文书档案的整理

文书档案的整理重庆市档案局唐筱燕第一部分概述文书档案的含义文书档案整理方法的演变文书档案整理的原则一、文书档案的含义文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在工作活动中形成的具有保存价值的文件。从内容上来讲，文书档案是指区别于科技档案、会计档案等的档案，在企业通常是指党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类等管理类档案。文书档案整理就是将公务活动中形成，已经办理完毕应该归档的文件，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、鉴定、组卷（件）、排列、编目等，使之系统化、条理化的过程。二、文书档案整理方法的演变及其利弊对于文书档案的整理，我国历经了以“卷”为保管单位和以“件”为保管单位的整理方法的演变。以“卷”为单位整理方法（传统方法）主要步骤是组卷、装订、编目等。其优点是：便于安全保管；不易散失；便于清点移交。弊端是立卷过于繁琐复杂，工作量大，方法不易掌握，对整理人员要求较高；不利于快速准确查考利用；拆装打孔不利于档案保护；档案鉴定销毁、开放较难。按“件”整理方法就是归档文件整理方法。其优点是简化了整理环节，省去了组卷、拟写案卷标题、编制案卷目录等程序，有利于计算机管理，大大提高了档案的查考准确率。缺点是办理移交时清点任务繁重。三、文书档案整理的原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。强化收集、简化整理、细化检索、深化利用。第二部分归档文件整理方法相关定义整理步骤收集——鉴定——装订——编页——分类——排列——编号——编目——装盒——上架一、定义1、归档文件“归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。2、件“件”是指归档文件的整理单位，归档文件一般以每份文件为一件。以下情形为一件：定稿正本附件正本被转发件转发件复制件原件来文批复外文汉文收文收文处理单定稿发文文件处理文件印本被转发文原件转发文定稿文件拟稿单转发与被转发文印本3、归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。二、整理步骤收集文件材料——划分归档不归档范围——甄别保存价值，划定保管期限——装订——编页——分类排列——盖归档章、编号（完善归档章上各项目）——编目，打印纸质目录——装盒——上架，5起钉器订书机装订机微型电钻工具准备第一步：收集文件文件收集遵循的原则：“以我为主”的“职能”原则。“突出反映本单位”的“工作特色”原则。收集渠道收文渠道发文渠道其他渠道收文渠道文书档案收集内容的一大来源就是各单位收到的各种公文，主要有三类来文：一是党委、政府以及有关主管部门来文，如市委、市政府文件，工商、税务、统计等机关文件等；二是不相隶属单位来文，如立档单位驻地基层党委、政府文件等；三是下级单位、下属单位等报来的文件。发文渠道各单位制发文件，一般都经过起草、送审、签发、登记、印制等流程，其中，印发公文的登记十分重要。因此，各立档单位每年在清理所印发公文中的归档文件时，应对照发文登记簿进行清理。其他渠道形成的文件材料主要有三类：一是有权机构出具的关于产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等凭证类材料；二是会议文件，这里主要是指有关人员外出开会带回的会议材料，尤其是要求贯彻执行的会议和重要的业务会议材料；三还应特别关注其他较为特殊又十分重要的文件材料，比如与有关单位、个人签订的劳务、设备采购、业务往来等合同、协议。第二步：鉴定鉴定的重要性鉴定在档案形成中起着关键的作用，社会活动中形成的文件能否成为档案，必须经过鉴定这一关的资格审查。科学的鉴定才能把不同价值的文件转化为不同保管期限的档案。鉴定工作直接决定各种档案的数量与质量，是优化档案、提高档案管理效益的杠杆。（一）划分归档和不归档范围归档范围《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）第四条规定，企业文件材料归档范围是：1.反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；2.本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；3.本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；4.其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。不归档范围1.有关机关和上级主管部门制发的普发性不需要办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。2.重份文件，无查考价值的事务性、临时性文件，一般性文件历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录，企业内部抄送件，本企业领导兼外单位职务与本单位无关的文件。3.非隶属关系单位发来的不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。4.所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需要本企业办理的文件材料。5.其他不需要归档的文件材料（二）划分保管期限1、如何准确划分保管期限鉴定原则：用全面的、历史的、发展的、长远的观点判定档案的价值。鉴定应从全局出发，不能局限于某一机关，某一部门或个人需要，应从经济、政治、科学文化等多方面的现实作用和史料价值全面衡量，要根据档案产生的历史条件、时代背景以及在历史上的作用来判断。鉴定标准：时间标准、来源标准、内容标准、形式特征标准、职能标准、合规性标准、精全标准、共存标准、相关性标准、相对性标准、社会需求标准、历史标准。时间标准：如年度与半年、中长期与短期规划。来源标准：档案形成者的地位、级别、重要性；档案是否本单位产生，在本单位中，制发文的部门是否属单位领导人、中心机构、决策部门、主要职能部门，组织人事部门、财务部门、外事部门等相对来说更为关键的部门。内容标准：（这是档案鉴定最重要、最本质的因素）。看文件内容针对时间的有效性（比如合同）；看内容的重要性，反应主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的比一般工作活动的重要，上级针对本单位的重要批复、重要的方针政策和规定；看文件内容的典型性、代表性和独特性，如重大事件、名优产品、代表人物、重大成果和创新性的新人新事新政策新做法；看文件内容的证据性，凡维护权益的具有证据价值的文件都应永久保存。形式特征标准：指文件的种类、文本、形态、记录方式等。如决定、决议、命令、指示、条例、纪要等价值高于通知、简报和函等文件，古老的制作档案材料、著名人物的题词、批注、签字等会使档案具有更高的研究价值、艺术价值和纪念价值。职能标准：职能决定文件取舍的范围和归宿：级别越高价值越高，企业总部比基层的文件价值更大，重要机构比非重要机构产生的文件价值大。合规性标准：有些文件材料有其他法律法规要求，所以要从其规定。如《商业银行法》规定了银行监督管理部门在监管时需提供一定时期的文件材料，这些文件材料就必须依照该法归档保存。精全标准：永久保存的档案一定要精炼，能够反映企业主要活动的基本历史面貌。共存标准：如设备的共存文件。相关性标准：密不可分的文件材料应同等选择，有同等的保管期限（如请示与批复、成套性图纸）。相对性标准：文件的完整程度，内容的可代替程度和重复性。没有综合性文件材料的情况下，局部的文件材料价值就上升了（如没有年度就保留季度报表）。社会需求标准：既有当前需要也有长远利用需要。历史标准：历史背景。重要历史时期、反映历史基本面貌的文件材料保存要长久。2、“国家档案局第10号令”对保管期限的规定永久保管期限（10号令第八条）：（1）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料；本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；（2）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料；对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；（3）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；（4）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；（5）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；（6）本企业经营管理工作的重要文件材料；（7）本企业生产技术管理工作的重要文件材料；（8）本企业行政管理工作的重要文件材料；（9）本企业党群工作的重要文件材料；（10）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。（11）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；（12）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。定期保管期限（10号令第九条）：（1）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料；本企业涉及职工权益的一般性文件材料；（2）本企业部门工作或专项工作规划，半年/季度/月份计划与总结等文件材料；（3）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料；发布的一般性公告；（4）本企业经营管理工作的一般性文件材料；（5）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；（6）本企业行政管理工作的一般性文件材料；（7）本企业党群工作的一般性文件材料；（8）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件；本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；（9）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；（10）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。两个需要重点理解的内容如何理解非本机关主要业务但要贯彻执行的文件材料如何区分“重要的”和“一般的”第三步：装订归档文件以件为单位装订。永久和30年保管期限的归档文件用线或不锈钢订书钉装订，10年保管期限的归档文件也可用普通订书钉、封套装订。件内文件应进行排序:1.正文在前，附件在后；2.正本在前，定稿在后；3.转发文在前，被转发文在后；4.原件在前，复制件在后；5.不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；6.中文文本在前，外文文本在后；7.来（去）文与复文作为一件时，复文在前，来（去）文在后。8.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸、定稿依次在后。装订不得损页、倒页、压字，保证文件平整；同期限装订方式保持一致。装订前，应对破损的文件材料予以修复（按照《档案修裱技术规范》DA/T25-2000）；应对字迹模糊或易褪变的文件材料予以复制。应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。第四步：编页归档文件以件为单位，从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。归档文件原编页码与拟编页码相同的，可不另编页码。为尽量减少整理归档文件的工作量，有3情形折衷处理:1.对于已经印制成册并编有页码的，可不再