发邮件的礼仪

ByLaura发邮件的礼仪——让优秀成为习惯ByLaura礼仪汇总主题称呼与问候正文附件语言的选择与汉字编码结尾签名回复技巧ByLaura关于主题•1．一定不要空白标题•2．标题要简短，不宜冗长•3..最好写上来自XX公司的邮件•4.标题要能真反映文章的内容和重要性•5．一封信尽可能只针对一个主题•6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题•7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。•8、主题千万不可出现错别字和不通顺之处ByLaura关于问候与称呼1．恰当的称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待ByLaura正文•1.Email正文要简明扼要，行文通顺若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。ByLaura注意论述语气•电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。ByLaura3.正文多用列表，以清晰明确如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。ByLaura4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感ByLaura5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查•这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。•在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。ByLaura6.合理提示重要信息7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻ByLaura附件•1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件•2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理•3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时•4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件•5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用•6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，ByLaura语言的选择和汉字编码•只在必要的时候才使用英文邮件•尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件•对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。ByLaura结尾签名•签名信息不宜过多•不要只用一个签名档•签名档文字应选择与正文文字匹配，简体，繁体或英文，以免成出现乱码。ByLaura回复技巧1.及时回复Email2.进行针对性回复3.回复不得少于10个字4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体6.主动控制邮件的来往ByLauraPS：如何正确使用发送，抄送，密送，要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6.转发邮件要突出信息ByLaura•张先生，您好，我是北京雅致人生管理顾问有限公司的王艳。很高兴能够认识您，并有幸将我们公司介绍给您。我们公司培训主要以素质技能技巧为主，曾经成功的为IBM/HP/SUMSUNG/微软、中海油、大唐移动、北京移动、信息产业部电信研究院服务过，欢迎您访问我们公司的网址：对我们公司有更多的了解。附件是我们公司擅长的培训课程及讲师简历。请您查收。如有任何问题或者建议请您随时与我联系！希望我们能达成互补，在未来有合作的机会！感谢您对我工作的支持！祝您工作开心快乐！雅致人生管理顾问有限公司项目经理王艳wendy案例ByLaura