SAP上线应急预案

第1页/共10页济南分公司SAP系统应急处理预案一、目的虽然SAP系统具有很高的可靠性，但作为企业级的业务处理系统，其一旦因各种原因意外中断，对业务处理影响重大。应急预案的目的在于指导各部门的使用操作SAPR/3生产系统的业务人员(即SAP最终用户)，如何应对系统的意外中断，以及如何在系统恢复后进行数据补录。因为系统的集成性，很多工作需要各操作岗位协作完成。本预案主要涉及以下问题：1.一旦发现不能进行SAP系统的正常操作，最终用户首先应该如何操作？2.根据业务处理的连续性要求，在SAP中断的情况下，如何处理业务？3.在SAP系统恢复运行以后，最终用户应该如何操作以保证SAP中数据的准确和完整？二、范围本文内容针对使用操作SAPR/3生产系统的业务人员及其部门领导。三、前提条件1.“生产系统”指各应用单位用于支持实际业务的SAP系统，该系统版本为SAPR/34.6C，并包含SAP石油行业解决方案。2.应急预案特针对SAPR/3系统因意外原因不能被最终用户正常访问的情况，即SAPR/3服务器系统停机/中断，或网络中断的情况（包括并行期间），并且该情况持续超过业务连续性所允许的范围，如超过1个工作日。同时，本预案也可作为计划停机情况下或意外情况持续不超过1个工作日时，最终用户的参考。四、紧急情况的发现1.SAP最终用户在发现自己不能正常使用操作SAPR/3系统时，应联系ERP项目组以解决问题。在相关技术支持人员确认为SAPR/3服务器系统问题或网络问题导致最终用户暂时不能正常使用操作SAP后，业务部门最终用户应根据技术支持人员提供的预计问题持续时间，考虑启动应急预案。2.如果技术支持人员暂时不能提供问题持续时间，业务部门最终用户应按超过SAP系统不能正常运行时间超过二小时或预计修复时间超过六个小时标准来评估应急预案是否启动。3.应急预案启用：如确认需要启动应急预案，由ERP项目组组长（信息中心主任）宣布开始应急预案。问题解决后还是由组长宣布结束应急预案。4.系统恢复：信息中心确认后通知全公司，并记录通知截至时点，以备核查。五、业务部门应急措施在意外情况发生时，SAP最终用户应针对需要使用操作SAP的业务情景采取以下措施：第2页/共10页1.财务（FI/CO）等系统恢复后统一补录。(1).创建/变更主数据业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤以下主数据的创建/修改：总帐科目客户供应商资产成本中心利润中心，等在用户本地财务主数据电子文档中记录主数据的增减或变更，并注明该记录有待在SAP系统中补录将线外财务主数据电子文档中注明有待在SAP系统中补录的记录主数据的增减或变更补录入SAP下载新主数据，并保存于线外的主数据电子文档(2).手工入帐业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤收款报销付款提取备用金资产折旧，等根据原始凭证以手工帐的形式记录业务信息，并注明该记录有待在SAP系统中补录原始凭证各联在不同业务部门间的流转与正常情况相同将有待在SAP系统中补录的会计记录补录入SAP在原始凭证上注明记帐日期打印补录的凭证并归档保存(3).系统自动生成凭证业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤来自物料，销售，设备维护及物资供应的由SAP系统自动生成的业务数据根据来自其它业务部门的原始凭证以手工帐的形式记录业务信息，并注明该记录有待在SAP系统中补录原始凭证各联在不同业务部门间的流转与正常情况相同待相关业务部门将其业务数据补录入SAP，由系统自动生成凭证根据原始凭证，核对系统自动生成的凭证，在原始凭证上注明记帐日期，并确保所有凭证都准确完整的补录入SAP打印补录的凭证并归档保存(4).期末结帐业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤SAP的恢复在本月内SAP的恢复跨月月结，年结根据原始凭证以手工帐形式记录的业务信息，做期末结账SAP系统恢复后，检查并确保SAP所开的账期为SAP中断发生时的账期，并通知各业务部门先补该账期的数据与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态SAP系统恢复后，检查并确保SAP所开的账期为SAP中断发生时的账期，并通知各业务部门先补该账期的数据与其它相关部门联系，跟踪其将数据补第3页/共10页待各业务部门将该账期的数据补全后，结账输入SAP的状态待各业务部门将该账期的数据补全后，结账通知各业务部门开始补下一个账期的数据依此重复以上步骤直至所有月结/年结完整准确地补录入SAP(5).生成财务报表业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤系统自动生成的财务报表根据打印归档的上期财务报表，本期全部原始凭证及以手工帐形式记录的业务信息，生成本期财务报表与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态待各业务部门将其业务数据补录入SAP后由系统自动生成财务报表将系统自动生成的财务报表与手工生成的财务报表核对，确保报表信息的准确完整打印系统自动生成的财务报表并归档(6).与浪潮财务报表系统接口业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤与浪潮财务报表系统接口程序暂停接口程序的运行继续接口程序的运行2.销售与分销（SD）(1).开订单（提货单和发票）业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤开订单（提货单、发票）填报《数据收集模板_SD》明细数据。系统恢复后在SAP中补录订单数据。(2).开发货单业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤1、SAP系统无法使用但是以前的销售系统可以使用采用以前的销售系统发货单。系统恢复后在SAP中补录交货单数据。不要打印出门证和发货凭证。2、以前的销售也无法使用手工填写发货单。系统恢复后在SAP中补录交货单数据。不要打印出门证和发货凭证。第4页/共10页(3).开发票业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤1、SAP系统无法使用但是以前的销售系统可以使用采用以前的销售系统开发票。根据在SAP补录的订单生成发票，不需要打印。要求信息中心人员开发一支小程序,手工写入金穗发票号码到SAP发票的”指定”字段.(因为不能通过发票打印程序来处理)。2、以前的销售也无法使用手工填写普通发票，金税打增值税发票。根据在SAP补录的订单生成发票，不需要打印。要求信息中心人员开发一支小程序,手工写入金穗发票号码到SAP发票的”指定”字段.(因为不能通过发票打印程序来处理)。3.物料管理（MM）(1).采购业务业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤1、计划处建立采购申请手工编制《原料油采购申请》，内容包括采购油品名称，数量，运输方式，期望的供应商，预计交货日期根据手工编制的《原料油采购申请》在系统中创建采购申请。2、原料办下达采购订单手工编制《原料油采购计划》，内容包括供应商，采购油品名称，数量，不含税单价，预计交货日期及涉及的相关附加费用。根据手工编制的《原料油采购计划》在系统中创建采购订单。(2).采购库存管理业务业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤原料办收货手工编制《原料油到厂信息》，反映运输方式，原油供应商，采购油种，混油数，纯油数，对方发量，水分，比重，汽车运输的收货还需要反映装运点和运输单位。根据手工编制的《原料油到厂信息》进行区分，如果是采购接收入库：在系统中查找符合条件的采购订单号码，执行参照采购订单收货入库动作，按采购订单完全收货（移动类型101）；如果是库存转移，则录入相应的库存转移数据。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。第5页/共10页(3).生产库存管理业务业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤计划处日常收发料、转移记帐及盘点业务1、对生产订单的收发料：根据CIPROS提供的装置收拨数据，手工编制《装置收拨平衡表》，内容包括收发料标识，装置工作中心代码，各装置消耗的原材料名称，数量，日期；各装置产出的产品名称，数量，日期。根据手工编制的《装置收拨平衡表》在系统中执行接口程序ZMMIJN001。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。2、装置燃料消耗：根据CIPROS提供的装置燃料消耗数据，手工编制《装置燃料消耗表》，内容包括装置成本中心代码，装置消耗燃料名称，数量，日期。根据手工编制的《装置燃料消耗表》在系统中执行接口程序ZMMIJN002。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。3、成品转移：根据实际生产需要，将相关部门提供的生产交库数据，手工编制《成品交库报表》，内容包括发货及收货工厂代码，交库成品的物料名称，数量，日期。根据手工编制的《成品交库报表》在系统中执行接口程序ZMMIJN003。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。4、原油差异处理：根据库存平衡结果，将估算的原油损耗，手工编制《原油损耗报表》，内容包括日期，工厂代码，库存地点，库存类型，物料名称，数量。根据手工编制的《原油损耗报表》在系统中执行接口程序ZMMIJN004。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。5、盘点业务：根据库存盘点结果，将库存记数结果，手工编制《盘点报表》，内容包括日期，工厂代码，库存地点，库存类型，物料名称，数量。根据手工编制的《盘点报表》在系统中执行接口程序ZMMIJN005。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将盘点日期和记帐日期修改至上一个记帐期间。备注：对上月未处理的业务进行补单时，建议操作顺序为：上月收发，转移记帐业务数据上月盘点业务数据本月收发，转移记帐业务数据4.物资供应（MRO）(1).采购合同收集表由采购员负责收集，按审批的合同顺序进行收集填写，经业务部门领导审核后，交合同管理员集中登录到SAP系统中。业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤1、创建采购订单（不经过总部的本企业的采购）手工生成采购合同，并填写《采购合同收集表》将手工生成的采购合同补录入SAP，成为采购订单（PO）2、创建采购订单（需要总部的的采购）登录总部电子商务网站，将手工生成的需要总部采购的采购计划输入总部电子商务系统，并填写《采购合同收集表》运行MRO与总部电子商务系统接口程序，先将从总部电子商务网站下载的采购合同信息，上载到SAP，生成采购订单。第6页/共10页(2).采购合同暂估收集表由采购员根据验收的先后顺序（发票未收到）进行收集，经业务部门领导审核，由财务部门确认后集中登录到SAP系统中；(3).根据合同收货收集表由采购员和库管员根据收货的先后顺序进行集中填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由采购员库管员先后在系统恢复后集中登录到SAP系统中（按103+105到货方式处理）。业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤收货手工填写入库单，并填写《合同收货收集表》。采购员补充并确认采购订单编号，由库管员在SAP中补录入物资入库记录。(4).厂间移库收集表由发货工厂的仓储部门的库管员按发货先后顺序进行收集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中（按301到货方式处理）。业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤甲醇等生产物资领用手工填写物资领料单或从其它部门接受手工填写的领料单，发送物资，并填写《厂间移库收集表》。由库管员按照《厂间移库收集表》补充录入SAP系统。(5).发货至成本中心收集表由发货工厂的仓储部门的库管员按发货先后顺序进行收集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中（按201到货方式处理）。业务情景SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤车间领料手工填写物资领料单或从其它部门接受手工填写的领料单，发送物资，并填写《发货至成本中心收集表》。由库管员按照《发货至成本中心收集表》补充录入SAP系统。(6).对设备维修工单收集