写字楼外来人员接待管理流程

外来人员接待管理流程文档密级2005-01-28天成机密，未经许可不得扩散第1页,共5页行政服务管理部文件行管字【2005】02号签发人：外来人员接待管理流程目的：为减少天成员工全程接待陪同外来人员所需的在途时间，提高接待效率，加强供应商/合作商进入受控区域的管理及审批，建立公司外来人员来访数据库，特制定本流程。参考制度：天成司发【1998】368号《供应商/合作商接待管理办法》流程概述：一、外来人员定义分类：外来人员定义：因业务或其他需要，临时到天成公司来访的非天成员工，长期合作的持“临时通行证”的供应商/合作商员工以及持“培训学员证”的学员除外。客户工程部、外事部及采购部接待的高级别来访仍执行原接待流程，不受此流程之限。根据来访性质，可将来访人员分为两类，1）预约来访人员：计划内来访，指公司相关接待部门事先已明确来访人员的相关信息（单位、姓名及人数等）、来访时间及来访事由的情况。2）临时来访人员：计划外来访，指即公司接待部门事先不清楚来访人员的相关信息、来访时间及来访事由的情况。二、接待流程：1）预约来访人员：（通过接待申请电子流实现）：子流程A：来访人员不需进入办公或生产区①天成接待人员填写接待申请电子流——②来访人员到各中心外围安全岗，保安员核实身份后发“临时出入卡”，来访人员留下有效证件——③员工与来访人员在大堂接待区或其他外部接待区（食堂等）会谈——④来访人员到外围安全岗交还卡并领回证件，流程结束。子流程B：来访人员需要进入办公或生产区①天成接待人员填写接待申请电子流——（是否需要进入办公或生产区域？）②（是）权签人审批——③来访人员到各中心外围安全岗，保安员核实身份后发“临时出入卡”并在外来人员接待管理流程文档密级2005-01-28天成机密，未经许可不得扩散第2页,共5页电子流中记录，来访人员留下有效证件——④员工到大堂安全岗接待并换来宾卡，安全岗确认进入时间——⑤会谈结束，员工将来访人员送至大堂安全岗，还卡核销，安全岗确认离开时间、陪同情况及还卡情况——⑥来访人员到外围安全岗交还卡并领回证件，安全岗确认电子流流程——结束。流程说明：1、本流程亦适用科研中心和生产中心现行的接待审批流程。2、若来访人员为第一次到访，建议接待人员到外围门岗引领，但不作强制要求。3、接待人员申请进入办公/生产区域接待，但权签人审批未通过的，仍然可以在外围接待。若权签人未在电子流中审批，而接待人员仍想在外围接待的，需重新填写电子流，并选择“不进入办公/生产区域”。流程图：人员来访接待流程1部门权签人接待人员外围接待岗行政管理部页号：1共1页版本：1.0填写接待申请电子流001004核实、留证、发卡002是否进办公区003确认审批接待人员005核实换卡006外围接待会谈007会谈结束008退卡取证005大堂接待/换卡大堂岗YES子流程BNO子流程A接待人员006进入办公/生产区会谈007会谈结束送至大堂007电子流确认、换卡004核实、留证、发卡结束2）临时来访人员：一般情况下，临时来访的会谈地点应安排在办公区域之外，如确因工作需要需进入办公或生产区域），需按预约来访流程，由接待人填写电子流并经权签人审批。具体流程：外来人员接待管理流程文档密级2005-01-28天成机密，未经许可不得扩散第3页,共5页①外来人员到访——②外围安全岗电话通知天成接待人员——（是否安排接待？）——（否）③接待人员向来访者说明情况，流程结束——（是）③——转“预约来访人员”接待流程，由接待人员填写“接待申请电子流”。流程说明：本流程中的“是否安排接待”判断环节由所涉及的天成接待人员负责，以下情况均可认为“不安排接待”：接待人员工作安排已满，无暇接待的；接待人员认为无业务需要，不需接待的；接待人员认为只需在电话中简短交流，不需见面的；接待人员认为无需进入公司园区，在外围岗亭内即可完成接待的。上述四类情况下，接待人员无需填写“接待申请电子流”，安全岗不发“临时出入卡”，外来人员也不得进入公司园区，活动范围仅限于外围岗亭。流程图：人员来访接待流程2临时来访人员外围接待岗行政管理部页号：1共1页版本：1.0003是否接待001到访002通知接待人员接待人员005结束YESNO005转接待流程1004简短沟通004填写电子流三、流程各方责任：1、业务部门业务部门接待人员应事先按格式要求填写“接待申请电子流”，并确保填写信息准确；外来人员接待管理流程文档密级2005-01-28天成机密，未经许可不得扩散第4页,共5页业务部门接待人应按要求到大堂安全岗接待来宾，并覆行全程接待陪同义务。进入地点需与出门地点一致。业务部门权签人（由各部门自行维护），对外来人员进入办公或厂区申请审批的真实性及合理性负责。2、外围大门岗外围安全岗应根据电子流中的来访人员信息及审批状态，核实无误后，方可发放“临时出入卡”，提醒并指引行进路线，以方便来访人员顺利到达目的地。临时出入卡凭有效身份证件领取，出门时归还。若业务部门接待人员亲自到外围安全岗接待，则在记录接待人信息后，来访人员可不押证件。3、厂房和办公楼大堂安全岗大堂安全岗应根据来访人员信息及审批状态，核实无误后，方可发放“贵宾卡”，并在电子流中记录。来访人员离开时，如实在电子流中记录还卡情况、接待人员陪同等信息。特别注意，接待电子流中若注明“不需进入办公或厂区”的，或虽已注明但权签人未审批通过的，接待只能在大堂或其他公共区域进行，外来人员不得进入厂房或办公楼。四、例外情况合作员工临时通行证丢失、忘带需进入公司工作，不需填写接待申请电子流，由正式员工或授权的合作员工证实后，安全岗可发放临时出入卡凭其进出，卡上盖章注明“合作员工”字样，当天该中心有效，不需填写接待申请电子流。正式员工工卡丢失、忘带之类需进入公司，不需填写接待申请电子流，在天成正式员工或授权的合作员工证实，安全岗可发放员工临时工卡凭其进出，当天有效。基建施工、到食堂就餐人员仍按现操作流程，不需填写接待申请电子流，在电话确认留身份证件或天成员工陪同之下领取临时出入卡，在规定的时段内出入。注意临时出入卡上需要盖章注明“施工”或“就餐”字样。天成公司行政服务分包商及其子分包单位无通行证的人员，可按授权范围在园区外围及公共区域活动，不需填写接待申请电子流，授权接待人员需到外围安全岗领取“临时出入卡”并全程陪同。如因工作需要进入业务部门区域作业的，需事先征求该部门意见。外来人员接待管理流程文档密级2005-01-28天成机密，未经许可不得扩散第5页,共5页五、其他说明接待申请电子流每月一次倒出接待人违规记录，包括未还卡、未全程陪同等，违规者按公司规定处以通报批评或罚款等处理。行政服务管理部二OO五年一月二十八日