照片档案管理

照片档案管理规范一、修订的时间中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》于2002年12月4日发布，2003年5月1日起实施。GB/T11821—2002代替GB/T11821—1989二、范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求，整理程序和保管条件。本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。三、照片档案的收集㈠概念1、定义：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。2、传统照片档案的载体是感光材料。感光材料是摄影中所使用的胶片、胶卷和相纸等材料的总称。3、传统照片利用摄影的方法记录影像信息。4、传统照片档案是有价值的历史记录。照片档案同其他门类的档案一样，原始记录性也是它的主要特点和根本属性。㈡照片档案的种类1、从成像原理与载体上区分传统照片档案和数码照片档案。2、从形成上区分⑴原版照片档案原版照片：就是用传统相机或数码相机拍摄面成的未经任何修改的原始照片。原版照片中原始的历史记录，是特定形成者在当时当地直接拍摄形成的照片，不是事后复制的照片。原版照片档案是伴随着社会活动的开展而同步形成的，其图像真实记录了某个单位或个人特定活动的场景。因而原版照片档案具有更强的原始性和记录性。⑵复制照片档案复制照片又称翻版照片，是对原版照片进行了重新印制、翻拍，或在修复的基础上进行翻拍而形成的照片。复制照片一方面是由于原版照片只有一份，为了便于对照片档案的多方面的利用，实现照片图像信息资源的共享；另一方面也是为了更好地保护原版照片，特别是随着时间的流逝，许多原版照片开始发黄、褪色、损毁甚至面目全非，为了保护这些珍品、孤品，延长它们的使用寿命，需要对原版照片进行复制。3、从形式上区分⑴记录照片档案：是以真实记录历史为目的，是为形象地记载和反映国家机关、社会组织和个人的工作、生活的历史真实面貌而拍摄的社会或个人活动的整个发展过程中的某些重要场面。记录照片以强调时间概念为主，以反映人物事事件为中心，力求及时、准确、真实、生动、一目了然。记录照片是内容决定形式，必须纪实，力戒虚构。记录照片档案按其内容及形成领域，可以分为公务照片档案和科技照片档案。公务照片档案是国家机关和社会组织在公务活动中所产生的照片档案，科技照片档案是记录和反映自然界中某种现象和某个过程的照片。⑵艺术照片档案：是从不同角度、不同方面去表现人们丰富多彩的生活，借物借景抒情，激发人们对美好生活的热爱，具有积极的宣传功效。艺术照片包括人像照片、风景照片、花卉照片、动物照片以及历史人物照片等。㈢收集范围1、党和国家领导人，国家各部委、自治区领导及区级机关领导在伊犁州直的重要公务活动；2、本地区主要领导参加的重要公务活动；3、本单位的主要职能活动；4、各级党委、人大、政府、政协、纪委召开的重要会议；5、自治州范围内重大的政治、经济、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动;6、重点建设项目和重大科学技术研究项目;7、各界知名人士、专家学者和模范人物在本地区的重大活动;8、重要涉外活动;9、重大事件、重大事故及自然灾害;10、城市建设过程中市容市貌发生的变化（如：建筑物拆建，街道、道路改建等）；11、我州改革开放和现代化建设取得的重大进展、重要成就及成果;12、历史文物、名胜古迹、风土人情、旅游胜地、名优产品和土特产品；13、其他具有保存价值的照片。㈣收集要求1、对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。2、对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。3、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。4、底片、照片、说明应齐全。5、底片与照片影像应一致。6、对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。7、照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。㈤收集时间1、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。2、依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。3、档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。四、照片档案的整理照片按成像原理的不同，可分为感光成像照片与数码照片。感光成像的照片种类很多，主要以常规照片档案为主。传统照片档案一般包括底片、纸质照片和说明三部份。㈠整理原则。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。1、要保持同一类、同一组照片间的联系，把相同或相近的照片组为一卷，把不同的照片分开；2、要保持照片与其他文字材料的联系，主要是通过参见号说明，保持照片与其反映的会议、活动、自然景观、舞台艺术、工程项目、设备仪器等文书、科技、专业文件材料的有机联系。照片档案的底片、照片应分开存放。㈡底片的整理。1、底片的编号底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码。在同一全宗内排列（不同全宗的照片档案不能放一起）。⑴编号：全宗号—保管期限代码—张号。代码：为“1、2、3”或“Y、C、D”；张号：同一全宗、同一保管期限内排大流水。⑵底片的入册。将底片装入底片册。●底片装袋。底片应放入底片袋内保管，一张一袋。在底片袋的右上方应标明底片号。对翻拍底片（根据照片翻拍的底片），应在底片袋的左上方标明“F””字样；对拷贝底片（根据底片复制的底片），应在底片袋的左上方标明“K”字样。●底片袋上装册。底片册由若干芯页和封面、封底组成。一般的底片应按底片号顺序将装有底片的底片袋依次插入底片册。对大幅底片，应在郛剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的底片袋或底片盒中，按底片号顺序排列。若同一活动中形成的底片有常规底片和部分大幅底片，应将大底片编号所在的芯页上相应的位置空出，注明“大幅底片”及其编号，并将大幅底片另盒或袋存放。⑶册内备考表的填写（附表A）⑷底片册的编目（附表B）底片是同一保管期限下编大流水号。例：永久底片册的第1册起止张号为1—30，第2册应从31号开始。底片册册脊全宗号保管期限起止张号册号㈢底片册的排列、编号及上架底片册一经上架，一般不要经常取出来看，因为底片见光（包括可见光）后减少底片的寿命。㈣常规照片（纸质照片）的整理常规照片及数码照片冲洗成的纸质照片均按以下方法整理。1、分类：保管期限—年度—问题。跨年度同一问题且不可分的照片，可采用保管期限—问题—年度分类。2、排列。分类方案的最低一级类目内，按“问题—时间”、“问题—重要程度”等方法进行排列，即照片分类后，先将同一问题的照片集中，再按时间先后顺序或照片的重要程度排列。入册时考虑保密照片的排列，便于提供利用。3、编号：⑴全宗号—保管期限代码—册号—张号。在册内编小流水号。⑵全宗号—保管期限代码—张号。与底片号的编法相同。4、入册。对于照片册放置不下的大幅照片，一般不应将照片卷起，而应平放，或者可将大幅照片放入专用的档案袋或档案盒中，按顺序排列。5、单张照片的填写照片必须填写文字说明，否则不利于利用。⑴注意主要人物在题名中交待位置⑵每张照片应填写参见号。红头文件、大事记、信息（简报）均可作为照片对应的文字载体。⑶时间用8位阿拉伯数字表示。如：20090130⑷文字说明为题名中未及内容的补充或表述其他需要说明的事项。⑸密级在照片周围空白处标明。⑹大幅照片的说明。另纸书写，与照片一同保存。7、组合照片说明的填写⑴有组合照片说明的，单张照片说明从简。⑵说明的内容。⑶组联符号的标示。⑷组合照片说明的位置。8、册内备考表9、照片册的封面编目10、照片册的册脊照片册册脊全宗号保管期限册号起止张号11、照片册的排列、编号、上架照片一经排列上架后，不要经常取出来看，因为照片见光（包括可见光）后会减少照片寿命。12、照片档案目录的编制1、目录种类。照片档案目录包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影目录等。基本目录必须编制，其余为选择性目录。册内目录应该编制。照片档案基本目录照片号题名时间摄影者底片号备注芯页格式题名：国家档案局副局长来我局调研照片号：128—Y—1—28底片号：128—Y—168参见号：文书档案永久—2007—8时间：20070923摄影者：XXX文字说明：2007年9月23日，国家档案局副局长XXX（右一）在伊犁州党委书记XXX（左一）陪同下来我局调研文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。事由：照片影像所反映事件，事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。对于科学技术方面的照片档案，还要注明工程项目、科研课题、设备、产品名称及主要特点等。册内照片目录照片号题名时间页号底片号备注数码照片档案一、数码照片档案的概念㈠定义：数码照片是用扫描仪扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的静态图像文件。㈡概念：1、数码照片档案是一定的单位或个人在其特定的社会活动中直接形成的。2、数码照片档案的载体是磁带、磁盘、光盘等。3、数码照片档案是通过扫描仪或数码相机拍摄而获得的数字影像，且依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送。4、数码照片档案是有价值的历史记录。二、数码照片档案的特点㈠优点数码照片与传统照片相比，具有许多的优势。除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还有以下特点：1、存储久，质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不退色，不变形。2、连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外联设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等可转成数码照片，方便管理和利用。对丢失底片的传统照片，建议以扫描方式数字化，既方便易行、成本低，又可以最大程度保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸质照片，也可以生成底片。由于数码照片在拍摄、扫描和转移过程中都要借助机器设备，并记录或暂存在相应的载体上，因此，其存储的载体形式是多种多样的，如数码相机的储存卡、记忆卡、记忆棒；电脑硬盘；U盘（闪存盘）；移动硬盘、数码伴侣；软盘；MP3、MP4；光盘等。考虑到耐久性和安全性，作为照片档案保存的载体形式一般选择光盘，其他载体形式只能临时性使用。㈡缺点由于数码产品的特性，数码照片往往存在以下几个方面的缺点：1、是对软、硬件的依赖性；2、是信息的易改性；3、是缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交进馆工作；4、是数码档案信息与载体的可分离性。三、数码照片档案的收集与归档1、数码照片档案的收集范围和密级的确定按照《照片档案管理规定》（GB/和11821-2002）执行。2、数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定，分为永久、长期、短期。3、对数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，实时或定期归档。4、数码照片归档时，应由形成部门和档案部门共同进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测。数码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在单位内网上在线移交。5、归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。6、对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应该能够反映该项项活动的全貌，同时应主题鲜明、影像清晰、画面完整。7、归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。对于采用其它格式的数码照片，收集时应保证分辨率不变和EXIF信息（可交换图像文件）不丢失的前提下，将其转换成