合约管理部组织架构与岗位职责

1附件18中海地产工程合约管理指引（试行）合约管理部组织架构与岗位职责一、组织架构二、岗位职责：（一）经理1.全面负责部门各项工作，安排部门员工的分工与协作，对主管领导负责。2.组织制定部门各项管理制度，随时检查落实情况。3.配合部门之间的分工协作。4.负责分判商名册的建立、更新、增删及分判商资料的管理工作。5.指导协助部门员工进行招标分判工作，处理招标分判过程的文件，就分判价格为公司领导提供建议。6.审核（或审批）部门各类文件、记录。7.组织进行经济分析工作，积累完整的经济分析资料。文员经理项目Q.S.项目Q.S.机电Q.S.项目部……合约管理项目部项目部物资采购组28.负责对部门工作的评价总结及对部门员工的考评。（二）项目Q.S.1.编制分判工程招标文件，必要时与有关部门共同研究确定合约条款；指导项目部Q.S.编制工程量清单，必要时参加工程量计算。2.编制项目分判计划及各分判工程招标计划，组织分判工程议标、洽谈。负责起草与招标、议标有关的文件。参加项目发展例会。3.对分判合同总价或单价、及变更价款审核提出专业意见，以使部门与公司领导能够作出决定。4.定期到工地了解分判工程进度、质量状况，注意对分判商履行合同能力的考核；随时掌握分判工程付款情况；对分判商提出的合约问题作口头或书面解释。5.负责组织对投标单位的考察工作，并按分判商考察工作程序要求完成记录。6.复核分判商月度工程款申请，开具付款证书，完成签署手续。7.收集整理分判商扣款单据、凭证。8.复核分判商合同外增加项目、工程变更、现场签证费用，定期办理合同外付款手续。9.负责大额分判合同的结算工作。10.负责对项目部和项目部Q.S.作分判合同交底。11.对分判工程作技术经济分析，形成完整的资料供公司内部查询、使用。12.每月28日前完成项目合约管理月报。13.每月28日前完成本月的营业额统计和下月付款计划。14.负责配合发展管理部完成在招标中心的招标手续。注：涉及机电工程的由机电工程Q.S.完成，项目Q.S.与项目部3Q.S.视具体情况给予协助。（三）项目部Q.S.1.为项目部和分判商解释合约条款与工程范围，为项目部行使对分判商的管理职责提供依据。督促分判商履行分判合约。2.审核分判商月度工程款申请，并将结果交项目Q.S.复核。3.随时掌握分判工程的进度、付款情况。分判工程工期如有延误，应督促分判商履行审批手续。注意了解分判商的劳务分判价格与方式、机械设备的租赁与运转成本、材料采购渠道与价格、材料损耗、工程款使用情况。4.为每一个分判工程制订月度产值计划，并按工程进度随时修订。每月25日前要求分判商提供下月产值计划，并加以核实，为合约管理部、财务资金部安排资金计划提供依据。5.深入工地，查看工人的操作工序，考察工人的工作效率；对新式的建筑做法作全面了解，为今后的项目估价提供依据。发现货不对板的材料或劣质材料要及时报告项目部及合约管理部。6.审查工程签证的完整性，不完整的签证（包括内容、依据、监理及地盘意见）提醒责任人加以完善。协助项目经理（工程经理）对分判商之间的相互索赔作出裁决意见，并以书面函件通知相关分判商。在有需要时为分判商办理签证确认。7.提醒分判商尽快申报工程变更及工程签证费用，并作审核，按照初步审核结果定期作出统计报告，以利形成工程成本管理预警机制，提醒公司各层人士为节约成本作出努力。审核结果及时交项目Q.S.复核。8.配合项目经理、现场工程师对合同外增加项目、工程变更、现场签证的工程量作实地测量，协助项目部完善确认手续。49.对合同内暂定数量及按实结算项目核定实际完成数量。10.每月统计水电费用，协助项目经理及时分摊各分判商水电费用支出。对由甲方垫付的公共费用，提醒项目经理作出分摊意见。11.负责小额分判工程合同结算审核，协助项目Q.S.审核大额分判工程合同。12.作为主要人员负责分判工程之工程量计算（工作量较大时由部门指派其他人员共同计算），参与编制分判工程招标文件，掌握主要条款及工程范围；参加分判工程议标、洽谈，了解合同关系形成的全过程。13.对分判工程作技术经济分析，形成完整的资料供公司内部查询、使用。14.参加项目部工程例会。负责项目部的合同文件管理。15.与项目部管理人员共同对分判商每月现场结余材料作统计、签认手续。16.向分判商介绍公司的合约管理程序及项目部、设计管理部与合约管理部在合约管理上的分工。负责指导分判商之合约人员按公司要求的形式整理各类合约报表、单据、文件等。注：涉及机电工程的由机电工程Q.S.完成，项目Q.S.与项目部Q.S.视具体情况给予协助。（四）机电Q.S.1.协助项目Q.S.进行工程合约管理工作。2.与项目部机电工程师一同复核机电分判商中期付款申请，并按审核结果编制付款证书。3.在项目部Q.S.的协助下处理工程变更结算，提出处理意见交合约管理部经理审核。54.在项目Q.S.的协助下组织机电分判工程的招标工作，包括编制招标文件、发标、开标、议标、评标等全过程。5.负责复核机电分判商提交的结算书，在此基础上编制机电工程结算书经合约管理部经理审核，主管领导审批。6.帮助项目部Q.S.处理与分判商有关的机电分判工程或机电工程合同纠纷。7.负责机电工程（或机电分判工程）合约的经济分析，形成书面成果。（五）文员1.负责文件、图纸、合同的收发、传递、立卷、归档。2.负责部门文件的打印、复印、分发等工作。3.保管部门印章，维护公用办公设备（电脑系统、文件柜）。4.负责部门办公用品的申报、领取、分发。5.办理经理交办的其他工作。