监理工程师会同各专业监理工程师对停工原因的影响范围和影响程度进行分析，合理确定工程项目的停工范围，并按合同规定签发《工程暂停令》；在监理委托合同有约定或必要时，签发《工程暂停令》前应征求建设单位意见。工程暂停期间，监理要求施工单位保护该部分或全部免遭损失或损害。同时，必须再总监批复后才可继续施工。(2)总监理工程师会同各专业监理工程师对由于非承包单位原因造成停工进行分析，并组织有关各方对工期和费用等事宜与承包单位进行协商，并形成纪要；(3)对由于建设单位或其它非承包单位的原因造成停工，总监理工程师会同各专业监理工程师进行分析，并详细的如实记录所发生的实际情况。在暂停原因消失、具备复工条件时及时签署《工程复工报审表》，指令承包单位继续施工；(4)对由于承包单位原因导致工程暂停，在具备复工条件时，项目监理部应审查承包单位报送的复工申请及有关材料，重点审核避免再出现类似问题的预防措施。合格后及时签署《工程复工报审表》，指令承包单位继续施工；(5)在签发工程暂停令到复工报审表之间的时间内，总监理工程师应组织各专业监理工程师对因停工引起的工期、费用等有关问题进行研究后，组织有关各方按合同约定对因停工引起的工期、费用等有关问题进行处理，并及时做好经各方确认的文字记录。4、工程延期的管理(1)在工程延期事件发生后，承包单位根据合同中约定的原因引起工程延长，向项目监理部报送《工程延期申请表》并提供细节材料和详细记录汇集。(2)在工程延期事件发生后，总监工程师应组织各专业监理工程师对承包单位提出的工程延期申请是否符合有关规定进行分析、研究，并根据掌握的资料信息对减少损失提出初步建议，并及时向建设单位转发工程延期意向报告及建议；(3)监理部组织人员随时收集延期事件的有关资料，做好详细记录，对减少损失提出建议；(4)总监理工程师按施工合同中对处理工程延期的各种时限要求，对承包单位提交的《工程延期申请表》进行审核，并组织专题会对延期事件评估延期天数及涉及的费用索赔数额，在与建设单位协商一致后，总监理工程师签发《工程延期审批表》；对于承包单位未能按照施工合同的工期竣工的项目监理部应按施工合同规定从承包单位应得款项中扣除误期损失赔偿费。5、费用索赔的管理(1)项目监理部采取预控及主动控制，对导致索赔原因进行充分的预测和防范，防止干扰事件的发生，对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低其影响及损失；(2)项目部参与索赔的处理过程，审核索赔报告所依据的法律、法规、合同及监理部的信息管理资料，反驳不合理的索赔要求或索赔要求不合理的部分；(3)项目监理部对费用索赔引起的原因进行分析，确认其是否符合有关规定；(4)项目监理部对费用索赔申请提出的依据、程序进行审核；(5)总监理工程师组织各专业监理工程师对费用索赔进行审查与评估，根据审查与评估的结果与建设单位协商并经同意后确认索赔金额，签发《费用索赔审批表》。6、合同争议的管理(1)项目监理部采取预控及主动控制，对可能造成合同争议的事项进行充分的分析、预测，并采用监理专题会、《监理通知》等手段进行防范，对已发生的合同争议及时采取措施，以降低其影响及损失；(2)在监理部接到合同争议的调解要求后，及时了解合同争议的全部情况，迅速进行调查和取证；及时组织争议各方进行磋商；项目监理部经分析研究后提出调解方案，由总监理工程师进行争议调解。(3)当调解未能达到一致时，可按合同约定的解决争议的最终办法办理。在处理过程中要求承包单位继续履行施工合同；(4)项目监理部应利用信息管理手段，收集所用合同争议的有关证据。7、违约处理(1)项目监理部按合同约定要求，对参建各方的行为采用预控手段进行跟踪管理，当在合同履行中发现违约事件可能发生时，及时采用《监理通知》、《监理例会》、《监理专题会》等形式及手段提醒各方，防止或减少违约事件的发生，并做好文字记录，为一旦发生违约事件时的处理提供有利依据。(2)对已发生的违约事件，监理部要以事实、合同文件及过程文件为依据进行公正处理。并认真听取各方意见。(3)对已发生的违约事件，监理部应按合同及有关法律、法规、过程文件确认违约事件属于建设单位或施工单位违约。(4)项目部在接到受损方提出的申诉后，总监理工程师组织有关监理工程师进行调查、分析，并对因违约造成的工期及费用损失进行评估后提出处理方案，在同双方协商一致的基础上，采用会议纪要或《监理通知》的形式做出必要凭证。8、分包合同的管理(1)项目总监理工程师组织合同管理监理工程师对总包单位提出的分包项目是否符合总承包合同进行审查；(2)对总包单位报送的分包单位《资格报审表》和分包单位报送的营业执照、资质等级证书、特殊行业施工许可证、业绩、内容和范围、专职管理人员、特种作业人员资格证及上岗证等有关资料进行审核；(3)对于重要的专业分包项目、或易发生质量问题的分包项目应会同建设单位、总包、监理对拟分包的施工单位进行现场考察，并由监理部向业主提供考察报告。(4)对总分包合同条款中如何保证总承包合同的质量、进度、造价目标、进场日期、同总包单位的交接配合等进行审核，对存在问题的条款监理部将以《监理通知》的形式要求总包单位改正；(5)在施工过程中，监理部依据分包合同对分包单位执行合同的情况进行过程监督，对于存在偏差部分，及时向总包单位提出要求。