科技期刊广告流程管理制度的探索

科技期刊广告流程管理制度的探索近十年，我国科技期刊得到了飞速的发展，竞争越演越烈。近年来，《机械工人》杂志作为一个创刊已有56年历史的老刊，面对激烈的竞争，焕发了新的活力，充分发挥杂志的品牌优势，在保证内容质量的同时，强化服务意识，广告经营工作卓有成效，每期广告都在100页以上，广告收入已占杂志经营总收入的80％以上。随着广告客户的数量和广告发布的次数大幅度增长，广告审查和制作的工作量增大，出现广告质量问题的几率大大增加，从而加大了广告管理工作的难度。为规范杂志社的广告经营活动，提高广告经营的规模和效益，杂志社制定了相应的广告管理办法，在广告的印前和印后流程管理等方面进行了一定的探索和尝试，在广告管理工作中取得了较好的效果。一、加强印前管理保证广告整体质量如图1所示，广告印前流程的每一个环节都对广告的质量起着重要作用，广告合同、广告发稿与制作、广告审查等环节管理的好坏将直接影响杂志的广告质量。为此，我刊制定了详细的管理办法。1．广告合同的管理(1)发布的广告必须签订广告合同。广告业务员在与客户就广告种类、版面安排、刊登期次、价格、付款条件等有关问题协商一致的情况下，将写好的广告合同交给客户，对方确认盖章后，主管社领导审核签字盖章。广告客户增减广告计划时，必须重新签订合同。广告合同原件存入客户档案。(2)合同采用数据库管理。每个广告合同申请广告编号后把广告客户的基本信息和广告合同的相关内容录入数据库。可通过数据库统计每个客户的预订情况和每个业务员总的广告预订总额，随时掌握杂志的广告预订情况，加大了广告管理的力度。2．广告发稿的管理(1)每个广告采用广告业务员负责制。广告业务员根据广告合同，每期提前索要各种相关资料，将客户广告文稿按有关广告的法律法规进行初审，经广告审查员复审后，把客户的具体要求向设计人员详细说明，进行广告设计。设计好的广告，经客户确认和广告责编审核后出片，并将广告确认稿归档。(2)每期广告采用广告责任编辑负责制。当期广告责编根据“年度广告预订情况登记表”，整理广告目次，提前与广告经理和主编协商版面，制定版面安排计划。根据广告目次，协调布置当期所有广告样稿的核对和审查工作，把广告软片按目次排序，交广告经理终审后，送印刷厂。3．广告设计制作的管理除部分广告客户自己设计广告外，还有一部分客户只提供图片和文字等基本资料，需要我刊来进行广告的设计制作，这就要对广告设计制作流程进行规范化管理，以确保广告设计质量。(1)广告设计应综合考虑杂志的广告风格和客户要求，为客户提供高质量的创意设计，并在规定的时间内完成。设计好的广告需经客户签字确认、广告责编签字后方可出片。(2)设计人员完成设计制作后，应将所使用的客户的全部资料完整地交给广告业务员存档。(3)每期杂志出版后，设计制作人员要把当期所设计的全部内容刻盘存档。4．广告审查的管理我刊的广告审查实行三审制。(1)广告业务员应对广告内容按《广告法》的规定及有关法定计量标准进行初审，并对涉及的有关证明材料向客户索取，对不符合《广告法》及相关标准的内容与客户协商修改。(2)广告审查员对当期广告进行全面审查，发现问题，及时通知业务员与客户协商修改，并在“印前广告审查表”上签署审查意见。(3)广告经理负责广告终审。主要审查广告审查员和广告责编的工作是否到位，“广告审查表”是否填写完整，并对当期的所有广告进行审查，最后在“印前广告审查表”上签署意见。二、重视印后管理确保杂志整体效益为确保杂志广告长期的整体效益，给广告客户提供优质的服务，广告印后流程(如图2所示)中的广告档案管理、自查互检、客户服务和广告回款等环节的有效管理是确保杂志广告整体效益的关键。档案管理责任到人每个广告客户独立建立档案。档案的建立、资料的归档由负责该客户的广告业务员具体负责，广告经理定期检查。档案内容一般包括：①广告合同原件；②客户营业执照的复印件；③确认广告内容真实性和合法性的其他证明文件的复印件，如专利证书、获奖证书等；④客户提供的广告原始资料(文字、图片和光盘等)；⑤客户签字确认的广告样稿及审查员签字的有关登记表；⑥与客户相关的其他资料。档案资料的内容应尽可能完整，有关证明文件复印件应加盖单位公章。与客户往来的有关资料应及时归档，并注明时间。要销毁的资料必须是合同已履行完毕且无疑义，保留时间已超过两年以上的。使用客户档案中的有关资料，用后必须及时归档。(2)每期杂志制作内容刻盘存档。设计制作部负责把每期杂志制作的正文和广告分别刻盘，并以“第X盘共X盘”的样式编号。每张盘上都打印内容清单，以便今后查找。每期光盘按期数顺序放在光盘柜中，每次光盘使用后应及时送回原处。2．自查互检严格管理(1)自查是在杂志内部进行。杂志出版后3日内，当期的广告责编要对广告内容、印刷和装订质量进行自查，把存在的问题填写在“广告自检表”上。(2)互检是在杂志之间进行。杂志出版后3日内，(机械工人)冷加工杂志与热加工杂志互相检查对方的广告，将存在的问题填写在“广告互检表”上，交主管社领导。“广告自检表、互检表”上存在问题的就复印一份给杂志广告经理及时解决，以便下期避免类似问题发生。3．客户服务专人负责(1)发行部负责广告客户的服务工作。每个杂志有专人负责读者和客户的日常反馈服务，并将每月读者反馈的情况进行小结，向广告部通报和交流情况。杂志读者索取卡和展会收集的信息及时存入数据库，每月两次向客户反馈读者的需求信息。(2)建立与客户沟通的制度。每半年由发行部向客户寄发“客户意见反馈表”，请客户配合填写，并及时与客户沟通交流，征询客户对杂志服务的意见和建议，不断提高服务质量。4．广告回款确保效益(1)广告回款的程序。广告催款工作由综合部负责，广告部具体落实。每期杂志付印后，综合部按当期广告目次，根据广告客户来款情况，按合同签订的付款条件，应在一周内把付款通知单打印好，经广告部核实后与样刊一并寄给客户。综合部要及时做好客户到款统计工作，于每月底前，将上月以前各期广告到款汇总情况上报杂志社。如客户未及时按合同付款，广告业务员根据综合部提供的回款情况，与客户联系落实付款时间，并根据具体情况采取相应措施。(2)广告回款的考核。根据综合部提供的回款情况，按季度对广告业务员进行考核。广告回款额将作为岗绩考核的主要决定因素。广告回款环节是体现杂志经济效益的重要环节，经过严格管理回款流程，每年我刊广告回款比例均超过80％，呆账和死账现象明显减少，确保了杂志的整体效益。三、注重学习交流提高广告整体水平1．加强学习与培训，提高业务水平杂志社要求广告业务员必须认真学习和遵守《广告法》、《广告常见违法问题审查标准》等相关规定。积极参加各种形式的学习活动，提高广告业务员的法律意识和业务水平。还根据《广告法》和相关管理办法，针对杂志的具体情况，编写了《广告审查应注意的几个问题》发放给每个广告业务员，在工作中认真执行。定期把杂志存在的违规问题归纳整理，把发生在杂志社里的问题作为案例，进行内部的业务培训，提高了广告人员的整体业务水平。2．坚持月例会制度，开展内部交流每月底广告部的全体人员都要召开月例会，会上大家通报本月的工作成绩，交流工作体会，提出工作中存在的问题，商量解决的办法。如某个杂志出现了质量问题或违法广告，提醒其他杂志借鉴，避免类似问题的发生。