索赔与反索赔管理指导书

1索赔与反索赔管理指导书一、索赔与反索赔的定义：（一）通常的索赔与反索赔定义国际工程施工索赔规范，通常把承包商就非承包商原因所造成的承包商的实际损失，向业主提出的经济补偿或工期延长的要求，称为“索赔”。把业主向承包商提出的、由于承包商违约而导致业主损失的补偿要求，称为“反索赔”。此种定义与我国《建设工程施工合同》关于索赔定义相一致，因此我们采用此种定义。（二）扩大的索赔和反索赔定义在项目管理中，我们扩大此种定义的范围，将具有合同关系的双方由于合同执行过程中发（承）包方未能按合同约定履行自己的各项义务或发生错误以及应由发（承）包方承担责任的其他情况，造成工期延误和（或）延期支付合同价款及造成承（发）包方的其他经济损失，从而导致承包方向发包方提出的费用增加和工期延长称“索赔”，将发包方对承包商的索赔要求进行评议和批评，指出其不符合合同条款的地方，使其索赔要求被全部否定或去除索赔计价中不合理的部分，或者利用合同条款赋予的权利，对承包商违约的地方提出索赔要求，维护自身的合法权益的行为称“反索赔”，如设计单位、监理单位或者其他和建设单位有合同关系的相关单位之间发生“索赔”和“反索赔”关系。扩大的“索赔”与“反索赔”定义中关于“索赔”和“反索赔”的处理原则、处理程序和方法与一般定义具有一致性。二、索赔和反索赔的分类和原因（一）按索赔的目的分为工期索赔和经济索赔。（二）提出索赔的原因：对方违反合同规定；变更；不可抗力事件；法律的修改；暂停部分工作、停工（全面暂停）、终止合同；2合同缺陷或对合同文件的歧义解释并造成损失；行使权利过当、增加特殊要求（如：增加检验项目且检验合格）而造成的损失；对方原因导致项目缺陷（包括对未最终移交的工程不恰当使用）而发生损失；支付延误造成的损失；物价上涨；汇率变化等。（三）反索赔的原因：由于对方提出索赔要求；对承包商履约中的违约责任进行索赔（工期延误反索赔；施工缺陷反索赔；承包商在工程保修期内不履行维修义务；承包商不履行的保险费用）；对超额利润的索赔（如工程量增加很多（超过有效合同价的15%）使承包商预期的收入大增或者法规的变化导致承包商在工程实施中降低了成本，产生了超额利润）。对指定分包商的付款索赔。业主合理终止合同或承包商不正当地放弃工程的索赔。由于工伤事故给业主方人员和第三方人员造成的人身或财产损失的索赔。三、索赔和反索赔的处理原则（一）注重依据，合理补偿的原则“索赔”和“反索赔”工作必须以合同及国家相关法律、法规和相关事实、证据为依据，按照合同和国家法律、法规进行合理补偿，无充分依据不支持，不支持一方获得额外利益。这也是体现合同签订中“公平合理、平等自愿”原则的体现。（二）遵守程序和时限要求的原则“索赔”和“反索赔”工作，必须遵守合同或者法律、法规约定的工作程序及时限要求的约定，不按照工作程序或者超过时限要求，双方都有权拒绝对方要求。（三）“索赔”和“反索赔”工作不影响合同中其他条款执行的原则除非合同中的合理约定，合同双方不得以“索赔”和“反索赔”工作而导致3合同其他条款的执行，例如由于工作量增加，双方未就费用增加和工期延长达成协议，但履约一方不得借此停止工作，或者索赔事件发生后，但合同双方都有努力减少损失的责任，未尽责任而造成的额外损失不予支持。（四）采用协商、调解手段尽量减少损失的原则“索赔”和“反索赔”事件发生后，双方尽量采用协商、调解手段解决，从而促进合同的全面履行，除非重大事件，采用仲裁或者诉讼手段，会造成合同实施成本增加。（五）我方尽量避免的原则。与承包方靠“索赔”获得额外利润不同，我方应积极履行合同减少被索赔的风险，同时当“反索赔”机会来临时，在履行程序同时，应积极采取措施促成事件解决。四、“索赔”和“反索赔”程序（一）索赔工作程序承包方可按下列程序以书面方式向发包方索赔：1、索赔事项发生后28天内，向工程师发出索赔意向通知；2、发出索赔意向通知后28天内，向工程师提出补偿经济损失和（或）延长工期的索赔报告及有关资料；3、工程师在收到承包方送交的索赔报告和有关资料后，于28天内给予答复，或要求承包方进一步补充索赔理由和证据；4、工程师在收到承包方送交的索赔报告和有关资料28天内未予答复或未对承包方作进一步要求，视为该项索赔已经认可；5、当该索赔事件持续进行时，承包方应当阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28天内，向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告，索赔答复程序同3、4规定相同。见附录索赔处理程序图表。（二）反索赔工作程序发包方也可按以上各条款确定的时限向承包方提出反索赔。五、“索赔”和“反索赔”证据和文件（一）“索赔”和“反索赔”证据1、对索赔证据的要求：（1）真实性；4（2）全面性：即所提供的证据应能说明事件的全过程，不能零乱和支离破碎。（3）关联性：即索赔证据应能互相说明，相互具关联性，不能互相矛盾。（4）及时性：索赔证据的取得及提出应当及时。（5）具有法律效力：一般要求证据必须是书面文件，有关记录、协议、纪要须是双方签述的；工程中的重大事件、特殊情况的记录、统计必须由监理工程师签证认可。2、索赔证据的种类（1）合同协议书；（2）中标通知书；（3）投标书及附件(4)合同专用条款；(5)合同通用条款；(6)标准、规范及有技术文件；(7)图纸；(8)工程量清单；(9)工程报价单或预算书。工程变更、来往信函、指令、通知、答复、会议纪要等应视为合同协议书的组成部分。根据我国有关规定，合同文件应能互相解释、互为说明，除合同另有约定外，上述索赔证据的种类排序即为其组成和解释顺序。索赔证据还包括：施工计划、现场实施情况记录、施工日报、工作日志、备忘录,图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录,工程有关施工部位的照片及录像等,工程验收报告及各项技术鉴定报告等；工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据；工程停送电、停送水、道路开通封闭等干扰事件影响的日期及恢复施工的日期；工程现场气候记录,有关天气的温度、风力、雨雪等；国家、省、市有关影响工程造价、工期的文件、规定等；工程预付款、进度款拨付的数额及日期记录;工程会计核算资料等其他与工程有关的资料。(二)索赔和“反索赔”文件1、意向通知书：索赔方向被索赔方递交索赔意向通知书，标志着一项索赔的开始,内容如下：事件发生的时间和情况的简单描述；5合同依据的条款和理由；有关后续资料的提供,包括及时记录和提供事件发展的动态；对工程成本和工期产生不利影响的严重程度,以期引起工程师(或被索赔方)的注意。2、索赔报告：（1）索赔报告内容：一般包括三个主要部分。首先是报告的标题，应言简意明地概括出索赔的核心内容；其次是事实与理由，该部分陈述客观事实，合理引用合同规定，建立事实与索赔损失间的因果关系，说明索赔的合理合法性；最后是损失与要求索赔金额与工期。索赔报告中所列举事实、理由、影响等证明文件和证据，详细计算书等作为索赔报告的附件内容。（2）索赔报告内容要求：索赔报告要叙述清楚明确，避免采用估计猜测性语言；报告中要强调事件的不可预见性和突发性，并且己方为避免和减轻该事件的影响和损失已尽了最大的努力，采取了能够采取的措施；责任要分析清楚，报告中要明确对方的全部责任；计算索赔值要合理、准确。要将计算的依据、方法、结果详细说明列出。（3）阶段性索赔报告：当索赔事件在持续进行时，索赔方应当向监理工程师提交索赔事件的阶段性索赔报告，说明索赔事件的损失款额和损害影响程度以及工期索赔，当某项索赔事件通过长时间影响结束后，应该累计结果作出最终索赔报告。3、索赔期间记录：索赔意向书提交后，就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止认真做好同期记录。记录内容包括事件发生时和过程中现场实际状况、造成现场人员、机械设备的损害和闲置清单；工期延误时间；损害影响程度；费用增加项目的所需人员、机械、材料数量、有效票据等，期间记录通过监理工程师签字确认，作为索赔证据。六、“索赔”和“反索赔“处理方式（一）协商解决：合同双方通过共同商讨，按照合同规定，互相让步，使争执得到解决。（二）调解：如果双方通过协商达成一致，任何一方均可向合同管理机关等6申请调解，通常有行政调解和司法调解两种形式。（三）仲裁：仲裁是仲裁委员会对合同争执所作的裁决。申请和管理仲裁的前提是争执双方当事人之间要有仲裁协议。（四）法院判决：任何一方提出诉论，法院进行司法调解不成，则由法院进行判决。实际处理中，尽量采用前两种方式，将索赔事件影响控制在较小范围内，同时减少了解决成本，例如将对设计变更的索赔通过依据合同条款中计价和计量依据合理解决，对较大的变更和事件通过补充协议和备忘录的形式解决等，而尽量不采用后两种方式，尤其诉讼的方式，否则会影响整个项目的目标。七、反索赔的管理措施“反索赔”作为房地产开发公司合同管理的一部分，是利用合同手段进行投资、进度、质量等全面管理，实现开发项目目标的重要手段。（一）强化管理，降低“索赔”风险1、计划管理。项目公司按照《项目计划管理办法》要对开发项目的投资、工期和质量要有一个符合实际的计划，推行限额设计（即按照批准的可行性研究报告及投资估算控制初步设计，按照批准的初步设计总概算控制技术设计），利用合同手段和严格控制工程造价，减少结算和付款风险。2、招投标管理。项目公司按照《招标采购管理办法》规范设计、监理和施工过程的招投标，树立全面的招投标理念，把设计和监理推向市场，并对设计进行监理，进一步监督设计的质量和进度。杜绝边施工边设计，不给承包商因为工程变更而获得大量的索赔机会。通过制定招标文件和资格审查，把不合适的投标人和项目经理挡在投标门槛之外。3、合同管理。项目公司严格按照《项目合同管理办法》规定，落实合同审评审、审批、交底、执行等规定，制定合同时尽量保证内容全面考虑到工程在未来建设和结算中的各种可能的风险，把工程建设管理紧扣在合同之内，同时对索赔费用的结算原则作明确的规定，以防因索赔而使对方获得额外利润。4、管理责任追究制度。（1）管理责任：项目公司总经理为“索赔”和“反索赔工作的总负责人，总工程师或者分管副总经理为具体组织者，工程部和经济部按照各自职责为具体承7办部门，对合同另一方提出的索赔，项目公司经济部为牵头部门，工程部等其他部门为配合部门；对合同另一方反索赔，项目公司工程部为牵头部门，经济部等其他部门为配合部门，部门经理对本部门的索赔和反索赔工作中负领导责任。（2）责任追究制度：按照公司、项目公司及各部门的管理权限落实各项工作，执行《计量、计价管理办法》和《工程变更洽商控制程序》，由于部门工作不利导致索赔和反索赔事件发生，部门和负责人承担相应责任。5、监理管理。明确监理的职责范围，对工程材料质量、施工质量、工期、投资、安全等进行全面的监督。对于承包商自己责任造成的一切损失，一律不予签证；对于无法核实的不予签证超过时限的不与签证；承包商擅自变更的不予签证。签证前，监理单位必须取得甲方认可。6、建立“索赔”和“反索赔”预警系统：在项目实施阶段，监理单位和项目公司定期、不定期的分析项目进展情况，对由于己方履约不利可能导致被索赔的风险进行分析，以采取有效措施；对由于合同另一方履约不利的情况予以预警防止索赔事件发生，当索赔事件发生后，启动“反索赔”程序同时采取措施积极促成事件的解决。7、“索赔”和“反索赔”文件管理（1）按照《项目管理信息管理制度》，监理单位和项目公司设立专兼职文件管理员，建立索赔和反索赔文件档案，对“索赔”、“反索赔”文件按照程序要求进行传递、收集和保管。（2）“索赔”和“反索赔”的牵头部门为索赔文件行文的牵头部门。（二）认真对“索赔”内容进行评审修正和审查，减少损失。1、对承包商等履行合同另一方的索赔要求进行评审和修正，其内容如下：（1）索赔是否具有合同依据，否则，甲方可以拒绝这项索赔。（2）索赔报告中引用的索赔证据是否真实全面，是否有法律证明效力。（3）索赔事项的发生是否为承包商等履行合同另一方为的责任，属于双方都有一定责任的情况，确定责任的比例。（4）在索赔事项初发时，承包商等履行合同另一方是否采取了控制