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第1篇行政篇——Office2010办公软件案例教程学习目标1．利用Word2010对文档进行“创建”、“保存”和“编辑”。2．学会对Word2010文档的“页面”进行“设置”、“格式化”。3．掌握对Word2010文档中的“图形”、“图片”等进行图文处理。4．在Word2010文档中进行表格的“创建”、“编辑”和“格式化”。5．.在Excel2010中使用条件格式进行自动提醒。6．对Word2010文档中的“邮件”进行“合并”及相关文档的处理。主要案例案例1制作公司文化活动方案案例2制作公司会议记录表案例3制作公司简报案例4制作会议室管理表案例5制作客户回访函案例1制作公司文化活动方案案例分析知识与技能解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析公司为丰富员工业余文化生活，营造一种健康、旺盛的团队氛围，激发员工的工作积极性和热情，增强员工满意度与归属感，提高团队的凝聚力和战斗力，需要策划和组织一系列文化活动。本案例利用Word来制作公司文化活动方案。具体要求：1、新建文档并合理保存；2、页面设置：纸张为A4纸，页边距分别为上、下2.5cm、左右均为2.8cm；3、编辑文化活动方案内容；4、美化修饰文档：5、预览及打印文档。文档效果如图1.1所示，并将该文档打印出来。知识与技能文档创建和保存页面设置编辑文档插入特殊符号设置文本的字体、字号、字形等格式设置对齐方式、缩进、行距和间距等段落格式使用项目符号和编号预览和打印文档解决方案Step01新建并保存文档（1）新建文档。（2）以“公司文化活动方案”为名，选择保存类型为“Word文档”，将该文档保存在“E:\公司文档\行政部”文件夹中。Step02设置页面（1）设置纸张大小。（2）设置页边距和纸张方向。解决方案Step3编辑文化活动方案（1）单击任务栏上的“输入法”指示器按钮，根据需要和习惯选择不同的输入法。（2）按照图1.7所示录入“文化活动方案”的内容。（3）插入带圈数字序号。Step04设置“文化活动方案”格式（1）设置标题格式。将标题的字体格式设置为宋体、二号、加粗、深蓝色；段落格式为居中、段前0.5行间距、段后1行间距，格式化的效果如图1.11所示。解决方案（2）设置正文格式。①设置正文字体格式。设置正文所有字体为宋体、小四号，字符间距加宽0.5磅。②设置正文段落格式。设置正文所有段落行距为固定值24磅。③设置正文中除编号“一”、“二”、“三”、“四”、“五”、“六”、“七”所在标题段外的其他段落首行缩进2字符。④设置正文标题行格式。设置标题行“一、背景”的格式设置为宋体、四号、加粗、段前段后各0.5行间距。并采用格式刷复制到标题行“二”、“三”、“四”、“五”、“六”、“七”所在标题段落。⑤设置“二、方案宗旨”具体内容的格式。为“二、方案宗旨”具体内容部分添加项目符号，添加后的效果如图1.19所示。解决方案⑥设置“六、公司企业文化的内容”下面具体内容的格式。参照“二、工作职责”具体内容的格式设置方法，为“六、公司企业文化的内容”的具体内容添加项目编号，效果如图1.21所示。⑦为“七、企业文化的系统建设方案”下面含有带圈数字序号所在段落增加缩进量。⑧保存文档。Step05打印文档拓展案例1．会议记录会议记录效果如图1.24所示。2．制作行政部年度工作要点效果如图1.25所示。拓展训练利用Word2010制作一份公司年度宣传计划，效果图如图1.26所示。案例小结通过本案例的学习，读者将学会利用Word文档的创建、保存、页面设置、文档的录入、编辑等操作，对文档中字符的字体、颜色、大小以及字型的设置，段落的缩进、间距和行距进行设置以及利用项目符号和编号对段落进行相关的美化和修饰，学会对页面的页眉和页脚等进行相应的设置，以及打印机的安装、预览和打印文档等行政部门工作中常用的操作。案例2制作公司会议记录表案例分析知识与技能解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析公司的行政管理中，经常会有一些大大小小的会议，比如通过会议来进行某项工作的分配、某个文件精神的传达或某个议题的讨论等等，这就需要制作会议记录表来记录会议的主题、会议时间、主要内容、形成的决定等等。本案例将利用Word来为公司制作一份会议记录表，案例主要涉及的知识点是表格的创建、表格内容的编辑、表格格式的设置，制作好的会议记录表如图1.44所示。知识与技能创建和保存文档插入表格合并/拆分单元格设置表格文本格式调整表格行高和列宽设置表格边框和底纹解决方案Step01新建并保存文档（1）启动Word2010程序，新建空白文档“文档1”。（2）将创建的新文档以“公司会议记录表”为名，保存到“E:\公司文档\行政部\”文件夹中。Step02输入表格标题（1）在文档开始位置输入表格标题文字“公司会议记录表”。（2）按【Enter】键换行。解决方案Step3创建表格（1）单击【插入】→【表格】按钮，打开如图1.45所示的“表格”下拉菜单，选择【插入表格】命令，打开如图1.46所示“插入表格”对话框。（2）通过观察图1.44所示的“公司会议记录表”可知，我们需要创建1个10行6列的表格，所以在对话框中分别输入要创建的表格列数为“6”，行数为“10”。（3）单击【确定】按钮，出现如图1.47所示表格。Step04编辑表格（1）编辑表格内容。按图1.48所示输入表格的内容，每输完1个单元格中的内容，可按【Tab】键切换至下一单元格继续输入。（2）合并单元格。（3）保存文件。解决方案Step05美化表格（1）设置表格标题格式。将表格标题文字的格式设置为：黑体、二号、居中、段后间距1行。（2）设置表格内文本的格式。①选中整张表格。将鼠标指针移到表格上时，表格左上角将出现“”符号，单击该符号，可选中整张表格。②利用【开始】→【字体】工具栏上的按钮，将字体设置为“宋体”、字号设置为“小四”。③将表格中已输入内容的单元格的对齐方式设置为“水平居中”（空白单元格除外）。解决方案（3）设置表格行高。①使用“表格属性”对话框调整行高。将表格第1、2、5行的行高设置为0.8厘米，第3、6、7、8、9、10行的行高设置为2厘米。②使用鼠标指针调整第4行的行高。将鼠标指针指向“会议内容”一行的下框线，鼠标指针变为“”状态时，按住鼠标左键向下拖动，增加“会议内容”一行的行高。解决方案（4）设置表格的边框样式。将表格内边框线条设置为0.75磅，外框线为1.5磅的黑色实线。（5）保存文档。拓展案例1.制作文件传阅单，如样式表1.1所示。2.制作收文登记表，如样式表1.2所示。拓展训练利用Word2010制作一份公司发文单，制作好的发文单如图1.55所示。案例小结本案例通过制作“公司会议记录表”、“文件传阅单”、“发文登记表”以及“公司发文单”等表格，使读者学会创建表格，表格中单元格的合并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表格内文本的对齐设置，并能对表格和表格中的内容进行相应的设置。案例3制作公司简报案例分析知识与技能解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析简报是由组织（企业）内部编发的用来反映情况、沟通信息、交流经验、促进了解的书面报道。简报有一定的发送范围，起着“报告”的作用。简报应包括如下内容：（1）报头：简报名称、期数、编写单位、日期；（2）正文：标题、前言、主要内容、结尾；（3）报尾：抄报抄送单位、发送范围、印数等；（4）简报后可附附件。完成后的简报效果图，如图1.61所示。知识与技能●创建和保存文档●设置页面格式●文档分页●插入文件中的文字●绘制图形●插入页码●编辑艺术字●页面分栏●设置首字下沉●图文排版解决方案Step01新建并保存文档（1）启动Word2010程序，新建空白文档。（2）以“公司简报-99期”为名保存至“E:\公司文档\行政部”文件夹中。Step02设置简报页面（1）设置页面大小和方向。将页面纸张大小设置为为A4大小、纸张方向为纵向。（2）设置页边距分别为：上2.5cm、下2.3cm、左2cm、右2cm。解决方案Step03编辑简报（1）录入如图1.62所示的简报文字。（2）分页。（3）插入“行政部2018年工作要点”的文字。Step04制作简报封面（1）设置简报标题格式。将简报标题字体设为华文行楷、小初、红色；居中，段后间距1行；（2）设置简报总期数格式。将简报总期数“总第99期”设为宋体、三号，加粗、居中；解决方案（3）设置编写单位、期数和编写日期格式。将编写单位、期数和编写日期设为宋体、小四号、加粗、居中，段前段后的间距均为0.5行；（4）设置“本期要目”文字格式为为宋体、四号、居中、段后间距20磅。（5）设置简报报尾格式。（6）绘制简报中报头和报尾的分隔线。Step05美化修饰简报正文（1）设置3个正文标题的格式。（2）设置正文其他文字格式。解决方案Step06添加页码（1）单击【页面布局】→【页面设置】按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“版式”选项卡，在“页眉和页脚”栏中选择【首页不同】的复选框，如图1.76所示。（2）将光标位于正文文字（即非首页）任意处，单击【插入】→【页码】按钮，打开“页码”下拉菜单，选择页码位置为“页面底端”，再从级联菜单中选择页码样式为“颚化符”，如图1.77所示。Step07预览整体效果。拓展案例制作如图1.79所示的企业成立公告。拓展训练根据图1.80所示的效果图制作一份科源有限公司十周年庆小报。案例小结本案例通过运用Word制作公司简报、企业成立公告及公司小报，介绍了Word文档的图文混排的制作方法，包括艺术字、文本框、图片、形状等图形的制作、编辑和修饰以及对图形进行组合等操作。同时，也介绍了文档的分栏、图片与文字的环绕设置等。案例4制作会议室管理表案例分析知识与技能解决方案拓展案例拓展训练案例小结案例分析在各企业、事业单位日常工作中，往往会有定期或不定期的会议，需要使用会议室来布置相关事宜。为确保合理有效地使用会议室，对需要使用会议室的部门应该提前向行政部门提出申请，说明使用时间和需求，行政部门则依此制定出相应的会议室使用安排。为了协调各部门的申请，提高会议室的使用效率，行政部可以通过制作Excel提醒表。本案例通过制作“公司会议室管理表”，来介绍Excel软件在会议室管理方面的应用。制作好的会议室管理表表如图1.108所示。知识与技能●工作簿的创建●工作表重命名●设置单元格格式●工作表格式设置●条件格式的应用●函数TODAY、NOW的使用●取消网格线解决方案Step01创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2010，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作簿以“公司会议室管理表”为名保存在“E:\公司文档\行政部”中。（3）将“公司会议室管理表”工作簿中的Sheet1工作表重命名为“重大会议日程安排提醒表”。Step02创建“公司会议室管理表”（1）在“重大会议日程安排提醒表”中输入工作表标题。在A1单元格中输入“公司会议室使用安排表”。（2）输入表格标题字段。在A2:H2单元格中分别输入表格各个字段的标题内容，如图1.109所示。解决方案Step3输入会议室使用安排参照图1.110在输入重大会议日程安排提醒表中输入会议室使用的相关信息。Step04合并单元格（1）将表格标题单元格合并后居中。（2）合并标题字段的B2:D2单元格区域。（3）分别合并A3:A5、A6:A8、A9:A10、A11:A12、A13:A14、B4:B5、B7:B8单元格区域，如图1.113所示。解决方案Step05设置单元格时间格式（1）选中C3:D14单元格区域。（2）单击【开始】→【数字】→【设置单元格格式：数字】按钮，打开【设置单元格格式】对话框。（3）在【数字】选项卡中，选中【分类】列表框中的“时间”，选择【类型】列表框中的“13:30”，如图1.114所示。（4）单击【确定】按钮，完成单元格的时间格式设置，如图1.115所示。解决方案Step06设置文本格式（1）设置表格的标题行字体格式。将A1单元格的字体设置为“华文行楷”、字号为“24”。（2）设置表格标题字段的格