安全评价机构档案管理标准化规范

山东省安全评价机构档案管理标准化规范（试行）（征求意见稿）山东省安全生产监督管理局2013年2月目录1目的....................................................................12适用范围................................................................13引用及参考文件..........................................................14术语与定义..............................................................14.1档案................................................................24.2档案管理............................................................24.3档案室..............................................................24.4档号................................................................24.5卷（档）内目录......................................................24.6索引................................................................24.7档案分类............................................................25档案管理要求............................................................25.1档案管理工作原则....................................................25.2档案管理保障........................................................25.3档案分类与编码......................................................36档案管理内容与方法......................................................36.1评价项目档案........................................................36.2评价人员管理档案....................................................76.3机构资质管理档案....................................................86.4设备仪器管理档案....................................................86.5法规标准等资料管理档案..............................................96.6人员合同、保险资料档案..............................................96.7电子文档管理档案....................................................97档案管理其它规定.......................................................107.1档案资料技术要求...................................................107.2档案保存期限.......................................................107.3档案借阅管理.......................................................107.4档案保密管理.......................................................107.5定期检查...........................................................117.6档案索引...........................................................117.7其它要求...........................................................111安全评价机构档案管理标准化规范（试行）（意见稿）1目的为积极贯彻落实《安全评价机构管理规定》（安监总局22号令）及《关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知》（鲁安监发[2010]26号）等要求，进一步规范安全评价机构在档案资料收集、整理、立卷、归档等方面的管理，确保档案资料完整、准确、系统、实用、安全和保密，提高风险防范能力，特制定本规范。2适用范围本规范对以下两部分内容的资料档案管理进行了规定：（1）安全评价机构在开展评价业务过程中产生的、与评价项目相关的资料档案管理的总要求、原则、过程及方法。（2）评价机构在内部管理、公司资质、评价人员资格、技术专家条件、设备仪器、法规标准等方面相关资料的档案管理要求。本规范适用于公司注册或办公地址在山东省行政区域内的安全评价甲、乙级机构。3引用及参考文件本规范在编制过程中执行和参考了以下法规及规范性文件。各机构应注意跟踪法规及规范性文件的最新版本，在本标准未修订前，鼓励机构使用最新版本的文件要求。（1）《中华人民共和国档案法》（1996年7月5日修正）（2）《安全评价机构管理规定》（安监总局令第22号）（3）《安全评价过程控制标准》（DB37/T1855-2011）（4）《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）（5）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）（6）《关于印发安全评价过程控制文件编写指南的通知》（安监总规划〔2005〕177号）（7）《关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知》（鲁安监发〔２０1０〕26号）（8）其他有关要求4术语与定义为规范档案管理，本规范使用了以下术语与定义。24.1档案是指安全评价机构应保存的、在内部管理及开展安全评价业务过程中形成的有价值的各种形式的文件和记录。档案的功能在于保持评价过程的可追溯性和可再现性，建档的目的是规范安全评价资料管理及防范风险。4.2档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列活动的总称。4.3档案室安全评价机构内部设置的集中管理本单位档案的独立的、专门场所。其中甲级机构档案室面积不少于50平方米；乙级资质机构档案室面积不少于30平方米。4.4档号档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。4.5卷（档）内目录登录卷（档）内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷（档）内文件之前。4.6索引指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。4.7档案分类指根据档案资料性质进行的类别划分。本规范把档案分为评价项目档案、公司资质档案、评价人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、人员合同与保险资料档案、电子档案等七类。5档案管理要求5.1档案管理工作原则档案管理是安全评价过程控制的重要环节之一，各安全评价机构应坚持统一领导、专人负责、专业科学的原则做好档案管理工作。确保档案资料的可控性、可追溯性和一定程度的可再现性。5.2档案管理保障安全评价机构应成立档案管理领导小组，并明确各级各类人员的工作职责，配备专3职档案管理人员，编制实施档案管理制度，内容应包括档案管理责任制度、档案室管理要求、档案管理人员工作职责以及资料存档、借阅及销毁等规定。在公司内部设置专门且独立的档案室用于档案存放，档案室应有专人管理，档案室应有可靠的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防辐射等措施。5.3档案分类与编码各安全评价机构应根据本规范要求对档案进行分类编码管理，确保档案管理清晰、条例、有序，便于检索和使用。评价项目档案应按照以下要求进行分类和编码。5.3.1分类针对安全评价项目的档案管理，可以按照以下方式之一进行分类：（1）一级目录以安全评价行业范围进行界定；二级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。（2）一级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；二级目录以安全评价行业范围进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。5.3.2编码为确保评价项目档案资料的清晰有序，宜对档案进行编码。以5.3.1（1）的分类方法为例，档案编码应满足以下要求：其它方面的档案管理如因数量相对较少，且类别单一，存档时只需明确档案名称即可。6档案管理内容与方法6.1评价项目档案6.1.1存档内容根据安全评价相关规定及过程控制要求，机构应建立健全自身管理过程中的资料管□□□□□□□□□□□□□□□□□□□项目流水序号评价类型，如AYPJ行业范围代码，如4a年份，如2011自行确定的机构代码，如SDPS4理，针对评价项目应按照“一项目一档案”的立档原则进行建档。机构自身管理过程中的存档资料及每个评价项目档案中应包括的内容和整理顺序如下：6.1.1.1评价过程控制产生的文件资料至少应包括：（1）档案索引目录（2）安全评价委托协议（3）评价初访记录（含纸质与影像）（4）风险分析记录（5）安全评价合同（6）安全评价工作计划（7）项目组与被评价单位就评价和检查结果交换意见记录。（8）现场考察记录（含纸质与影像）（9）现场检查记录（含纸质现场检查记录与影像）（10）现场核查记录（含纸质与影像）（11）安全评价报告（包括现状安全评价报告、安全预评价与验收评价的送审版与备案版）（12）评价报告校核记录（13）内部审核记录（14）技术负责人审核记录（15）过程控制负责人审核记录（16）回访记录（含纸质与影像）（17）服务质量信息反馈表（18）投诉、申诉记录（19）安全评价工作业绩表（20）法律法规及技术标准获取及更新记录（21）公司内部管理产生的其他资料（如公司内部管理文件、会议记录或纪要、培训记录、资质印章使用记录及内部审查资料等）注：凡上述要求影像记录的，如被评价单位因保密及特殊管理要求禁止外人拍照摄像的，应由被评价单位出具相关证明。6.1.1.2针对所有类别的评价项目，被评价单位应提供的评价所需文件资料至少应包括：5（22）被评价单位提交的文件资料目录（23）被评价单位的法人证明复印件（24）被评价单位的安全资质证明资料复印件（如安全生产许可证等）（25）被评价单位的各类人员安全资格证明资料复印件（包括安全管理资格证、特种作业人员资格证或资料较多时经被评价单位确认的花名册等。）（26）被评价单位的建设项目设立批复文件资料证明复印件（27）被评价单位的建设项目可行性研究报告复印件（预评价时）（28）被评价单位涉及的主要特种设备、仪器仪表（如易燃易爆、有毒有害气体检测仪等）监测检验合格证明资料复印件（29）被评价单位的消防验收意见书（合格）资料复印件（现状、验收评价时）（30）被评价单位的防雷（防静电）检测报告复印件（现状、验收评价时）（31）被评价单位的现场职业危害因素监测报告复印件（现状、验收评价时）（32）被评价单位的安全管理资料（或目录）复印件（现状、验收评价时）（33）被评价单位的工程技术资料及图纸（或其复印件