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工程甲供材料/设备管理办法一、目的为了保证工程质量、降低建造成本、促进工程建设，结合我公司实际情况制定本办法。二、适用范围及要求本办法适用于项目工程中的甲供材料/设备（以下简称“甲供材”）的采购。1、工程中用量较大、部位较重要，涉及到安全、观感及物业日后维护工作量大的材料设备，统一由甲方订购。甲供材范围：上下水管、（约定尺寸）阀门、瓷砖（墙地砖）、外墙涂料、装饰灯具、电缆、（约定截面积）电线、高低压变配电设备、空调主机、自来水加压水泵、消防设备、集分水器、供暖设备等。窗型材属于甲分包范围2、按合同规定应由施工单位采购供应的材料，因某种原因改为建设单位采购供应的材料。三采购计划1、新开项目开工前，成本管理部编制《材料/设备需求总表》，甲供材、认质认价材料分开填写，交采购部，由采购部制定项目的材料设备采购计划。2、在建项目应在每年年初采购部随工程年度计划编制完成下一年的采购计划，包括材料设备名称、规格、性能参数、数量、拟招标起止日期、计划进场时间等。3、实施中的工程项目的甲供材的进场计划由工程部根据与施工单位确认的施工进度计划提报：（1）一般材料提前30天提交；设备提前60天提交；（2）需定制的材料设备、重大或集中采购的项目需适当提前。四、甲供材执行程序1、施工单位依据施工合同、招标文件、工程量清单、施工图纸要求等，对需要的甲供材提出书面申请。2、施工单位在规定时间内按要求填写《甲供材料/设备申请单》→监理单位审核→工程部（审核规格型号是否与图纸相符）→成本管理部（对申报数量进行审核）→总工办（审核技术参数、规格型号等是否符合要求）→采购部。3、采购部按照《甲供材料/设备申请单》内容和金额确定采取招标方式或直接采购；已有合作协议的，采购部直接订货；需进行招标的，送招标办按公司招标程序执行。4、实施直接采购的，采购部通过询价方式将最终确定的价格填入《甲供材料设备采购审批表》，并附报价单及询价报告，报成本管理部、主管副总审核、分（子）公司总经理审批，5、《甲供材料/设备申请单》包括内容：(1)工程名称，使用部位、合同编号；(2)施工单位、监理单位名称及主管签字，建设单位工程部主管工程师及总监/经理审核签字，成本管理部、总工办负责人审核签字；（3）材料设备的名称、规格型号、数量等；（4）申请时间、要求到货时间。6、《甲供材料/设备采购审批表》应包含以下内容：（1）审批表编号；（2）材料设备名称、规格型号、单位、数量、单价、合计等；（3）采购部负责人、成本管理部负责人、总工办负责人、主管副总、分（子）公司总经理审核签字。7、甲供材工作的组织实施（1）招标方式-需要通过招标方式确定的材料、设备，招标办依照公司有关规定进行招标；-在公司合作伙伴信息库建立前公司各部门均可提供供应商、合作商信息；-采购部配合招标办进行招标。(2)直接采购方式-可采取询价、议价方式确认；-询价单位不得少于3家，有关询价信息填入报价汇总表；-采购部填写《甲供材料设备审批表》，经审核批准后方可实施采购。-5000元以上的采购必须签订采购合同。8、封样核准程序（1）采购部在询价、谈判过程中，签订《采购合同》之前，要求供应商提供签字盖章、封存的样品，作为投标、报价的实物依据。（2）总工办对样品的质量、规格、外观、颜色等进行确认，选定符合要求的厂家、品牌。采购部根据总工办确定结果签字封存样品，一样一封，保证封样单牢固。样品封存两份，工程部和采购部各保存一份。（3）封存的样品作为现场收货的依据，发生质量争议时，以封存样品质量为准四、审批时限：1、《甲供材料设备申请单》及《甲供材料设备审批表》审批传递过程中各相关部门的审核时限要求如下：-成本管理部、总工办的审核时间各为4小时；-主管副总的审核时间为4小时；-分（子）公司总经理的审批时限为8小时。2、办公室机要秘书负责审批件的内部审批传递。《甲供材料/设备审批表》原件一式三份，成本管理部、财务部、采购部各一份。五、其他1、成本管理部在审核施工单位上报的甲供材数量时，如发现施工单位用量计划超出预算，向工程部提出超量供应预警。工程进度款、结算款申报时，成本管理部负责依据合同扣除甲供材料款。2、工程部负责甲供材料的接收和验收工作。采购部应提前2--3天通知工程部材料进场时间，工程部组织采购部、监理公司、施工单位、供货商进行联合验收，验收人员应严格按申请单中（有封样的按照封存样品）的规格型号、技术参数进行检验，检验结果应当场签署，不符合要求的材料必须退场。3、材料、设备验收合格后，验收人员共同签署《甲供材料/设备工地接收单》，一式五份，供应商、接收单位，采购、预算、工程各一份。4.签订供货合同的供应单位交货时不到现场的，视为同意验收各方的验收结果，由采购部负责转交《甲供材料/设备工地接收单》。各方签字的《甲供材料/设备工地接收单》及《材料进场验收单》，作为供货方履行合同和付款的依据，否则财务部不予受理。5．对到场货物是否满足要求有争议的，总工办、督察部一起参与协商。6、采购部负责甲供材料、设备的台账登记及台账管理工作。六、奖罚措施1、采购部在直接采购中，采购的产品或服务不能满足公司要求，或者价格明显过高，对相关责任人予以通报批评，并处以500-1000元罚款，督察部负责抽查。2、由于甲方供应材料、设备不合格使工期延误，造成经济损失的，每次给予采购部500元经济处罚，情节严重的追加降职甚至免职处分。3、在样品封样核准过程中，具有下列情形之一并给公司造成风险或损失的，对相关责任人予以通报批评，并处不低于200元的罚款：-根据本办法规定，应进行样品封存的产品而未进行封存的。-样品封存程序不符合本办法规定。-对已封存的样品未进行有效的管理，致使样品毁损、灭失。4、采购部材料账目零乱，数据出现巨大偏差的，对相关责任人及部门负责人处以不低于200元的处罚。5、采购文件审批过程中，相关审批人员未按照本办法的规定履行审批职责，视情节轻重对相关责任人予以通报批评，并处以20-500的罚款。下列情形属于未履行审批职责：-文件中存在明显错误等情况，并且属于审批人员职责所涉范围内应知悉的情况，而审批人员未发现或发现后未说明的；-拒绝在文件审批单上签署意见的；-收到审批文件后未在审批时限内完成审批的。6、在采购过程中采购人员私自接受供方宴请或收受财、物的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任。7、通过引入竞争机制，合理降低采购成本，保证公司利益，经公司领导核实后认为应当给予奖励的，根据节约采购成本的金额给予500-5000元的奖励。七、附件附件;甲供材料/设备采购流程图附件：甲供材料/设备工作流程图采购部根据询价结果出具询价报告和采购审批表报领导审批采购部实施采购材料/设备进场验收招标结果报领导审批验收合格投入使用招标办协同采购部签订合同，采购部实施采购采购部实施直接采购，进行询价采购部协同招标办进行招标工程部、成本管理部、总工办审核确认施工单位甲供材料/设备申请单招标办编制项目、年度招标计划材料（设备）需求总表编号：工程名称:年月日序号材料（设备）名称规格型号性能参数数量计划进场时间备注注：甲供材料、甲方认质认价材料分开填写。此表一式三份，成本管理部一份，采购部一份，一份上交公司主管领导。成本管理部总监/经理：主管副总：分（子）公司总经理：：甲供材料申请表工程项目：送货地点：施工合同编号：填表时间：施工单位：序号材料编码品名规格与型号颜色单位使用部位数量到货时间备注123456789施工单位盖章：建设单位项目经理：建设单位工程部总监/经理：施工单位项目经理：建设单位采购部经理：确认日期：会签部门审核□成本管理部□总工办注：1、本表由施工单位填写上报，办公室机要秘书审核传递。2、成本管理部负责数量的审核，总工办负责技术参数、规格型号的审核。公司甲供材料/设备采购审批表编号：注：1、本表由采购部填制后交机要秘书负责审批传递，并在审批后交采购部办理。2、成本管理部对材料数量、价格进行审核；总工办对材料规格、型号进行审核。3、后附报价单及询价报告。序号材料名称规格型号单位数量单价合计备注经办人采购部负责人相关部门意见□成本管理部□总工办主管副总经理审核分（子）公司总经理