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高尔夫赛事组织概论南山赛事部第一讲决策过程高尔夫不难,难在继续学习赛事不难,难在赛前沟通协调工作不难,难在保持持久的工作积极性高尔夫比赛要从哪几方面着手准备？前言高尔夫的赛事组织是一门专门的学问，技术性、细节性极强，各种具体情况差异也比较大，很难一一概括。这里主要说的不是比赛的专业事宜，而是作为一个赛事管理者，当举办一项赛事活动时，如何统筹和组织好各项有关工作的一些经验。作为赛事管理者，他在赛事过程中的作用是在全局上把握和控制赛事，所以不应该参与到具体细节工作，否则在突发或者特殊情况出现时，就难于抽身处理。决策过程高尔夫说到底了是一项体育运动，竞技无可避免地是它的核心，对于任何赛事来说，它同时又是社交和推广的一个绝佳平台。那么，为什么举办比赛，什么时候举办比赛，举办什么样的比赛，这些问题必须在决定举办赛事时最先确定的，并让大部分参与者明确理解。确立目的通常举办比赛，都可以起到联络各方关系，展示企业形象和实力，提高知名度和影响力的作用，所以各参与单位应该很好地利用比赛这个平台，去创造有利于自己生存和发展的环境。但有一点需要明确的是，比赛本身不是目的，它只是一种达到目的的手段。要办比赛，首先就要搞清楚为什么而办，究竟要达到什么目的，不能糊涂，不能只为比赛而办比赛，只有把这一点确立了，比赛才能有的放矢，一矢中的，才能据此设计出比赛的其他元素。确定名称名称往往被认为只是一种形式，不重要或不重视，其实是误解。确定名称，就确定了比赛的性质和形式，就可以指导其他方面工作的开展。名称的确定不能模棱两可，一定要以白纸黑字的书面形式确认，否则，一个赛事或活动，你可以这样叫，我可以那样叫，就会弄出很多麻烦来，它将直接影响到赛事各参与单位以及工作人员的沟通。如果不明确，很可能会出现赛事章程，赛事背景板，奖杯等的赛事名称不一致，那就贻笑大方。确定名称球会举办的比赛，不外乎邀请赛、例赛、联谊赛、商业比赛、专业比赛几种。球会本身的庆祝活动，如开业庆典、周年庆典、节日庆典等，多数采用邀请赛的形式；会员月赛、俱乐部杯赛等，则属于例赛；有一些地方高协或其他组织牵头召集组织的，又或球会与球会、与其他机构、组织、公司之间的，或者各球队之间比赛，可以叫做联谊赛或对抗赛；主办机构在球会举办的，有冠名、有支付的，则为商业比赛；专业比赛是指正规的业余或职业赛事，发起组织的一般为官方或官方授权机构，名称由主办方来确定。总之，比赛的名称一旦确立，比赛的范围、形式、要求，甚至费用支出的划分，都基本上确定下来了。确定日期比赛日期的确定，要充分考虑各种因素，否则，会影响到整个比赛的效果。应该考虑一下影响因素：1.打球的旺、淡季节。如需要考虑来参赛有否足够的人流或会否对营业造成影响；2.当地季节的天气是否适宜比赛，特别注意避免在台风和雨季，特别寒冷，草坪休眠或者返青初期季节等等；3.平日或节假日。这不仅与营业收入有关，还与主要参赛人员的身份有关，不同的参赛对象对是否在休假日举行比赛有决定性的作用；4.球场本身的订场情况，是否跟球会会员或者团队订场冲突；5.注意适当利用和回避固定庆典节日；6.是否有足够的准备时间。特别是一些物品的制作是需要一定的时间的，要留有余地，太过仓促可能会造成某些物料不能到位或质量达不到要求；7.品牌的延续性。比如有些赛事就确定在每年的固定月份，或者每个月的第几个星期几，一般就不再变化。这样可以方便球员做时间安排，还能增强赛事品牌的公众认知；8.特别邀请的主要领导或人物能否参赛，特别考虑重要机构（官方协会，赞助商，重要嘉宾的时间安排）；所有的这些因素都考虑到了，比赛的日期就可以确定了。确定参赛人员哪些人参加比赛，要有多少人参加，这是整个比赛的基础。参赛人员有些是邀请的，有些是指定的，有些是一个特定范围内的，不同的目的，不同的比赛形式，就有不同的参赛对象。如庆典邀请赛主要是地方各级领导、各级高协领导、关联机构、企业的人士等；商业比赛和专业比赛一般都是主办方邀请或指定；如是新产品如会籍推广的，就主要是潜在客户和媒体，还有中介机构等；会员例赛这些当然就只有会员和其携带的嘉宾可以参加了。在一个18洞标准场举行比赛，一般参加人数以不超过120人为宜，同时还要考虑到场地大小、球僮、球车数量、人流速度等因素。参赛人数过多，不仅会给球会各项设备设施造成压力，而且会造成疏散延滞，打球缓慢，快慢差异太大等令参赛者厌烦的状况，如果因此而让参赛者产生不满，那比赛不但不能达到预期效果，还会得不偿失，适得其反了。编列赛事程序一项赛事活动，细分是有许多程序的，这些程序的时间、地点、参加人、方式方法等，要详列出来，让配合比赛的各分部门有章可循，使比赛能进入实质性的筹备阶段。在赛事程序计划上除列出以上提到的名称、日期、参赛选手等外，还主要包括：1)签到的时间、地点；2)开球时间、地点，是否有开球仪式等；3)比赛赛制，执行的规则；4)奖项设置；5)就餐时间、地点；6)颁奖时间、地点；7)其他活动（媒体见面会）或仪式（欢迎晚宴）时间、地点、活动方式和流程等。赛事程序是一个不断深化的过程，随着所办赛事日期的接近，各项工作逐步到位，细节愈加明晰，赛事程序也会越来越具体、细化，直至完善，由于赛事过程随时发生变化，因此作为全局管理者应时刻注意赛事的进程以及变化，随时做出突发应对。做好预算如果没有预算，整个比赛的决策过程是不完整的。很多人在做比赛方案的时候都忽略了这一点，但是作为一个赛事管理者，对每一即将发生的事件的财务收支状况应该要做到充分了解，起码是胸有成竹的，而不能脚踩香蕉皮，滑到哪算哪。赛事预算源于上文的赛事决策内容，做预算的时候特别注意以下两个问题：1)预算要全面，尤其是不要漏项。可根据赛事程序把所有场面都过一遍，把只要有的收支环节都一一排列出来，包括现金结算的和签帐冲抵或内部记帐的，都要列清楚。因为预算会经过层层审批之后执行，一旦漏项，到时候要再补就会很麻烦。当赛事预算确定后，非特殊情况不增加临时费用，而且能否补遗漏缺，也反映出了管理者对赛事细节的把握能力。2)预算要力争准确。把各个事项分开预算，越细化就越能接近准确值。比如餐饮，可以预算到一席多少钱，如果再细一点，凉菜几个，热菜几个，汤、主食、酒水、水果分别多少，再汇总，那么算出的一席的价格就肯定比笼统估算的要准确得多。完成了以上几项，就等于完成了一个赛事的决策过程。赛事管理者在这个过程中起的作用是决定性的，所有赛事文件都要亲自阅读或者编写，尽可能了解每项细节，逐一审定，为后续工作打下一个良好的基础。第二讲赛前准备当赛事举办的相关决策完成之后，就可以开展赛事的具体准备筹备工作了。筹备工作必须要有一定的提前量，有些事项就是需要一定的时间才能完成的，不能临急抱佛脚，仓促上马会或多或少地影响到比赛举办的质量。有些大型的国际比赛准备期长达一到两年，而一般比赛准备时间在一个月以上为宜。管理者在确定相关比赛事宜后应及时召开有关方面会议或下达文件，详细、具体地给各工作部门以及承办球会各部门布置任务，提出质量、时间、数量和成本要求，指引及营造满足这些要求的环境，理顺赛事流程，解决掣肘环节，同时明确细节，落实责任。有几项赛前准备工作应及时开展，包括：之一:多方合作的特别安排(一)餐饮赛事活动的餐饮必须提前做好充分准备，特别是大型比赛，球会会所场地、供应或档次不足的时候，提前规划非常重要。很多球员来参加比赛，表面上看他们并不太关注餐饮的质量，其实重视餐饮，而且要求还相对较高，特别是青少年比赛和高档次商业比赛。能够满足高尔夫赛事的餐饮应该是简单、快捷，而又高档、高质的，否则餐饮供应的缺陷可能影响到球员参与比赛活动的情绪，影响到主办单位和承办球场的对外形象，甚至引发安全问题。餐饮方面需落实的问题如：有几场餐饮(早餐、中餐、晚餐)？有多少人吃？都是些什么人？餐标多少？什么形式(自助餐、围餐、食物分发或叫餐等)？餐位、餐具、服务人员是否足够？是否需租借人员或用品？是否需要另寻场地？需否划定区域？列出菜单，菜品、饮料几时到位？如何制作？流程上如何保证及时和充足的供应？如何保证出品质量？如何调配各个地方球员口味等。多方合作的特别安排(二)住宿大部分的非专业比赛都只为一轮赛制，一天以内结束，不需要住宿安排，省了很多麻烦。但大型活动或系列巡回赛、正规赛事可能就不那么简单了。如果球会自有酒店，就必须预留出参赛选手、工作人员、媒体、嘉宾所需的足够的房间；如果没有，就要在外围寻找适合的酒店进行安排。何谓适合：档次、房间数量、服务设施、周边环境、交通条件等都应在考虑之列。离繁华市区较近的球会这方面往往有些优势，而偏远球会则可能要做多得多的工作。确定酒店后，要预订，取得优惠价格，签定合同。如果有多个选择，一般采用就近原则，酒店与球会距离尽量短，避免在路上耽误过多时间。最头疼的莫过于实际入住人数和预订房间数不符的问题了。一般酒店预订都需提前，而那个时候参赛的人员仍未最终确定，预订只能是一个估计数，实际发生时会有相当大的差异，甚至在越来越接近比赛日期的时候这种差异已呈现出来了。人多了住不下，得临时另安排，加重成本；人少了没法向酒店交代，都不行。这时候就需要对赛事性质及影响赛事的各种元素有一个准确的全面的判断，不能盲目拍板，免得最后结果是赔了夫人又折兵，增加了成本，又得罪了球员，两头不讨好，最终影响了比赛的效果。多方合作的特别安排(三)交通交通问题也是针对大型比赛、系列巡回赛而言的，因为届时会出现大量人流移动的情况，比如在球会、酒店、宴会场之间的穿梭往来等，因而要事先作好安排。特别是在球会自身车辆不足的情况下，更应及早准备，要租借多少车辆，向谁借，什么时间用，用几趟，都要有详细的计划和协调清楚。之二:控制承办球场预订现在打球的人越来越多，预订意识也越来越强，有些客人提前一两个月就订场，早早安排好打球计划。确定比赛时间后，首先要搞清楚承办球会比赛当日的预订情况，如与比赛有冲突的，须作出相应调整。调整时切记要做好解释协调工作，既不能影响比赛，也不能让球会得罪客人，损害球会信誉。接下来就要严格控制比赛日的订场了。严格控制的意思并不是不能预订，因为大部分比赛是不需要全天封场的，如果都不能订，球会无疑就会损失其他时段的收入。什么时间可以预订？可以订多少组？是非常有讲究的，需要管理者有相当的经验和专业水平才能做出无误的决策，既不能影响比赛，又不能损失收入，必须权衡得当，当然原则是比赛为先。之三:场地作业草坪状况是比赛中最令人关注的焦点，而好的草坪状态又不象其他可以信手拈来的东西那样，一蹴而就的，草坪的生长状况有其客观过程，不以人的意志为转移。要将良好的草坪状况展现在比赛选手面前，除基础质量和日常养护外，赛前一个月的特别养护措施是必不可少的，这些措施的目的很明确，就是要有良好的景观和符合比赛要求，这就要把握好草坪作业的时机和量度。比如铺沙的时间、范围和厚度，施肥的方式、时效和品种选择，剪草(包括果岭、球道和长草区)的高度和密度等等；还有在不影响正常营业的情况下特别养护某些洞位和发球位；还要关注天气变化对草坪的影响。有些人片面地认为场地状况难才是好，比如果岭剪得越短越快就越好，其实并不尽然，不同的比赛有不同的需要，什么性质的比赛，什么人参加，想得到什么样的效果，这些因素都左右着草坪整备的计划和行为。只有最适合的，才是最好的。之四:赛事物料制作大量的比赛所需物资必须提前订购。一般比赛涉及的物品主要有：1.邀请函或者报名表。对于一般赛事出个赛事报名公告就能通知了。但如果是重要的赛事，或者对于重要的邀请嘉宾，印刷精美考究的请柬是最能体现主办单位质素和彰显风格的物事，而设计和制作都是费时费事的，需要计算好时间，提前做相应安排。2.礼品。大部分比赛都会给球员和嘉宾致送礼品，一个礼品袋中装有些球衣或小球具(如帽子、球、手套等)、宣传资料、参赛须知等。礼品有赞助的，也有特制的；宣传资料有简介类的，也有特别针对某些推广项目的；参赛须知要向来宾说明清楚整个赛事各项活动的安排和要求，也必不可少；而装礼品的礼品袋也一