xxx公司合同管理制度

1xxx公司x字【】x号合同管理制度第一章总则第一条为加强xxx公司及所属公司的合同管理，保障公司在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规及公司有关规定，制定本制度。第二条本制度适用于公司及所属公司。本制度所述“公司”指公司和所属公司。第三条本制度所指合同包括合同、协议书、意向书、备忘录、承诺函、签证、函电件、订货单以及其它带有合同性质的约束缔约各方权利义务的书面文件。除即付即清的情形外，公司与外单位发生经济关系的必须签订书面合同。本制度所称合同管理是指公司实施的对合同签订、履行、变更、转让、解除、终止、纠纷处理、监督检查、处罚等管理行为。第四条合同管理实行分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，并遵循以下原则：（一）严格评审合同，将风险控制在可接受范围内；（二）有效监控过程，保证经营管理活动处于可控状态；★2（三）及时处理纠纷，确保公司合法权益不受侵害；（四）认真总结经验，不断提高公司合同管理水平。第五条公司必须重视合同管理工作，健全合同管理机构，配备合同管理人员，切实做好合同评审、签订、履行、纠纷处理等管理工作，提高合同管理的水平和质量，保证合同的合法性、规范性和有效性，维护公司合法权益。第六条参与合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工，均负有保守合同秘密的义务。第七条内任何公司和个人一律不得以公司的名义对外签订担保协议或作出担保行为。第二章合同管理机构及其职责第八条公司法务部负责公司合同管理工作。所属公司应当建立专门部门或指定现有部门负责所属公司的合同管理工作，明确一名领导分管合同管理工作并指定专门人员（以下简称“合同管理人员”）负责具体工作。第九条所属公司的合同管理人员须报公司法务部备案，并接受公司法务部的业务指导和监督检查。第十条公司所签订的合同须确定一名合同主办人。合同主办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以合同主办人为主进行协调解决。第十一条公司法务、财务、风控、工程、技术、投资等职能部门3及业务主管部门负责人应当根据本部门职责参加合同评审，对合同的相关质量、参数、合法性、技术指标、法律风险、财务风险等问题提出意见和建议，并对合同履行及履行后的结果进行监督和评价。第三章合同的订立准备第十二条合同主办人应坚持平等互利、协商一致、等价有偿和择优选择的原则，寻找对公司最有利的合作对象。公司规定应当招投标的项目，必须进行招投标，选择最优的合作对象，经总经理批准可以不予招标的除外。第十三条合同主办人应当对合同项目进行充分的背景和风险分析，包括业务背景、合同对方资信情况、履行能力、政策法律风险等分析和评估。对于重大合同，合同主办人在谈判前应出具书面评估报告。第十四条公司应当建立业务对象信用调查分析、评价和预警系统，对重大合同进行动态监控，以便及时发现和控制法律风险。第十五条对于首次进行合作的业务对象，应当在合同签订前通过适当方式进行业务对象信用调查分析（网上工商登记信息、被执行信息、诉讼信息等）。（一）对于法人和其它组织，应至少要求对方提供：1.营业证照和银行基本账户开户信息的复印件；2.属于国家特许经营或限制经营的业务的，应当出具相关的许可证书。（二）对于自然人，应要求提供身份证复印件，在身份证复印件4上保留其面签样本，并了解其履约能力。（三）对重点业务对象，应当进行资信调查。包括但不限于：1.查询工商登记信息、被执行信息、关联公司信息、资产负债信息等；2.聘请律师事务所、会计师事务所、专业调查公司等中介机构进行专项调查，并出具调查报告。第十六条拟签订的合同履行风险较大的，或者签约对象履约能力较弱的，可要求对方、第三方或其实际控制人提供有效担保（可采用保证、抵押、质押等方式）。第十七条合同签订前需要谈判的，合同主办人应会同相关部门确定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本要求，制定谈判预案，明确谈判目标。第十八条合同的谈判应由合同主办人组织实施，且一般情况下每次谈判的公司代表不应少于2人。法律关系复杂、金额较大、合同履行可能对公司经营产生重大影响的合同谈判，合同主办人应当通知合同管理人员、财务部门、风控部门、公司法务部及其它相关部门参与。参与谈判的人员应按照谈判预案与对方磋商，不得超出预案范围向对方作出任何保证和承诺。谈判结束，由合同主办人与对方协商确定合同签订文本，并按照规定的审批权限报审。合同主办人应做好谈判记录，并妥善保管谈判过程中的电报、电传、信函、图表等书面资料，作为合同档案存档。第十九条对方在谈判过程中发送的书面意见，应当审慎斟酌后及时以书面形式回复对方，避免承担不必要的经济责任。5第四章合同的拟订第二十条各所属公司合同管理部门可根据本公司的业务特点拟定标准格式合同，作为本公司对外签约的推荐文本。各所属公司制定的标准格式合同应当报公司法务部审核。公司法务部可根据公司需要拟定相应的标准格式合同，或协助所属公司拟订、修订标准格式合同。标准格式合同和行业示范文本在履行中发现问题的，应当及时报请公司法务部予以修正。第二十一条合同主办人选择合同签订文本的优先顺序依次是：公司标准格式合同；己方拟定文本；行业示范文本；对方拟定文本。第二十二条合同文本中，对双方权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确，条款内容完备，具有可操作性。所属公司合同管理部门认为有必要的，可将标准格式合同以外文本报送公司法务部进行拟定和修改。合同签订前，应当由公司法务部和各所属公司合同管理人员对合同进行统一编号。使用对方的合同编号的，在合同签订后，应当由合同管理部门按内部格式重新给予编号（不得在已签约原件上添加或更改编号）。合同编号格式为：YYXX-XX-XXXXXXXX-XXX依次为公司拼音缩写、合同类别代码、合同订立年月日和合同顺序号。合同顺序号在一个自然年度内累计。第五章合同的评审6第二十三条合同签订前应当进行合同评审，由合同主办人填写《合同审批表》（见附件）并附上报审合同全部资料，按照表上流程逐级提交各评审部门及相关领导评审。公司和各所属公司劳动类合同的评审，由公司人事部门和各所属公司根据需要报送公司审核。通过招标方式订立合同的，合同评审应当在招标文件发出前进行。对招标合同的条款予以实质性变更形成的定标合同，应重新报审。第二十四条公司及所属公司的报审合同审批权限由公司专门文件通知确定。第二十五条经公司授权，在各所属公司审批权限内的合同按照各公司的会签程序和内部授权权限自行评审。公司不得分拆合同以规避公司的审批。合同评审前，合同主办人应向各有关评审部门提交《合同审批表》和合同草案。提交评审的合同草案应当具备合同的主要条款，权利义务明确，文字表达清楚。第二十六条公司法务部和各所属公司的合同管理人员应根据不同合同的特点，在与合同主办人充分沟通的前提下，运用法律专业知识审慎地对合同进行评审。参与合同评审的各相关部门应当按照各自的管理职责对合同的相关条款进行审核。合同主办人应当对提交的资料的真实性负责。第二十七条合同评审应当给评审部门预留合理的评审时间。为保证合同评审的及时性，公司法务部审查合同期限一般不超过1个工作日，自收到合同次日起计；对重新修改或要求公司补充提交重要书面资料的，自公司重新上报合同或提交补充书面资料之日起计。公司法7务部对所属公司报审合同的审查，重点是法律审查，兼顾商务条款审查，审查完毕后以电子邮件的形式或办公自动化系统将审查意见反馈给报审单位。第二十八条凡合同经公司法务部评审的，合同主办人应在该合同正式签订之日起5日内将合同扫描件报公司法务部备案。第二十九条公司对外签订合同，应按本制度规定的合同评审程序评审，标的额在【50】万元以下的合同报XXX总经理批准，标的额在【50】万元及以上的合同报XXX总经理审批并报总经理批准。第三十条各所属公司必须依据本制度报审合同范围进行合同报审。第六章合同的签订第三十一条合同审查完毕后，按以下程序办理：（一）合同主办人或合同管理人员提交审查流程已经结束的《合同审批单》并附修改后合同文本（每页印有法审章）报总经理办申请使用公章（注：如有《合同审批单》，则无需再申请用印流程），具体用印办法按照《印章管理制度》执行；（二）合同需要公证、认证或鉴证的，由合同主办人或合同管理人员向法定机关申请办理。第三十二条签订合同一律以公司名义进行，任何部门或者个人未经书面授权不得以代理人的身份代理公司对外签订任何形式的合同。如合同条款涉及公司、各所属公司之间的权利义务的，应事先在内部协商后签约。8第三十三条公司法定代表人或授权代表必须在授权期限和权限范围内行使签约权，不得超越代理期限和授权权限。第三十四条签订合同必须审查对方的有效证件。必须做到签字的自然人或盖章的单位和签约人与其提供的证照及材料完全相符。第三十五条首次与对方订立合同前，合同主办人应当尽量采用原件形式订立合同。若确实需要采用电子邮件、即时通讯工具、电子数据交换、传真等非原件形式订立合同的，合同主办人应当在合同订立前获得对方签章确认的书面材料原件,明确其在一定期限内有效的电子邮件地址、即时通讯账号、传真号码等收、发件联系方式，并在合同条款中对各方的联系方式（电子邮件地址、传真号码、即时通讯号码等）进行约定，以进行相互印证。合同主办人应当完整保留双方往来的信件信封内容、电子邮件信息、即时通讯信息、电子数据交换信息、电信单位盖章确认的传真收发详单，并以适当方式归档备查。第三十六条非首次与对方订立合同需要采用电子邮件、即时通讯工具、电子数据交换、传真、电报、电传等非原件形式的，且未书面确认双方联系方式的，应采用双方已经形成惯例的收发件方式，并依照首次订立合同的要求保存信息并归档。第三十七条严禁口头协议和非正式书面协议。杜绝合同履行在先、签订在后的现象。第七章合同的履行第三十八条合同依法生效后，公司应严格按照合同约定履行义务。如果因客观情况可能出现履行不能或瑕疵履行的情形，应当及时采取9补救措施，减少损失。第三十九条合同签订后，合同主办人应及时将合同内容告知各有关部门，并检查、落实合同履行情况。第四十条对未签订书面合同的即时采购，公司财务部门（含公司授权的其它部门）应坚持货到验收后付款的原则，一般不得支付预付款。如需支付预付款或定金的，按公司规定的付款审批规定办理。第四十一条公司在合同履行过程中可能发生付款延迟或其它违约行为的，负责合同具体履行的部门应立即通知合同主办人。合同主办人应及时与对方进行协商和沟通，并至少于公司应履行合同义务之日3日前告知部门主管领导、财务部门和合同管理部门，说明理由和拟采取的措施。合同管理部门接到报告后，应当认真分析，提出应对措施。第四十二条在合同履行过程中，合同经办部门和合同主办人有证据证明或者认为对方有下列情况之一的，应书面上报公司领导和合同管理部门研究处理，所属公司合同管理部门可酌情上报公司法务部协助处理：（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或可能丧失履行债务能力的其它情形。第四十三条遇不可抗力影响合同的履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据；在对方提出因不可抗力影响其履行时，应当及时要求其提交有效的证明文件。10第四十四条各公司对质押合同、担保合同或含有担保条款的合同，要专人管理、全程跟踪，及时检查该合同的履行情况，特别是对担保期限、担保方式要高度重视，发现问题及时处理。第四十五条在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，合同主办人及财务人员应当至少每个会计年度与合作对方对账一次，并经双方盖章确认债权债务。合同履行过程中对方发生合并、分立、改制或其它重大事项以及本单位或对方的合同主办人发生变动时，应当及时对账，确认合同效力及双方债权债务。第四十六条合同主办人与企业终止劳动关系或因其它原因发生变更的，合同经办部门应当在情况发生后一周内书面告知对方和该合同的其它关系人，并指定专人做好工作交接。第四十七条合同管理部门及合同管理人员有权随时检查合同履行情况，发现问题及时提出处理意见。第