十二章-项目采购管理

第十二章工程项目的采购管理第一节项目采购管理概述•一、项目采购的概念•项目采购管理的采购，与一般概念上的商品购买含义不同。它指以不同方式从项目组织外部获得货物、工程和服务的整个采购过程，它的标的是货物、工程与服务。•（一）货物采购•货物采购属于有形采购，是指购买项目所需的投入物，并包括与之相关的服务，如运输、保险、安装、调试、培训、初期维修等。大宗货物，如药品、种子、农药、化肥、教科书、计算机等专项合同采购，它们采用不同的标准合同文本，也属于这类货物采购。这类采购可以通过招标完成，也可以通过询价完成。（二）工程采购工程采购，也是有形采购，是指通过招标或其他商定的方式选择工程承包单位，即选定合格的承包商承担项目工程施工任务。如改扩建西直门立交桥、小浪底的土建工程、建筑商业大厦、污水处理工程等，与之相关的服务，如人员培训、维修等也包括在内。这类采购一般通过招标完成。•三）咨询服务采购•咨询服务采购不同于一般的货物或工程采购，它属于无形采购。咨询服务采购包括聘请咨询公司或单个咨询专家。咨询服务的范围很广，大致可分为以下四类：•1.项目立项阶段的咨询服务，如项目的可行性研究。•2.项目设计工作和招标文件编制任务。•3.项目管理、施工监理等执行性服务。•4.项目技术援助和培训等服务。•二、采购方式分类•（一）按采购对象分类可分为有形采购和无形采购如下图所示：•1.有形采购，指采购对象具有实物形体，如货物采购，工程采购。•2.无形采购，指采购对象不具有实物形体，如咨询服务采购。采购有形采购无形采购工程采购货物采购•（二）按采购方式可分为招标采购和非招标采购。1.招标采购主要包括国际竞争性招标、有限国际招标和国内竞争性招标。2.非招标采购主要包括国际、国内询价采购、单一来源采购、竞争性谈判采购、自营工程等。•（三）按采购规模分类可分为小额采购方式，批量采购方式，大额采购方式。1.小额采购方式：指对单价不高，数量不大的零散物品的采购。2.批量采购方式：指小额物品的集中采购。3.大额采购方式：指单项采购金额达到招标采购标准的采购。•（四）按采购手段分类可分为传统采购方式和现代化采购方式。1.传统采购方式：指依靠人力来完成整个采购过程的采购。2.现代化采购方式：指依靠现代科学技术的成果来完成采购过程的采购，例如采购卡采购方式和电子贸易方式。•三、项目采购管理的概念•项目采购管理是指为达到项目的目标而从项目组织的外部获取货物、工程和咨询服务所需的过程。项目采购管理是保证项目成功实施的关键活动，如果采购的货物、工程和咨询服务没有达到项目规定的标准，必然会降低项目的质量，影响项目的成本、进度等目标的实现，甚至导致整个项目的失败。项目采购管理的总目标是以最低的成本及时地为项目提供满足其需要的产品。•在项目的采购管理中，主要涉及到四个关键角色，以及他们之间的角色互动。这四个关键角色是项目业主/客户、项目组织（包括承包商或项目业主/客户组织内部的项目团队）、资源供应商以及项目的分包商。这四个角色在项目采购管理中的关系如图项目业主/客户承包商或项目实施组织资源供应商分包商•项目采购管理过程涉及买卖双方之间的合同是法律文件。合同系指对双方都具约束力的协议书，使卖方有义务提供规定的产品、服务或成果，使买方有义务提供货币或其他有价值的对价。合同协议书既可以简单也可以比较复杂，并可反映可交付成果的简单或复杂性。项目管理团队负责促使合同符合项目的具体要求。因应用领域的不同，合同也可被称做协议、分包合同或采购订单。多数组织都制定了具体的政策和程序，规定谁可代表组织签署和管理协议。•项目采购管理过程涉及的各种活动构成合同的生命期。通过对合同生命期进行积极管理，并认真斟酌合同条款和条件的措辞，可避免或缓解一些可识别的项目风险。就产品或服务签订合同，是管理或假定潜在风险的一种责任分配方式。第二节项目采购管理的过程•项目采购管理包括项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品、服务或成果的过程，其主要过程包括采购规划、发包规划、询价、选择卖方、合同管理和合同收尾。•一、采购规划•采购规划是确定哪些项目需求可以通过从项目组织之外采购产品、服务或成果，从而最好地满足某些项目需求是项目团队在项目实施过程中可以自行满足的过程,如图14-4。它涉及是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少，以及何时采购。•图14-4采购规划：依据、工具与技术和成果依据工具与技术成果﹒1事业环境因素﹒2组织过程资产﹒3项目范围说明书﹒4工作分解结构﹒5工作分解结构词汇表﹒6项目管理计划﹒1自制或外购分析﹒2专家判断﹒3合同类型﹒1采购管理计划﹒2合同工作说明书﹒3自制或外购决策﹒4请求的变更•当项目从实施组织之外取得项目履行所需的产品、服务和成果时，每项产品或者服务都必须经历从采购规划到合同收尾的各个过程。•项目进度计划可对采购规划过程造成重大影响，在制定采购管理计划过程中形成的决策也会影响项目进度计划，并与进度制定、活动资源估算和自制或外购决策过程交互作用。•二、发包规划•发包规划过程指支持询价过程和选择卖方过程所需文件的准备，其过程如图14-5。依据工具与技术成果﹒1.采购管理计划﹒2.合同工作说明书﹒3.自制或外购决策﹒4项目管理计划﹒1标准表格﹒2专家判断﹒1采购文件﹒2评估标准﹒3合同工作说明书（更新）•图14-5发包规划：依据、工具与技术和成果•三、询价•询价指从应征的卖方那里取得就如何满足项目需求的应答，如投标书和建议书，其过程如图14-6。该项过程的大部分实际工作由应征的卖方完成，项目或买方通常无需支付任何直接费用依据工具与技术成果﹒1.组织过程资产﹒2.采购管理计划﹒3.采购文件﹒1投标人会议﹒2刊登广告﹒3.制定合格的卖方清单﹒1.合格卖方清单﹒2.采购文件包﹒3.建议书•图14-6询价：依据、工具与技术和成果•四、卖方选择•卖方选择过程指接受投标书或建议书，并根据评估标准选定一个或多个可接受的合格供应商，其过程如图14-7。在卖方选择过程中，有许多因素需要评估。建议书通常分成技术(方法)和商务(价格)两部分，两者分别进行评估。关键产品、服务或成果可能需要多个卖方，以降低与交付进度和质量要求相关的风险。应考虑与使用多个卖方相关的潜在高额费用，包括损失可能数量折扣优惠以及相关的替换和维护问题。依据工具与技术成果﹒1.组织过程资产﹒2采购管理计划﹒3评估标准﹒4采购文件包﹒5建议书﹒6合格卖方清单﹒7项目管理计划﹒1加权系统﹒2独立估算﹒3筛选系统﹒4合同谈判﹒5卖方评级系统﹒6专家判断﹒7建议书评估系数﹒1选中的卖方﹒2合同﹒3合同管理计划﹒4资源可利用情况﹒5采购管理计划（更新）﹒6请求的变更•图14-7卖方选择：依据、工具与技术和成果•五、合同管理•买卖双方进行合同管理都是为了实现合同的目的，双方确保本身与对方都履行其义务，并确保自身的合法权利得到保障。合同管理是确保卖方的绩效符合合同要求和买方按照合同条款履约的过程，其过程如图14-8。合同关系的法律性质明确了合同管理中所采取行动的法律后果。对使用多个产品、服务和成果供应商的大型项目来说，合同管理的一个关键方面是管理各供货商之间的接口。依据工具与技术成果﹒1合同﹒2合同管理计划﹒3选中的卖方﹒4绩效报告﹒5批准的变更请求﹒6工作绩效信息﹒1合同变更控制系统﹒2买方进行的绩效审核﹒3检验与审计﹒4绩效报告﹒5支付系统﹒6索赔管理﹒7合同档案管理系统﹒8信息技术﹒1合同文件﹒2请求的变更﹒3推荐的纠正措施﹒4组织过程资产（更新）﹒5项目管理计划（更新）•图14-8合同管理：依据、工具与技术和成果•合同管理过程系指依据合同和既定的纠正措施，审查并记录卖方当前的绩效或截止目前的绩效水平。另外，绩效记录可以作为与卖方未来合作关系的依据。买方对卖方绩效的评估主要是为了确认卖方对于实施本项目或其他项目的类似工作的胜任能力。在需要确认卖方未能履行卖方的合同义务，买方考虑进行纠正措施时，也应进行类似的评估。合同管理包括按照合同的终止条款管理合同工作的提前终止(无论是有因终止、无因终止还是违约终止)。•六、合同收尾•合同收尾过程支持项目收尾过程，因为两者都涉及验证所有工作和可交付成果是否可以接受的工作。合同收尾过程包括诸如对记录进行更新以反映最终结果，将更新后的记录进行归档供将来项目使用的管理活动，其过程如图14-9。依据工具与技术成果﹒1采购管理计划﹒2合同管理计划﹒3合同文件﹒4合同首位程序﹒1采购审核﹒2合同档案管理系统﹒1合同收尾﹒2组织过程资产（更新）•图14-9合同收尾：依据、工具与技术和成果•合同收尾考虑了项目或项目阶段适用的每项合同。在合同收尾后，未解决的争议可能需进入诉讼程序。合同条款和条件可规定合同收尾的具体程序。•合同提前终止是合同收尾的一项特例，可因双方的协商一致产生或因一方违约产生。双方在提前终止情况下的责任和权利在合同的终止条款中规定。依据这些合同条款和条件，买方可有权随时有因或无因终止整个合同或部分项目。第三节项目合同•一、合同的概念及其法律特征•合同又称契约，是指平等的自然人和法人及其它组织之间，关于订立、变更、解除民事权利和义务关系的协议。从合同的定义来看，合同具有下列法律上的特征。•（一）合同是当事人的法律行为。•（二）当事人在合同中具有平等的地位。•（三）合同应是一种合法的法律行为。•（四）合同关系是一种法律关系。合同是当事人依照法律的规定而达成的协议。合同依法成立，即具有法律约束力，在合同当事人之间产生权利和义务的法律关系。合同正是通过这种权利和义务的约束，促使签订合同的当事人认真全面地履行合同。•二、项目合同的构成基本要素•项目合同的类型比较多，但其构成的基本要素有以下几点•（一）合同的彼此一致性。•（二）报酬原则。•（三）合同规章。•（四）合法的合同目的。•（五）依据法律确定的合同类型。•三、项目合同的特点与作用•（一）项目合同的特点项目合同除了具有一般合同所具有的特点,还具有其自身的特点，概括如下：1.合同标的（物）的多样性。2.合同涉及面广。3.合同条款多。4.签订形式正规。•（二）项目合同的作用1.明确了合同当事人的权力、义务和责任，有利于改善项目工作的管理。2.是项目顺利实施和实现项目目标的法律依据。3.项目合同有利于国际间的相互交流与协作。第四节项目的合同管理•一、工程合同类型在各种采购中，根据其采购和规模的不同，采取不同的合同类型。在土建工程中，采用最多的是单价合同即计量型单价合同，又称工程量清单式合同。下面就各种工程项目合同作分别介绍。•1.工程量清单：工程量清单根据业主提供的设计或施工图纸编制，并根据标准工程量计算方法将工程分解成分部分项工程。工程量清单的每一项中都对要完成的工程写出分部分项工程名称和相应的工程数量。承包商对每一分部分项工程都填入单价，以及单价与工程量相乘后的合价，其中包括人工、材料、机械、临时工程、管理费、担保、有关的保险、税金和利润。工程量清单中的所有分部分项工程合价之和，再加上不同预见费，计日工等暂定金额，构成其投标价。在实施期间，每个分部分项工程都要按实际计量完成的工程量计算，并按承包商报的单价计费。增加的工程或者重新作价，或者按类似细目的既定单价计价，但均应以变更令的形式由监理工程师签发。在单价合同中，如果合同总价与单价有矛盾时，一般以单价为准。•在单价合同实施过程中，完成工程量的实测工作非常重要，业主和承包商都雇用测量师专管此项工作，当实测工程量与预计数量有很大差异，且超过一定“限度”时，承包商有权提出修改单价。这个“限度”的具体数量，因各种标书或合同条款的具体规定而不一致，例如当实际完成工程量超过或少于原工程量清单中所列估计工程量的25%时，该项单价即可调整。•2.采用单价合同的优点：（1）由于提供了工程量清单，便于业主评标时相互对比，有利于决定中标人；（2）给与业主一定的灵活性。在项实施过程中，若实项目条件有了大的变化，工程量也发生了变化，业主可按实际工程量支付承包商工程价款。（3）通过工程量清单，可以很快明了工程规模，工程量，工作种类等详细内容，