骨干互励交流--项目的策划与实施

1BFA骨干互励交流（四）项目的策划与实施－－现代管理学的应用云南财经大学商业金融协会(BFA)2005.12.7服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！2假如你是麦肯锡公司的咨询顾问……•２００×年××月××日晚，离BFA“中美比较发展论坛”开始还有３０分钟时间，光华管理学院２０３会议室才打开。•突然发现：No椅子，no桌子，no横幅，no投影仪，no话筒，nowater……10分钟后，美国大使馆官员和演讲嘉宾到场。•整个BFA骨干运动起来，跑来跑去，找这找那。•最后，……•尊敬的麦肯锡××顾问，问题出来了，BFA的项目经理和骨干该如何做，以避免将来出现类似的情况？•开动脑筋吧！服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！3请项目经理张云鹏发表高见。•我们面对的问题是如何更好的服务会员，•对于张云鹏也是难得的挑战自我；•很好的一次面对面的友情互励，•为的是将来更好的诚信合作。•我们心中充满希望:共创BFA精英帝国！服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！4问题与事件分类•结构性问题与非结构性问题•判断依据：–问题方式的频率–问题信息的完备性–问题是否具有总结出经验、方法或标准–问题结果是否可以被预期•讲座和论坛属于哪类问题？•你自己所在的项目呢？•结构性问题如何处理呢？非结构性问题呢？5结构性问题的程序化方法服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！6结构性问题解决的程序化方法•政策–原则和指导思想问题•规则–应不应该和如何做的问题•步骤与程序–具体的，如何操作的问题服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！7考虑“退货”例子•政策–使顾客满意•规则–哪类商品可以退•步骤和程序–谁来做出最终的推货决定–处理流程等服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！8程序化处理的优点•提高了决策的质量•极大的节省了决策的时间•具有很强的可操作性•项目新成员快速培训资料•为后来人留下一笔宝贵的财富服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！9中国企业基础管理落后的核心表现：结构性问题非程序化处理！•这将导致占用管理人员的绝大部分的时间。•与国外成熟公司相去甚远，如麦当劳。•BFA目前遇到的很多情况也是一种结构性问题的非程序化处理。•为什么？思考。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！10可能的原因•知识方面的限制。•下属谋求私利。•领导维持权威，保持对下属的控制力。•企业处于初创，快速发展期，还没有来得及。11BFA的结构性问题程序化处理方法举例（供讨论）更多的程序化处理方法：请各个项目和部门主管分析本项目或部门的特点，找出可能存在的结构性问题，起草程序化处理方法。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！12一、新设项目的审批•政策–大力鼓励骨干利用协会平台，开展各类与协会理念一致的项目与活动。•规则–项目设立的条件是：•可以服务会员•可以挑战并发展骨干的能力•符合协会共创精英帝国的远景目标服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！13新设项目的审批（续）•步骤和程序–请项目申请人做好事前调查，提前一个星期撰写计划书，在骨干互励交流会议上演示，解答其他骨干提出的问题。–由理事会成员最终决定项目是否设立，并决定是否予以资源支持。–会员独立理事和理事会成员负责监督项目运作，与其计划书承诺相对照。–人力资源部为新项目协调人力资源。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！14二、拉赞助的程序化处理•政策–诚信合作–实事求是–不卑不亢–互利双赢服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！15拉赞助的程序化处理（续）•规则–诚信合作：真诚与对方交流合作，预算不要要价过高；对方如果给出条件太低，说明不够诚信，格外小心。–实事求是：不要随便承诺，特别是超出能力范围的承诺；遇到需要重大决策时，请在仔细思考后，给出答复。–不卑不亢：在对外联络时，BFA给你无限的信心支持！希望你找到那种提起BFA，骄傲就油然而生的感觉。对方也会被这种精神所打动。–互利双赢：为协会发展和服务会员谋求适当资源；同时，要以赞助商（我们的客户）为导向，高质量完成承诺条件，发展长期关系，让赞助商满意。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！16拉赞助的程序化处理（续）•步骤和程序–撰写项目计划书，计划书包括执行概要、协会简介、活动简介和意义、详细计划、赞助商回报、预算与支付方式、项目核心成员介绍等部分，计划书尽量图文表格并茂，用ppt格式更好。注意：最好一个公司一份计划，计划书有针对性的包含对该公司专门设计的赞助回报（后面互励交流会有计划书写作辅导）–通过各种渠道与目标赞助商联系，一般是公司的企划部、公关部、总裁办公室等负责这样的事情。如果不知道该公司有哪些部门，问接线员哪部门负责这个事情。不要谁接电话就跟谁说一气，要先询问一下，哪位是负责与高校联系的专人，直接找到适当的人。–针对几家核心目标公司通过互联网等媒体进行公司情况调查，掌握公司最新动向和战略导向，找出该项目与公司战略的结合点加以包装。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！17–赞助商回报一般包括：冠名权、校内宣传策划、开发潜在市场、媒体宣传、人才资源等。–用简短打动人心的话语电话说明情况，注意：利用掌握的信息站在对方的立场上考虑，总结出核心卖点，向对方说明这是一个难得的机会，如果对方不抓住就会后悔的。–将计划书用mail、fax等方式发给对方，并留下联系方式。发出后，电话确认对方收到。–将所有联络过的公司的部门、联络人、对方反应等信息记录好，作为资源备案，留存协会人力资源部，供其他项目组共享使用。–隔一到二天后，有礼貌的打电话与对方联络，询问结果。尽量要求与公司面谈。–面谈时，不要穿着非正式服装，最好有整体professional形象，项目组各个方面的人员都参加，带上计划书打印稿３份，必要时，买一些北大的纪念品。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！18•面谈前，做好充分的准备，制定面谈策略。面谈过程中，注意倾听，并掌握谈判的主动，分析对方心理，找到对方的谈判心理底线，以及对方最关心的问题，团队协作采取不同的击破战略。面谈结束时，不一定要有一个基本的结论。很多时候，需要回来讨论商量。（后面的互励交流有谈判技巧的培训）•面谈后，以协会的名义给面谈者写一封感谢信（Thankyouletter），进一步强调我们的卖点。•对方同意赞助后，打电话表示感谢。•签订协约书，赞助最好是一次到位。项目经理代表协会签字。•资金由协会财务部统一监督管理，原则上打入团委账户。（协会非法人单位，没有自己的账户）•总结经验，与其他项目共享。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！19三、宣传策划方案•政策–协会发展的主要工作之一，不惜重金加强–配合具体的活动招募参加者–扩大协会影响和知名度–宣传树立协会理念–增强骨干和会员的荣誉感服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！20宣传策划方案（续）•规则–事先做好立体的、有效的、全方位、创新性的宣传策划方案–宣传部和各个项目组友情合作，共同策划–整个协会要有整体的对外形象，特别是在协会理念方面，这是我们的特色（差异化意味着市场机会）服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！21•步骤和程序–由宣传部统筹各项目组宣传人力资源–项目组和宣传部共同制定宣传战略和时间表–宣传传统渠道包括：横幅、海报（包括Ａ４海报，在宿舍楼）、传单、bbs（各个相关版面）、newsletter（重要活动两天一提醒）、网站等等–其他创新性渠道可能包括：气球、路灯标牌、超大型展板、一致的显眼的服装，等等服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！22–在活动开始前至少一个星期开始宣传，开始前三天，在上述传统渠道必须全部做到位–任何活动在任何媒介上都要标明“云南财经大学商业金融协会”、“BFA”等字样（协会logo的设计），还要标明协会网址（…..），项目组联系方式等。–鼓励对外宣传时，以项目为单位宣传。–在海报等字数较多的媒介上适当位置，展现协会的核心理念（骨干书写的）–宣传时所有媒介都要注意标明活动的时间地点服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！23其他可能程序化的结构性问题•讲座、论坛方面–邀请人、宣传、会务（设备、主持、水、照相、引路牌等）、会场气氛、会后总结•Newsletter、website–新闻的采集、各项目组的协助、信息的发送、技术问题•交流–宣传、主持、会务、会场气氛•模拟股市–为参赛选手解决注册、交易等技术问题的汇总，培训方式等，太多了。•求职技巧培训–活动的模块化操做（可以做的模块给赞助商列出来，每个模块我们如何做，都有详细的计划）•财务部日常工作•人力资源部日常工作•其他（大家可以提出）服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！24但是，如果完全的程序化处理，缺点是？•活动没有生机了。•大家也没有积极性了。•怎么办,各位McKinsey’sconsultant?服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！25没有任何项目仅仅是结构性问题！•所有的项目都是结构性问题和非结构性问题的混合物，比如这次的中日论坛。•在结构性问题程序化解决完后，创造性和灵活性就体现对非结构性问题的分析和解决上。•这也就是我们为什么说“BFA是在座各位发挥能力的一个舞台”的原因。•项目在组成上是没有一个定式的，可能由无数结构性问题组成的一个非结构性的问题。如何组成，就看人的创造能力了。26非结构性问题的创造性方法服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！27如何使决策具有创造性、说服力？有分析思路吗？•在策划阶段，你有哪些新主意使项目更加成功？为什么有这些变化会更好？•对于你自己所在的项目呢？•如何分析这个问题？如何做一个合格的consultant？如何做一个合格的TeamLeader?•只要你掌握了战略思维和分析思维的能力，提高决策素质，其实并不难。服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！28决策的过程与方法1.问题识别（结构性vs.非结构性）2.确定解决问题的标准3.将标准按照重要程度排队（赋予权重）4.提出项目的可执行性目标5.将可执行性目标分解6.针对分解后的要素提出计划7.对方案进行评价（风险偏好、经验）8.决策的实施与评价29避免负面冲突的决策过程•确定目标，路径和约束条件•将目标（标准）按重要性排序•方案提出（不得否定性评价）•方案整理•按照事先约定的标准进行筛选服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！30确定决策标准•决策标准源于组织的目标、战略、组织拥有的资源、组织的外部环境能够为组织提供的机会和施加的限制。•在BFA，这些都非常清晰：–目标与战略：共创BFA精英帝国（会员，骨干），促进协会的知名度和发展。–组织拥有的资源：有赞助的项目vs.无赞助的项目–组织的外部环境：北大的条件与机遇（如学生非常聪明，从而竞争性较强，所以要有BFA特色）服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！31对于中日项目……•决策标准（主要就是战略目标）–总的、大的目标：共创BFA精英帝国！–让会员从日本的经验中学习知识–让骨干在活动的组织中锻炼–扩大协会知名度•按照重要性排序（赋予权重）服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！32提出方案与计划第一步制定可执行性目标•确定可执行性目标–明晰、定量、可考核–建立在合理的假设基础上–目标要有一定的挑战性–短期目标与长期目标一致–掌握的资源与权力是否足以实现目标–反馈•《意识流》：自尊自信＝Ｋ×成就/理想目标服务会员，挑战自我；友情互励，诚信合作。共创BFA精英帝国！33以麦当劳（中