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公文处理授课：刘古卓电话：１３５７４８０８５８２邮箱：lgz52114@163.com一、公文处理的依据和原则•《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）•《全国税务机关公文处理实施办法》（国税发〔2004〕132号）2004年11月31日起施行与2000年的试行办法相比，主要变化如下：新《办法》10章125条，比原《办法》9章74条增加了1章51条。新增“电子公文”一章；新增1万字。•原则：求实精简高效及时准确安全脱漏文字或写错别字，不影响原意的，笞五十，影响原意的，杖七十。稽误一天，处笞刑五十，逾期六天，杖一百，逾期十天，处徒刑一年。请示、意见：7日。电报：“特提”当日；“特急”3日，“加急”5日；“平急”10日。会签：一般3日；急件1日；特急件随到随签。文书工作处理制度化：“五个统一”•统一文件收发处理渠道•统一文件收发处理程序•统一文件催办、回复•统一行文制度•统一文件管理二、行文规则的问题•向领导个人行文•党政不分•越级行文•多头请示•报告中夹带请示事项•多事一请•意见作为上行文，上级机关收文处理不当•意见作为下行文，下级机关收文处理不当•先签后核•不会签、不协商，超越职权范围或必经程序行文。•下行重要公文，不抄送上级机关•内设机构用法定公文对外行文规则：《全国税务机关公文处理实施办法》第四章第六十条：“税务机关除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。•随意向下一级政府正式行文•如需行文的方法：应报经本级政府批转，或由本级政府办公厅(室)转发，或报经本级政府批准，并在文中注明“经××政府同意”字样。•举例：总局需要向各省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府行文，应当报经国务院批准，并在文中注明“经国务院同意”举例：××国家税务局关于印发《××同志在全市国税工作会议上讲话》的通知错误：领导讲话稿以正式公文下发滥用书名号规则：《全国税务机关公文处理实施办法》第四章第六十条：“机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发”。第三章第三十一条规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。正确：领导讲话稿随与会人员带回，机关内部翻印三、收发文办理流程•收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查、催办、注办•发文办理：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、封发•外收发内收发机要室文印室•综合部门（中心机构）领导人•业务部门（职能机构）•本机关外机关•收登审拟••进记核办•••批办••催查承办••注办••撰稿审核会签••签发••发装登注•用印校对缮印复核••出封记发•收文发文归档四、收文办理的问题•公文“体外循环”•收文登记缺项•签名代替批示•办理超出期限•督查催办不力•会议文件滞留内设机构收到有关部门给机关发来的文件（包括会签件）没有转交办公室登记、审核、拟办,就直接送局领导签发，或直接办理。一是对办理有困难或不宜办理的公文,不及时说明情况,擅自延误和积压;二是主办单位不主动与相关单位协商,甚至互相推诿;三是一些文件会签时周期过长。电子收文：“总收文字”未填写或全部选为行政收文，导致党政不分。“类目号”或“页数”未填写，造成在自动归档时生成的“案卷目录”内容不全。主办部门收到由外单位主办和联合行文的外单位来会签的公文应作如下处理：送办公厅（室）登记、审核、拟办主办部门会签机关负责人审签主办部门复印备查无不同意见的，由机关负责人签署姓名和日期。有修改意见的，应当在来文中进行修改，并征得来文单位同意后，由机关负责人签署姓名和日期。不同意会签的，机关负责人不签署姓名，并由主办收文办理的规范（一）签收“收文一个口”核对所收文件的件数，核对收文机关、收件人是否与本机关相符，编号是否与投递单、送文簿上的登记相符，有无破损、开封现象等。姓名要签全称，要签收到日期。如有急件或限时送达件，还要注明具体时、分。注意：本机关内设机构收到外单位来文应当交办公厅（室）签收。（二）拆封“拆封一只手”不要损坏封内文件不要遗留附件、单页不要让无关人员乱动取走（三）登记“来文落户口”•不得漏项•不得删减文件标题•不得出现重号和跳号现象•不得使用铅笔、圆珠笔（四）审核“审核定去留”来文出现以下情况的，应予退回：•不应当由本机关办理的；•与有关法律、法规及规章相抵触的；•文种使用不当，违反行文规则的；•未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的；•未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺漏的等。（五）拟办“拟办当参谋”１、拟办的分工•办公厅（室）负责人上级机关下发或交办的公文•办公厅（室）文秘人员平级机关发送的公文下级机关上报的需要办理的公文始于明代宣宗时的“票拟”２、拟办的注意事项•由办公厅（室）负责人提出拟办意见，要报本机关负责人批示后再交有关部门办理。•文秘人员提出拟办意见，送办公厅（室）负责人审核后交有关部门办理。其中，重要公文报机关负责人批示后交有关部门办理。•收到需要2个或2个以上部门办理的公文，办公厅（室）提出拟办意见时应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。•如不宜提出具体拟办意见，应呈请机关负责人批示。３、拟办意见的种类①阅知类，即只写明请某某领导同志阅知，不提出任何具体意见。•“请＊＊同志阅”•“请＊局长阅”•“请常委同志传阅”②阅示类，即只要求某某领导给以批示，但不提具体参考意见。•“请＊局长阅示”③建议类，即不但要写明文件的送阅对象，还提出一些有关意见。•“请＊＊同志阅后交＊＊同志办理”•“请＊＊同志阅示。建议此件应......办理为宜”•“请＊＊同志阅办。办毕向＊局长作口头汇报”•“此件请各位局领导做专题研究”•“拟先送＊＊、＊＊部门审签，然后再送主管领导批示”④评议类，即不但写出评论性意见，还提出相应建议。•“此件第＊点提法欠妥，望再作调查研究后上报。请＊＊同志阅示”•“此件较好，拟批转。请＊局长阅定”４、拟办要求•(1)周密考虑适宜的处理方案。•(2)拟办意见要言简意明，便于思考和执行。•(3)有必要时，要把有关资料和政策依据，随同拟办意见一并送领导批办。•(4)拟办意见要写在《收文处理单》上，(或ＯＤＰＳ拟办栏中)，切不可在文件上随意乱写。（六）批办１、值得注意的问题：•签发未经办公厅(室)审核、拟办的公文•其他审签人圈阅后不签署姓名和日期•签发人无明确意见•最后批阅者用“拟同意”•未明确主办、协办•不在规定位置签批•使用圆珠油笔和铅笔２、批办作法：（拟办也可参考）(1)参阅件，批明需阅知的领导、部门、范围。(2)传达件，批明传达的范围、方式、时限、负责人等。(3)需办件，提出处理的原则、办法、措施、承办部门或人员，承办的时间要求等。３、批办的要求：•实事求是如《文艺界的两个批示》•依法行政如《司法人员要正确对待领导批示》•集思广益如《鸿门宴》（七）承办承办，是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理工作，是文件处理中的关键环节，是具体解决问题的阶段。文件的承办，既含办文，又含办事。１、承办方法：•首先要认真研究应办复文件的内容和批办意见。•其次要及时提出具体处理意见，报领导审批后立即处理。•再次要将处理结果及时填写在《收文处理单》上或ＯＤＰＳ的注办意见栏中。•最后将承办文件（纸质）连同《收文处理单》转回办公厅（室）拟复。２、承办要求：(1)及时处理，讲求效率。(2)分类放置，心中有数。(3)主办、协办，积极协商。(4)不宜办理，说明理由。(5)注办结果，文件退还。可分为:“正在办理”“等待办理”“需要请示”“等待答复”（八）催办（督查）•催办工作包括两个方面：•一是对内催办，就是对本机关内部承办文件的情况进行督促催办。•二是对外催办，就是对本机关发往其它机关并需回复的文件进行催办。催办方法如下：•(1)电话催办•(2)发函催办（《催办卡片》一式两份）•(3)登门催办•(4)请承办部门来人汇报五、发文办理的问题•撰拟公文不合要求•未正确填写发文稿头纸。•拟稿后直接送局领导签发•不会签就送领导签发•审核把关不严•印发前不复核•校对不认真•用印不规范•封发不仔细文种、标题、正文、格式等方面发文字号未按规定区分国税发、国税函和国税办；公文标题不规范；发文主送机关未使用全称；未注明附件情况。成文日期与领导签发日期不一致；发文签发人未使用三号楷体；请示类文件没有注明联系人与联系方式标题及正文的字体字号不规范；注明附件未在正文之后空一行；对外行文不标主题词等“六关”：行文关、政策法规关、内容文字关、体例格式关、程序关、定密关。发文办理规范（一）税收规范性文件制定１、定义指各级税务机关依照法定职权和规定程序制定并发布的，涉及纳税人、扣缴义务人及其他税务行政管理相对人权利、义务，在本辖区内对征纳双方具有普遍约束力并能够反复适用的文件。国家税务总局2005年12月16日发布《税收规范性文件制定管理办法（试行）》（国税发〔2005〕201号）。四个特点：（1）依照法定职权和规定程序制定；（2）涉及税务管理对象的权利、义务内容；（3）对征纳双方具有普遍约束力；（4）能够反复适用。２、名称：可以使用“办法”、“规定”、“规程”、“规则”、“通知”、“决定”等名称。税收规范性文件不得称“法”、“条例”或“实施细则”。３、制定程序（主要体现在起草、审核、签发、公告四个环节）业务主管部门或指定的牵头部门起草。起草部门负责人签署（联合起草的，各部门负责人共同签署），送相关业务部门会签。将起草文本及说明（包括制定目的、制定依据、必要性与可行性、起草过程、对起草文本主要问题的不同意见、协调情况及其他需要说明的事项）、所依据文件、征求和吸收意见情况及其他相关材料送法规部门审查。法规部门进行合法性审查。并提出书面审查意见。未经法规部门审查并经局长办公会议、局务会议研究通过的税收规范性文件，办公室不得审核和编号印发，机关负责人不得签发。法规部门进行合法性审查，做到“六看”，即：上看、下看、左看、右看、前看、后看。•上看：是否符合党的方针政策、国家税收法律法规、规章和上级规范性文件的要求；•下看：文件内容是否符合工作实际，是否具有可操作性；•左看：与机关其他部门已颁发的规范性文件是否保持一致；•右看：与地方有关部门出台的相关措施是否协调；•前看：与以前机关已有的规定是否冲突，注意政策规定的连续性；•后看：是否适应新形势的需要，是否顺应时代的发展，注意政策规定的前瞻性。•局长办公会议或局务会议审议。由法规部门作说明，或者由起草部门作说明。•法规部门会同起草部门根据局长办公会议或局务会议审议结果对税收规范性文件进行修改，形成修改文本后，按公文处理程序报机关负责人签发。•及时在本级政府公报、本部门公报或公告、本辖区范围内公开发行的报纸或政府网站、本部门网站上刊登。不具备条件的，在办税服务场所和公共场所建立公告栏或发放宣传材料，及时公布其制定的税收规范性文件。•从发布之日起30日内,向上一级税务机关报送备案。每年年度终了后1个月内，向上一级税务机关报送本年度发布的税收规范性文件目录。（二）审核（复核）１、起草公文的部门（文秘人员和负责人）进行审核的重点：•是否符合国家法律、法规及有关规定，提出新的政策、规定和措施等是否可行。•是否需要会签其他职能部门或者有关单位。•公文文种的选用是否适当，拟制的公文是否符合行文规则和公文格式的有关要求。•文稿的结构是否严谨，层次是否清楚，观点是否正确，情况是否真实，数据是否准确等。２、办公厅（室）审核公文的重点：•是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当。•涉及其他职能部门或者外单位的问题，是否与其协商、会签。•是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定。•是否符合国家法律、法规及有关规定，提出的政策、规定是否与已发布文件矛盾或者重复。•遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范。•密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，主题词标引是否正确，有关材料和资料是否齐备等。３、印发前，办公厅（室）进行复核的重点：•审批、签发手续是否完备。•印制件与原稿是否一致。•附件材料是否齐全。•格式是否统