物料编码管理制度

物料编码管理制度LFSYH/CD/CC－14/A0第1页共7页物料编码管理制度1目的在保证物料管理连续性的基础上，进一步完善明确编码查询、新增、修正及封存等维护操作权限节点，更加准确的反映公司生产档案信息，达到反映材料的主要特征、区别同类元件的不同物料等规范优化物料生产档案及存货管理档案的目的。2适用范围物料包括但不限于原材料、包装材料、备品备件、外协加工件、劳保用品、产成品、工程物资等一切非货币性流动资产类物料。3管理职责3.1材料科3.1.1对本制度的编制、管理及最终解释；3.1.2物料编码号码分配；3.1.3物料编码新增、修正、封存等操作性质确定；3.1.4物料编码新增、修正、分配、封存等操作的执行；3.1.5物料编码的管理。3.2采购部3.2.1负责物料编码名称、规格型号、单位等物料信息的复核确认；3.2.2配合申请修正物料编码名称、规格型号、单位等物料信息。3.3使用部门3.3.1根据使用需求提单操作；3.3.2配合编码管理员进行编码维护操作流程的提供。4管理权限4.1ERP编码管理员：物料生产档案、存货管理档案的查询、封存、新增、分配、修正等操作权；4.2使用人：物料生产档案、存货管理档案的查询权。5编码维护的具体操作5.1新增5.1.1使用人告知仓库经手人物料名称、规格型号、计量单位及新增原因，仓库审核添加；5.1.2审批流程：使用人→仓库经手人→复核编码信息并添加。5.2修正物料编码管理制度LFSYH/CD/CC－14/A0第2页共7页5.2.1编码引用前修改流程5.2.1.1采购业务员接请购单后，确定实际物料信息，与请购单规格型号等属性存在差异的，采购业务员下订单前与请购人确认是否符合采购需求；5.2.1.2请购人同意购买的，采购业务员沟通仓库，通知实际采购物料属性（包括名称、规格型号、计量单位、其他属性），并说明修改原因，经请购人确认后，仓库人员根据编码引用情况修改或添加新编码。5.2.2审批流程：采购业务员→请购人→仓库人员→采购业务员（知会）。5.3封存5.3.1编码引用后定期封存：对于引用后的物料编码，物控部需定期复核，对于规格型号淘汰或物料信息录入错误等编码，由仓库定期提单封存，按流程审批后及时封存，封存前需保证物料库存为零。5.3.2审批流程：仓库人员→采购部业务员→部门经理→分管领导。5.3.3问题编码识别5.3.3.1条件筛选法：打开存货管理档案，查询并导出编码库中数据，选定一种存货进行筛选匹配。在名称或者规格选项中输入关键字、词或字符，名称、规格相同或近似的确认为问题编码，通过使用区域工程师协助辨认给出直接意见进行处理；5.3.3.2实物核对法：每月盘点时，记录现存物料名称、规格与编码不相符的信息。物料编码管理制度LFSYH/CD/CC－14/A0第3页共7页5.4操作流程图部门新增编码修改编码封存编码申请部门采购部材料科总经理部6编制管理规则6.1编码结构编码由不同位数阿拉伯数字组成。分为大类、分类、流水号三级，分类由中类、小类、细分类组成。物控部管理的编码分类由13位数字构成，具体结构如下图所示：□□□□□□□□□□□□□6位流水号2位细分类号1位小类号2位中类号2位大类号对编码维护申请进行复核、确认，并完成操作。知会申请人，结束。对采购部提出的修改信息进行复核、确认告知申请人，结束。提出新增主管领导批准使用需求采购过程中发现物料信息错误提出修改申请完成修改申请的操作定期进行编码库维护，查出问题编码，提出封存申请。部门经理完成封存，结束。确认要封存的编码是否存在尚未完成的业务。物料编码管理制度LFSYH/CD/CC－14/A0第4页共7页例如：规格型号为B-1930的三角皮带91352120419306位流水号2位细分类号1位小类号2位中类号2位大类号6.2编码结构一览表大类+中类编码大类+中类名称小类编码小类名称链接备注9035编码规则：产品大类（2）+产品中类（2）+产品小类（1）+细分类(2)+流水号（6）生产用料1辅助材料指用于生产的消耗性材料焊条、灯管等五金电料类2包装材料指直接用于产成品包装的材料挤塑板、泡沫条、包装盒等3钢材类材料加工才能使用的金属类材料.钢管、钢板、圆钢类4木箱木箱玻璃包装木箱5木材/胶合板木材/胶合板木板、胶合板9135编码规则：产品大类（2）+产品中类（2）+小类（1）+细分类（2）+流水号（6）工具及备件1工具51351板手钳子等专用工具类2机械备件51352轴承气缸等设备专用机械备件3电气备件51353电机电器等设备专用电气备件4外加工件51354外协加工件生产专用外加工件9235产成品1空滤52351空滤系列产品归属系列2柴滤52352柴滤系列产品归属系列9435编码规则：产品大类（2）+产品中类（2）+产品小类（1）+细类（2）+流水号（6）低值易耗品1劳保用品劳保用品工衣、工鞋等劳保用品物料编码管理制度LFSYH/CD/CC－14/A0第5页共7页6.3各级编码的说明6.3.1一级码段为主分类码，码长4位，用以区分该物料的主要类别，如备件及工具、生产材料、办公劳保等；6.3.2二级码段为中类别，码长1位，用以区分该物料在该大类中与其他物料的主要区分，如备件中包含的机械备件、电器备件、外协加工件、工具等；6.3.3三级码段为物料的小分类，码长2位，用以区分该中类物料中包含的种类。如机械备件中包含轴承、阀门法兰、传动轴等；6.3.4四级码段为物料的主要型号，码长6位，原则上按流水号编制；6.3.5备注：对于不能明确分到任何一个类别的，可以分配到9开头的类别里，各类别下均可设9开头的次级类别，用于容纳不能明确归类的物料。7物料信息填写规则7.1物料名称7.1.1名称尽可能使用简化的名词来描述，尽可能少的使用定语等修饰语；7.1.2名称中不得存在生产厂家、品牌、型号或规格、颜色等信息；7.1.3对确定需要增加修饰语的名称，最多允许使用一个修饰词语；7.1.4后续新增加的物料，优先在现有已修订的各兄弟公司所有物料名称中查找，若确实没有，方可增加新的物料名称；7.1.5由参与人员对常用但没有纳入本次修订的备品备件进行修订，具体物料名称参照本次修订的清单，在确定物料名称时可以通过型号进行比对。7.2物料规格7.2.1型号/规格中不得有生产厂家、品牌、颜色等信息；7.2.2与型号/规格无关的信息可以在备注中标明，如颜色、特殊要求（材质要求、加工精度要求、2办公用品办公用品笔、纸、本等办公用品3印刷品印刷品宣传册、补片单等印刷品9其它其他其它低值易耗品1、小类不允许增减；细分类可依据实际需求增加，不可减少；流水码前2位分类公司可依据实际情况增加，不许减少；2、所有分类中“其它”代码尽量为“9”；3、流水码共6位，可依据实际需要进行分类或赋予一定含义；若无需分类直接用6位流水码依次编码；4、若没有对物料进行细分类，用“01”代表；若流水码没有进行分类，用“00”代表。物料编码管理制度LFSYH/CD/CC－14/A0第6页共7页电压/电流/功率等信息）；7.2.3供应商的供应ID号须在型号/规格中描述。具体格式为型号/规格ID：*****；7.2.4若同时有型号和规格的产品，先描述型号，后描述规格信息；7.2.5各类物料型号/规格的描述可以通过百度查询通用的描述格式，统一该类型号/规格的描述。7.3填写示例7.3.1辅材7.3.1.1螺栓类，名称如六角螺栓、沉头螺栓、内六角沉头螺栓等，规格如M12*50；7.3.1.2垫圈类，名称如弹性垫圈、平垫圈等，规格如M12；7.3.1.3膨胀螺栓的规格统一用M12*70表示，不再用外径*长度表示；7.3.1.4螺母类，名称如螺母、圆螺母、防松螺母等，规格如M12等；7.3.1.5胶管类，名称如胶管、编织管、油管、金属软管等，规格DN20、φ、″等；7.3.1.6钻头类，名称如直柄麻花钻、锥柄麻花钻、冲击钻头等，规格如φ4等；7.3.1.7电线类，名称如软护套线、电线、电缆等，规格RVV3*1.5mm2等；7.3.1.8焊条类，名称如不锈钢焊条、耐磨焊条、铸铁焊条等，规格如J422φ3.2等；7.3.1.9管路附件类，名称如外接头、内接头、三通、弯头、异径外接头、异径三通、补芯、堵头、活接头、球阀、PVC-U外接头、PVC-U弯头等，规格用DN15、DN20*DN15等表示；7.3.1.10灯管类，名称如日光灯管、碘钨灯管、荧光灯管、高压钠灯、白织灯泡、节能灯、汞灯、卤化灯等，规格如T536W、E27螺口65W、40W/36V卡口等；7.3.1.11密封圈类，名称如O型圈、骨架油封等，规格32.5*2.5即内径*线径、32*45*8；7.3.1.12阀类，名称如球阀、PVC-U球阀、三片式球阀、浮球阀、闸阀、截止阀、安全阀、蝶阀、气动蝶阀等，规格用公称通径DN表示或型号及压力；7.3.1.13油类，名称如润滑油、液压油、汽轮机油、润滑脂、柴油等，规格中不再有中文如公斤、升、桶等，统一为具体型号或标号或20L、18KG等；7.3.1.14钢板类，名称如钢板、花纹钢板、不锈钢板、铝板、白铁皮等，规格δ3、δ2*2000*1000(厚度*长*宽)；7.3.1.15钢管类，名称如镀锌钢管、无缝钢管、焊接钢管、不锈钢管、矩形钢管等，规格分为有缝管用DN20*2.5（即公称通径*壁厚）无缝管用φ22*3（即外径*壁厚）；7.3.1.16角钢类，名称如角钢，规格30*30*5或40*80*5表示；7.3.1.17塑料管类，名称如PVC管、ABS管、PPR管等，规格φ22*3（即外径*壁厚）。物料编码管理制度LFSYH/CD/CC－14/A0第7页共7页7.3.2工具7.3.2.1国内工具，名称一般为通用或俗称，规格即为主要型号，如活动扳手6″等；7.3.2.2进口工具，名称一般为进口品牌的名称，如加长球形内六角扳手，规格为进口品牌的编号ID:70203等。7.3.3备件7.3.1机械备件，名称如通用类有：轴承、法兰轴承、轴承座、万向传动轴、输送皮带、平皮带、同步皮带、三角皮带、气缸密封件、同步带轮、链轮、减速机、齿轮、电磁阀等，规格为实物上的具体型号，但注意三角皮带类的规格如B-1250或SPB1200表示，球轴承通称为轴承，规格如6206-2Z表示；3.3.2电气备件，名称如断路器、辅助触点等，规格如C103PC65N表示，进口备件如西门子、三星、ABB等品牌的电气备件按其官网的名称及规格，在录入规格时一般不采用空格或“-”如6ES7013或6ES7-013等表示，全部用6ES7013-0AB0等表示。7.3.4加工件加工件类的名称尽量简化如破碎机轴或轴，规格如图号：*******。8其它物料编码在账务系统上具体的操作方法，以仓库管理部门需求为准。生效日期：编制/日期：审核/日期：批准/日期：A版文件修订履历：序号修订内容概要涉及条款修订日期：修订人