ERP管理系统介绍

医药行业ERP系统软件介绍2002年5月1主要内容一、神威药业对信息技术和ERP系统的需求二、ERP系统介绍三、ERP系统功能概述（以分销和财务为例）四、ERP项目实施的指导思想五、总结一、神威药业对信息技术和ERP系统的需求3信息技术在企业管理中所处的地位企业长远的发展，必须在确认自身战略目标的基础上，对组织架构、业务流程和绩效评估三个元素进行整合，并取得信息技术的充分配合与支持，才能达成全面提升管理水平的目标。经营战略信息技术绩效评估业务流程组织架构企业管理模型4缺乏数据共享系统大部分企业的电脑运用仍然是单机操作或局部联网，各部门是各自为政分销软件功能单一企业销售和物流部门所使用的软件功能较为单一，也没有与其他职能块集成财务职能手工操作企业财务部门的事务处理限于手工操作，效率和质量不尽如人意，缺乏分析控制功能决策支持数据缺乏缺乏统一的信息系统，影响数据的一致性、及时性和可靠性，影响管理深度和细度，使企业难以迅速获得管理决策中所需的准确信息（包括管理报表）决策信息的问题根源二、ERP系统介绍6ERP是EnterpriseResourcesPlanning（企业资源计划）的缩写，最初是由美国的GartnerGroup公司在90年代初提出的。根据GartnerGroup的定义，ERP系统是“一套将财会、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统”。ERP的定义7ERP系统的历史演变•60年代：MRP（物料需求计划），主要应用采购管理、库存控制和生产制造。•80年代：MRPII（制造资源计划），在MRP的基础上，集成了财务、供销链管理和生产制造。•90年代：ERP（企业资源计划），集成了整个供应、制造和销售过程，并将系统延伸到供应商和客户；同时其应用领域也扩展到了通信、金融、零售和高科技等第三产业。8中国企业的信息系统发展电算化ERP全面信息架构独立的信息系统（部门或公司）信息数据重叠信息数据不统一（需要大量复核）集成系统财务分销制造信息互享/统一基础数据分析财务预测（需其它外挂系统）规划和决策支持数据信息系统全面集成数据仓库（综合评价系统）客户关系管理系统人力资源管理系统9总帐销售采购主生产计划成本生产管理弹性企业组织架构管理决策支持财务/业务信息分析电子数据接口开放界面应付帐款财务资金ERP系统整体架构库存财务管理分销管理物料需求计划人力资源管理人力资源应收帐款固定资产制造三、ERP系统功能概述（以分销和财务为例）11市场推广网上营销传统营销电话营销客户响应管理客户价值验证潜在客户管理进一步的工作计划工作执行客户机会管理预测报价下订单客户服务管理订单管理销售标准业务流程12销售管理模块与ERP其他模块的集成库存采购应收主生产计划/MRP销售13销售管理模块包含的内容：•订单流程•客户管理•定价管理•订单管理•发运执行•退货管理销售管理模块概述14订单录入订单预订挑选发放发运确认更新库存界面计应收帐款标准订单流程15客户配置文件分类电话号码地址付款方法银行帐户联系人业务目的订单类型关系配置文件分类电话号码银行帐户付款方法销售员联系人付款条件客户信息的层次16价目表价目表维护价格折扣折扣的种类价目表•价目表名称•有效日期（起始日期前不使用）•币种•辅助价目表定价管理价目表物料17订单界面举例（订单题头）18订单界面举例（订单行）19订单界面举例（信用检查规则和付款条件）20完成订单发运确认发运执行挑选发放，自动生成交货21库存销售应收输入退货申请退货申请审批贷记客户关闭退货申请更新库存信息接收退货退货申请接口退货申请接口应收接口退货单流程22ERP系统的会计科目结构相当灵活，通过设置合理的字段核算所需的信息。下面举例说明会计科目设置方案：科目结构公司段部门段会计科目段…字段名：代码举例：100034523800说明：标明本经济业务对应的公司。如：100-神威药业101-大药房…标明本经济业务对应的部门。如:001-总裁办002-财务部003-人力资源部…标明本经济业务对应的会计科目。如:523800-管理费用差旅费。另外，本字段除了可以记录会计信息外，还可核算统计数据，如：人数，办公面积等…通过合理地设置科目结构，ERP系统把按各种口径(如：按部门等）进行核算和报告在技术上成为可能。只要在会计分录阶段输入相应信息，系统便能自动按各种口径归集和生成各种财务报表和管理报表。会计核算维护会计科目结构23应收帐款预算分析报告采购固定资产管理销售总帐／预算应付帐款预算控制资产新增资产变动资产报废预算控制采购订单预算控制发票信息付款信息整体预算分析报告运营商结算信息运营商收款信息销售订单预算电子表格上传程序在线输入预算日记帐会计核算输入/导入凭证总帐是储存会计信息的中心,接收来自财务、物流和制造等模块的会计信息：24通过设置，ERP系统可以自动进行费用、成本、收入等的分摊。下面举出一些可以利用系统完成的分摊实例：根据销售收入数，将共同费用在不同的产品之间分摊；根据工时记录，将人工成本在不同的产品之间分摊；根据一些统计记录，将折旧费用在不同的部门、不同的产品之间分摊；根据约定的比例，将总部的管理费用分摊至各分公司；…成本中心车间支出车间电费生产设备维护费……信息技术部财务部人力资源部……分摊用户自定义分摊基准单位数量楼层面积使用量人头数科目余额业务量/金额直接费用间接费用会计核算自动分摊25应付帐款模块录入发票，与采购匹配完毕固定资产基本信息单个增加成批增加固定资产管理模块快速增加明细增加项目管理模块在建工程转固固定资产分配手工录入固定资产信息付款过总帐固定资产转移固定资产折旧固定资产调整固定资产报废固定资产管理26科目分析报表财务管理报表预算报表与清单科目表报表与清单多组织报表与合并报表货币清单财务报表设置清单凭证报表试算平衡表其它报表（分配比率公式报表、增值税报表、常用公式报表等）ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单总帐财务报表与统计分析总帐27预算报表在建工程报表资产清单资产维护报表资产设置数据报表折旧报表会计报表责任报表税务报表资产转移报表资产报废报表资产报废报表ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单固定资产财务报表与统计分析固定资产28现金预测报表银行对帐报表现金交易报表ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单现金财务报表与统计分析现金29会计报表收款报表执行情况报表发票打印报表税务报表其它报表（交易明细报表、应收/应付抵扣报表、应收指标考核报表等）ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单应收财务报表与统计分析应收30供应商报表帐龄报表税务报表发票报表付款报表会计与对帐报表关键指标考核报表付款通知清单ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单应付财务报表与统计分析应付31项目设置报表交易设置报表项目费用报表项目状态报表员工活动报表帐单查询报表帐单处理流程报表项目子帐审计报表项目阶段分析报表ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单项目财务报表与统计分析项目32交易类型清单报表综合交易明细报表销售订单/发票明细报表信用销售明细/汇总报表退货原因分类报表内部销售和采购报表销售折扣明细/汇总报表销售与采购差异分析报表销售取消（原因）分析报表按销售项目分类报表按销售人员分类报表ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单销售财务报表与统计分析销售33库存项目类别报表库存项目定义明细库存项目历史需求报表库存项目关系报表库存项目状态报表项目（供应商/客户）编号参照报表库存价值报表库存盘点报表库存调整报表库存转移情况报表入库需求分析ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单库存财务报表与统计分析库存34请购单报表合同状态报表采购项目明细/汇总报表采购价格差异报表收货地点报表分类采购单状态报表逾期到货报表请购单/采购单打印供应商（结构）报表供应商价格分析供应商供应质量分析供应商服务质量分析ERP应收应付总帐固定资产项目采购销售库存现金项目采购现有量/退货请购/到货付款信息库存日记帐现金日记帐成批增加项目物料耗用收款信息采购预算发票匹配大客户销售应付项目成本应付日记帐应收日记帐固定资产日记帐已投入资金项目应收项目帐单采购财务报表与统计分析采购四、ERP项目实施的指导思想36ERP项目是管理项目而非单纯的IT项目–ERP系统的实施是对企业管理的根本变革–ERP系统实施的重点是观念的转变，企业流程的重组和优化，其中IT人员是对系统的技术支持，管理人员，尤其是最高决策者是实施工作的领导与主要参与者–企业最高决策层对ERP系统要有深入的了解，对本企业存在的问题有客观的认识，对新的系统的期望有清晰的描述，对管理的转变要有合理的预期实施ERP系统的指导思想37企业高级管理层的角色与责任定位–ERP项目需要企业高层管理的承诺，给予项目足够的重视–实施ERP系统必须由企业一、二把手参加项目领导委员会，对企业流程重组和重大业务流程的改变进行决策ERP系统只是一种工具，而不是万能的–企业最高领导对ERP系统要有科学的预期，ERP系统体现现代管理思想的管理工具，但ERP系统对企业的发挥作用也受到ERP软件、企业内外部因素的影响，不是万能的实施ERP系统的指导思想38成功率高的模式成功率低的模式观念管理项目，企业一把手亲自抓，要求全员参加IT项目，交钥匙工程选型前对ERP系统的理念深入学习，提出明确的需求需求不明确实施策略由企业一、二把手领导，选专业咨询公共同组成项目组；在专家的指导下，全员参与，分步实施；发生障碍时共同分析原因，排除障碍仅由IT人员领导，限于少数技术人员参加；全面铺开；企业最高决策层很少参与，实施过程中发生障碍时绕道而行甚至跳过障碍转变实施系统的同时推进管理观念的转变实施系统时要求系统模拟企业模拟目前的进行状况，只是原管理方式的计算机化选型从企业战略的需求出发，以管理层为主，选适合的软件较少考虑业务需求，主要考虑系统是否先进实施ERP系统的指导思想39合适的软件＋有效的实施＝实施目标1.管理信息系统管理层的支持2.一支