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第1页共3页会计档案管理制度财务档案是公司一切经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。会计档案是会计活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据，会计档案是总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。利用会计档案提供的过去经济活动的史料，有助于各单位进行经济前景的预测进行经营决策，编制财务，成本计划。利用会计档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留的经济事务提供依据。为加强会计档案管理和财务监督，确保公司利益，根据财政部、国家档案局发布的《中华人民共和国会计档案管理办法》，结合公司具体情况，制定本办法。一、会计档案管理责任1.会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等记录，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。3.财务部应对会计档案每年进行一次清点和检查，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。二、会计档案归档的范围：1．会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证都必须按照规定归档。二、会计档案的装订：1.．会计凭证装订前的准备工作(1)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数。(2)摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）。(3)对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。(4)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺第2页共3页(5)记账凭证上有关人员（如总经理、部门经理、财务主管、复核、制单、出纳等）的印章是否齐全。2.会计凭证装订时的要求：（1）用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；(3)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，装订凭证厚度一般为2厘米。3.会计凭证装订后的注意事项。(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，将各卷按顺序编号统一登记《案卷目录》，每月立卷一份。(2)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、卷数、记账张凭证张数、全宗号、目录号、案卷号、装订人签章等。(3)装订后，会计凭证的脊背应平整，并注明所属年度、月份、卷号、凭证字号。三、会计档案的保管要求。（1）会计档案采用文件柜进行存放，按编号顺序入柜，显露标明凭证种类的编号，以便于调阅。（2）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材，做好防火措施。（3）会计档案室内应定期进行除四害工作，以防虫蛀、防鼠。（3）会计档案室内保持清洁卫生，存放文件柜应定时清理尘埃，以防污。（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防潮。（5）会计档案文件柜钥匙由财务部专人负责保管，做好安全防范和保密工作，以防窃。第3页共3页四、会计档案的借阅使用：1．财务部建立《会计档案查阅、复印登记清册》2．财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处。3．集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，需经财务经理同意，方由档案管理人员接待查阅并做好登记。4．外单位人员若因公事需要查阅会计档案时，需总经理批准证明，经财务经理同意，方由档案管理人员接待查阅。并详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、查阅会计名称及查阅理由。5．借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，不得抽换。6．会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需携带会计档案复印件出外，须经财务经理批准，查阅者方可复制携带出外，并办理登记手续。五、各种会计档案保管期限：1．会计凭证保管：15年。六、会计档案的销毁：1．会计档案保管期满，需要销毁由会计档案管理员提出销毁清单，汇同财务部经理共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经单位领导批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由财务部门保管到结清债权、债务时为止。2．按规定销毁会计档案时，应由人事行政部和财务部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在《销毁清册》上签名盖章，并将监销情况以书面开式报告有关领导。七、罚则财务部负责会计档案的月度自查，开展不定期稽核。对于档案管理人员未按规范执行的，单位财务负责人承担相应管理责任，如在会计档案管理工作中出现保管不善、泄密或规范中未提及到档案问题，视情节轻重对相关责任人进行责任追究与经济处罚八、附则本档案同佛山山顶餐饮管理有限公司财务中心负责制订、解释和修改，自发文之日起实施九、相关附件